Les applications décisionnelles doivent être conviviales

Les solutions décisionnelles ont le vent en poupe. De plus en plus de cahiers des charges émanant de PME/PMI associent les besoins en Business Intelligence à l'ERP. Mais les besoins diffèrent selon la taille de l'entreprise et ses caractéristiques. À un premier niveau, surtout pour les entreprises de taille modeste, il s'agit de mieux exploiter les données construites par l'ERP. Dans de nombreux cas, en particulier pour les filiales de grands groupes, le besoin fondamental est le reporting. Enfin, plus généralement, un besoin de rationalisation du système d'information se fait sentir, auxquelles les techniques décisionnelles peuvent contribuer.

À une époque, les applications décisionnelles fournissaient des données confidentielles et complexes à un petit cercle de dirigeants. Aujourd'hui, les opérationnels, les hommes de terrain, les responsables d'entrepôts ou les directeurs commerciaux veulent accéder facilement à des données immédiatement compréhensibles. Les outils bureautiques fournissent souvent un point d'accès immédiat à des données de premier niveau. Un autre mode d'accès consiste à fournir régulièrement à des groupes d'utilisateurs de profil similaire des données correspondant à leurs besoins. Elles répondent souvent à la quasi-totalité de leurs besoins. Enfin certains utilisateurs ont besoin d'utiliser un système de requêtes permettant d'obtenir des réponses en temps réel.

Mais le besoin se réduit parfois à peu d'éléments visibles. Selon Isabelle Saint-Martin, Chef de Produits Dynamics, offres ERP, chez Microsoft, « le dirigeant de PME se concentre sur 5 indicateurs qu'il connaît autour de son métier, du fonctionnement de son entreprise, de ses marges. La plate-forme décisionnelle ne devient nécessaire que pour des besoins plus complexes. »

Intégrer la BI dans l'ERP : simplicité et réponse immédiate aux besoins

L'ERP est l'application structurante la plus visible de la majorité des utilisateurs de l'entreprise : il représente donc le moyen d'accès privilégié à des applications complémentaires. Il doit intégrer un plusieurs modules décisionnels. L'ERP met à la disposition des utilisateurs des outils décisionnels bien identifiés :
- des tableaux de bord
- des indicateurs
- des alertes
- des vues métiers

La plupart des éditeurs d'ERP intègrent de manière transparente des modules décisionnels fournis par des éditeurs spécialisés. Par exemple, les offres standards de Sage incorporent des modules d'origine Business Objects qui lui permettent de fournir des indicateurs pré-paramétrés. « Nous embarquons la technologie décisionnelle dans les produits par une démarche plug & play », explique Mathias Eleaume, Directeur des activités Business Intelligence chez Sage. « Cela doit s'installer en quelques minutes. L'utilisateur veut rapidement des chiffres. L'objectif n'est pas de fournir une plate-forme décisionnelle. »

Les ténors de l'ERP comme SAP ou Oracle proposent également des volets décisionnels provenant de partenariats ou de sociétés rachetées. Pour sa part, Ordirope fait appel à l'éditeur Dimensional Insight et fournit des processus d'analyse prémâchés pour le monde du négoce ainsi que des alertes métiers. C'est aussi le cas du groupe Pensez Solution avec ses produits Eurêka Solutions, Pyra XRP et Galion Automotive (voir Un ERP ne peut plus se concevoir sans module décisionnel)

Mais ces fonctions décisionnelles intégrées ne sont pas exclusives. En fonction des besoins de la société, de sa taille et de ses moyens, l'ERP doit pouvoir s'ouvrir à d'autres offres décisionnelles fournissant des informations complémentaires.

Les applications décisionnelles sont liées aux métiers

Les besoins d'applications décisionnelles se rencontrent maintenant dans tous les métiers. Le cahier des charges regroupe aussi bien les besoins opérationnels que les besoins de reporting ou de surveillance d'indicateurs-clés. Dans les PME, il est rare d'identifier un projet décisionnel en soi.

Le besoin décisionnel est plus lié au métier qu'à la taille de l'entreprise. Par exemple, la distribution a un gros besoin d'indicateurs et d'alertes. Tous les éditeurs évoluent vers des produits verticalisés dans lesquels ils proposent des vues métiers, orientées vers des domaines identifiés : secteur commercial, RH, métier spécifique. Ce doit être une plate-forme décisionnelle orientée métier. D'après Mathias Eleaume, « les vues métiers couvrent 80 % des besoins. Il faut développer ensuite une solution pour les besoins complémentaires. » Véronique Plessier-Chauveau, Directeur du Développement de la SSII Airial, confirme l'intérêt des solutions packagées : « ceux qui réussissent ont un bon outil », explique-t-elle, « mais il faut commencer par le métier qui est au cœur de l'entreprise. »

Base de production ou datawarehouse ? Réponses en temps réel ou données validées ?

