Si la qualité technique des solutions proposées est un élément incontournable, la qualité du contact entre les entreprises et les éditeurs ou les sociétés de services est essentielle. « Société de taille et de culture comparable à la nôtre, Sylob a su d'emblée instaurer une véritable relation de confiance. Des développeurs au PDG, l'ensemble de la société a joué la transparence et le chef de projet était présent dès l'avant-vente. », déclare Frédéric Truchon, Chef de Projet chez FMDL (Forges et Mécanique de la Loire). Sylob possède de nombreuses références dans les entreprises industrielles dans les secteurs les plus variés.

Selon M. Chatelus, chef de projet et responsable informatique du Laboratoire Hydrex, société spécialisée dans l’industrie chimique et pharmaceutique, « le partenariat entre Sylob et Laboratoire Hydrex s’est déroulé parfaitement. Le chef de projet de Sylob a été à l’écoute de nos besoins et le support technique extrêmement réactif ».

Des éditeurs attentifs et réactifs

Grâce à la qualité de ces relations, les éditeurs peuvent s’engager à assurer une parfaite adéquation de leurs logiciels au cahier des charges de leurs clients. Vincent Blachier, Directeur de Projet à la Direction financière et juridique du groupe Bayard, explique les raisons du choix de Qualiac : « Non seulement l'outil de Qualiac présente une couverture fonctionnelle en adéquation avec l'expression de nos besoins et une capacité à gérer la fabrication des magazines et des livres, mais aussi, parallèlement, nous avons relevé une réelle volonté de la part des équipes de Qualiac à s'impliquer dans le développement d'un module dédié à la gestion des droits d'auteurs. Enfin, Qualiac qui présentait de sérieuses références dans le secteur de la Presse a su nous prouver qu'il pouvait être tout aussi efficace dans le domaine du livre. Tous ces éléments réunis ont été des facteurs déterminants pour nous permettre de valider notre choix. »

« Nous avons relevé une réelle volonté de la part des équipes de Qualiac à s'impliquer dans le développement d'un module dédié. » Vincent Blachier, Groupe Bayard

Des projets de longue haleine

Le calendrier d’installation, de paramétrage et de déploiement doit tenir compte de multiples facteurs : migration des données, volume des adaptations, continuité des activités, formation des utilisateurs. La solution la plus courante consiste en une mise en place progressive des différents modules d’une solution et, le cas échéant, en un déploiement échelonné de la solution sur plusieurs sites. Ainsi, au Laboratoire Hydrex, les modules de Sylob ont été installés en plusieurs années : le premier module comptabilité et le module achat en 2004, le module facturation en 2005. La récupération des données de production a été effectuée en août 2006 et le module d’exploitation « Calcul des besoins » a été installé en avril 2007. Le système est complètement opérationnel depuis mai 2007.

L’accompagnement sur la durée comprend aussi une formation du personnel utilisateur synchronisée avec la mise en place des différents modules. Étape fondamentale pour atténuer l’inquiétude liée au changement. Mais procédure indispensable pour rendre possible la migration d’un système spécifique taillé sur mesure mais totalement fermé vers un système évolutif et ouvert à toutes les opportunités.

Intégration et extraction des données

La question de l'adoption d’un ERP se pose à une société lorsque ses activités se développent et que les logiciels dont elle dispose ne peuvent plus rendre les services attendus. Il peut s’agir d’un ERP historique dont les fonctions ne peuvent plus s’adapter aux évolutions de la société. Ou d’un ensemble de logiciels fermés dédiés à des domaines spécifiques. Les questions qui se posent alors sont celles de la récupération des données et de leur intégration dans une base de données commune à l’ensemble de l’application. Les nouveaux systèmes permettent aussi d’exporter les données vers d’autres applications. « La facilité d’extraction des données du système pour les importer ensuite dans Excel ou dans tout autre fichier utile au reporting a été déterminante. Avec Sylob 7, nous pouvons réaliser automatiquement des tableurs Excel afin d’établir par exemple des plannings de production, des statistiques clients… », explique Hervé Guillaume, Directeur Général de L-Acoustics, société spécialisée dans la fabrication de systèmes de sonorisation.

Des utilisateurs responsables et actifs

Les éditeurs d'ERP regroupent à terme une véritable communauté d'utilisateurs fidèles. Ils organisent souvent une réunion annuelle de leur club d'utilisateurs. Certains vont plus loin et font jouer à leurs utilisateurs les plus dynamiques un rôle actif dans la stratégie des produits : ils représentent alors une véritable force de proposition. C'est le cas de Qualiac dont le club des utilisateurs comprend plusieurs commissions métiers qui produisent des demandes d'évolution à l'éditeur. Ce même éditeur s'attache par ailleurs à bien former ses utilisateurs pour leur donner la plus grande autonomie possible. Cet état d'esprit est-il si éloigné de celui que prône depuis toujours la communauté du logiciel libre ?

René Beretz