Animés au quotidien des valeurs fondamentales que sont le respect, la rigueur et la réactivité (des affiches rappelant les valeurs de l'entreprise émaillent les murs des locaux), les 75 collaborateurs de cette PME perpétuent aujourd'hui encore, plus de cinquante ans après sa création, le métier d'origine de la société : grossiste en papeterie scolaire. L'entreprise a en effet été créée en 1956 et travaillait à l'époque essentiellement sur la région Rhône-Alpes. En 1986, elle s'est spécialisée sur le marché de la grande distribution. Mais les mutations du marché sont telles que Miro doit en permanence faire évoluer son métier. C'est ainsi qu'en 1991 elle est devenue conceptrice de linéaires destinés aux supermarchés (cf. illustration ci-contre). Depuis 2004, elle développe des gammes complémentaires et a créé sa propre marque, baptisée Point de Mire. Depuis 2006, Miro a encore ajouté deux cordes à son arc en se positionnant sur le marché de la connectique et du multimedia et en élargissant sa distribution à d'autres circuits.
Aujourd'hui, Miro génère 20 millions d'euros de chiffre d'affaires par an pour 20 000 commandes en moyenne, 1 000 000 de lignes traitées et 20 000 palettes envoyées depuis ses 4400 m2 d'entrepôt hébergeant en permanence 2500 références de base. Outre ses métiers de distribution et de conception de linéaires, sa mission consiste désormais également à concevoir et à fabriquer des produits innovants consommables et produits de connectique informatique, vidéo/son et de papeterie scolaire.

Une informatique obsolescente

Contrairement à ce que laisse accroire l'utilisation de longue date de PDT (Portable Data Terminal), un système de communication par ondes radio, à travers tout l'entrepôt, le système d'information de Miro était en 2005 beaucoup plus obsolescent qu'il n'y paraissait. Reposant sur une progiciel métier en environnement System i et un logiciel financier en environnement Windows, ce SI était fort complexe et avait beaucoup de mal à évoluer et à s'adapter au métier sans cesse en évolution de Miro. "Qui plus est, chaque maintenance évolutive de notre système nous était facturée au prix fort" explique Fabrice Tournier, Directeur Informatique de Miro. "Nous avons souhaité simplifier en faisant converger notre système d'information vers un système d'exploitation unique—Windows en l'occurrence—afin de pouvoir suivre le mouvement et nous adapter facilement."

Un cahier des charges a donc été rédigé. Celui-ci mettait notamment en avant la nécessaire reprise des données d'exploitation, y compris un historique sur 3 ans et un interfaçage avec le système de communication par radio à base de PDT. Une équipe de projet a été montée, avec principalement 3 "super-utilisateurs" ainsi qu'une équipe de pilotage impliquant le Président de Miro, José Germain, le directeur commercial, le directeur logistique et bien entendu le directeur informatique.

Six mois montre en main

Miro s'est alors tournée vers le marché des progiciels et plus particulièrement des ERP adaptés à ses activités et à sa taille d'entreprise. L'équipe de projet a étudié cinq ou six solutions. Trois d'entre elles (Sage 1000, Divalto et Mikerinos d'Ordirope) sont restées en short-liste et c'est finalement Mykerinos que Miro a retenu, sur des critères d'adéquation au métier de la distribution, de capacité d'évolution et d'adaptation, d'ergonomie, de souplesse d'utilisation et de facilité de paramétrage. Les contraintes budgétaires et la proximité géographique de l'éditeur (basé à Lyon) ont également pesé dans la balance.

"Non seulement le planning a-t-il été respecté, mais le budget a également été maîtrisé et contenu à ce qui était initialement prévu"
José Germain

C'est en octobre 2005 que le contrat a été signé. Le planning d'implémentation a été défini courant novembre et l'étude des flux, de la base de données et des besoins spécifiques liés à la préparation de commandes via des communications radio (PDT) a eu lieu en décembre. Le projet a été avalisé en janvier 2006 et l'infrastructure matérielle (serveur System x sous Citrix) a été mise en place dans le même mois. Le gros du travail d'implémentation, mettant à contribution les équipes de l'éditeur, a eu lieu entre février et avril (installation du logiciel, paramétrages, reprise des données d'historique depuis 2003, interfaçage avec la comptabilité, les applications EDI et de force des ventes, refonte du plan de dépôt...). Après une période de tests, le démarrage est intervenu le 1er mai 2006, soit 6 mois tout juste après le démarrage du projet et dès le 2 mai Miro a pu utiliser ses PDT et émettre ses factures.

"Non seulement le planning a-t-il été respecté, mais le budget a également été maîtrisé et contenu à ce qui était initialement prévu" commente José Germain, Président de Miro. "L'enveloppe budgétaire globale, incluant le matériel, le logiciel, les services et les développements spécifiques principalement autour des terminaux radio, a été de 150 k€". "Quant au ROI (Return On Investment : retour sur investissement), nous n'avons pas d'outils de mesure objectif pour l'apprécier" ajoute Fabrice Tournier "Mais ce qui est certain, c'est que nous avons mis en place avec cet ERP une stratégie d'évitement des risques, un outil pérenne et satisfaisant pour l'utilisateur".

Interrogé sur le secret de la réussite de son projet d'implémentation d'ERP, Fabrice Tournier souligne l'importance de l'implication de la Direction et de sa démarche volontariste dans le projet. Autre élément clé : une analyse objective de la situation réelle de l'entreprise, de ses besoins et des solutions susceptibles d'y répondre.

Benoît Herr