Les applications décisionnelles traditionnelles reposent sur la constitution d'un entrepôt de données ou datawarehouse. Mais ce type de projet est plutôt réservé à des entreprises d'une certaine taille. Il suppose l'engagement de la direction générale, un budget conséquent et demande des semaines voire des mois de travail. Ensuite, pour agréger et traiter les données de l'entreprise, un traitement de nuit est souvent nécessaire. Ce modèle fonctionne bien avec des sources multiples, ce qui est le cas, là encore, d'une entreprise déjà importante.

Les éditeurs d'ERP prônent une tout autre approche. Ils privilégient la rapidité d'installation et de mise à disposition de fonctions immédiatement utilisables. En outre, la tendance actuelle est de favoriser l'immédiateté de l'information. Par exemple, la fraîcheur de l'information est essentielle dans le monde de la distribution ou pour l'évaluation du délai moyen d'attente dans un centre d'appel. Mais les mêmes données peuvent être impliquées dans des requêtes en temps réel et en temps différé. Pour la gestion des stocks par exemple, des requêtes temps réel sont nécessaires pour éviter la rupture de stocks. Mais pour la gestion des approvisionnements, des réponses différées sont suffisantes.

Des solutions permettent donc aux outils décisionnels d'accéder directement à la base de production, même si ses données ne sont pas nécessairement validées. Mais il ne faut pas que les interrogations qu'ils effectuent ralentissent le travail productif de l'entreprise et il faut bien prendre conscience des risques existant sur la qualité des données instantanées. Ce modèle fonctionne donc dans des situations précises, pour des entreprises de taille modeste dont le volume de données reste faible.

Si certaines solutions fournissent les informations demandées par un balayage quasiment instantané de la base de données de production, d'autre procèdent au moyen d'intermédiaires qui produisent, quasiment en temps réel, des cubes OLAP distincts de la base de production, comme chez Oracle ou Microsoft. Mais dès que le volume de données grossit, le datawarehouse s'impose. Si la base de production est une base de données relationnelle, le datawarehouse est, quant à lui, basé sur la technologie OLAP. Les deux types de fonctionnement peuvent exister en parallèle dans une même entreprise.

Le projet décisionnel d'une entreprise ne se limite pas à l'ERP

Véronique Plessier-Chauveau est formelle : « Une vraie stratégie de BI se décide au niveau de la DG. L'analyse donne un reflet de la stratégie de l'entreprise aussi bien dans la sphère des finances que dans les RH ou le domaine commercial. » Mais les outils décisionnels fournis par l'ERP ne suffisent pas toujours. En particulier pour une entreprise d'une certaine taille qui possède plusieurs ERP ou du moins des applicatifs variés produisant chacun ses données. Selon Grégory Neuveglise, Responsable de la solution Plate-forme BI chez SAS France, « pour donner des informations pertinentes La BI a besoin des données de tous les ERP. Le décisionnel s'appuie sur un entrepôt de données qui les intègre toutes. » Mais ce type de configuration correspond à des entreprises déjà importantes : Pierre Barrat, responsable commercial d'Ordirope, n'a jamais rencontré de société possédant plusieurs ERP dans ses PME clientes.

Pour Grégory Neuveglise, « un projet BI va au-delà du reporting. Il a une vraie valeur ajoutée. » La plate-forme de BI met en œuvre des technologies bien plus sophistiquées que celles fournies par les modules décisionnels intégrés dans des ERP : outre OLAP au premier niveau, les techniques de datamining et de, forecasting.

L'intégration de la Business Intelligence dans les ERP n'est qu'une illustration de l'étendue des applications des applications décisionnelles. Des domaines comme la CRM (gestion de la relation client) ou la SCM (gestion de chaîne logistique) y font aussi couramment appel. Entre la disponibilité immédiate de modules décisionnels adaptés à un métier et la mise en place d'une plate-forme décisionnelle d'entreprise, les options sont variées. Mais une chose est sûre, quel que soit le travail réalisé en amont, les applications décisionnelles doivent fournir des résultats lisibles et directement utilisables.

Les citations de cet article proviennent des tables rondes qui ont eu lieu lors des salons ERP 2007 et Solutions BI du 13 au 15 novembre 2007.

René Beretz