Le traitement des factures reçues des fournisseurs comprend de nombreuses étapes : réception, rapprochement, capture de données, processus d'approbation, paiement, résolution des litiges. L'entreprise a une certaine latitude dans leur mise en œuvre mais aussi des obligations. Elle doit payer ses fournisseurs dans des délais contractuels, ce qui lui impose d'effectuer ses traitements dans les temps. Mais elle a aussi des obligations fiscales.

Plusieurs services de l'entreprise sont impliqués : le service comptable, l'auteur de la commande, des responsables hiérarchiques si les montants dépassent un seuil convenu, etc. Lorsque le traitement est manuel, les divers services intervenant dans le traitement d'une facture sont amenés à faire des photocopies et des sauvegardes électroniques locales, ce qui représente du temps et des coûts significatifs. Le coût de traitement d'une facture varie selon les sources. Selon les évaluations, elle peut varier de 14 € à 30 € dans le pire des cas.

Vaincre les réticences et obtenir des avantages substantiels

L'automatisation du traitement des factures et donc leur dématérialisation constituent une réponse naturelle aux soucis d'efficacité et d'économie. Mais il faut tout d'abord vaincre un certain nombre de réticences. Le premier frein invoqué est la complexité supposée de ce genre de solutions. Un autre souci est son éventuelle absence chez les partenaires commerciaux de l'entreprise. Des personnes non averties peuvent se montrer sceptiques sur les gains potentiels que ces solutions peuvent apporter. Enfin la variété des solutions existantes peut effrayer.

A contrario, l'appartenance de l'entreprise à un réseau de partenaires innovants peut la pousser à adopter des solutions de dématérialisation. Les avantages sont multiples. La suppression du papier est une économie à tous les niveaux et un gain de temps incontestable. La facture dématérialisée s'insère dans un référentiel unique partagé par tous. L'automatisation du traitement s'accompagne de la formalisation de règles de traitement communes. Ces solutions permettent d'améliorer les relations avec les fournisseurs grâce à l'accélération de la vitesse du traitement, l'amélioration de sa qualité et donc la diminution des réclamations.

Solutions modulaires ou intégrées : les technologies sont mûres

La mise en place d'une solution de dématérialisation peut se faire de multiples manières. Elle peut concerner une ou plusieurs étapes du processus et tire parti de technologies qui sont arrivées à maturité. Ce sont dans leur ordre d'utilisation dans le cycle de traitement :
- La capture des images
- L'OCR (Optical Character Recognition), reconnaissance des caractères imprimés et l'ICR (Intelligent Character Recognition), reconnaissance des caractères manuscrits.
- Les techniques de workflow pour les processus de validation
- L'intégration dans l'ERP
- L'archivage

La mise en œuvre de ces différentes technologies s'accompagne de l'instauration de règles métiers. Ces règles sont spécifiées soit à partir de règles génériques fournies par la solution, soit définies en fonction du métier et des processus de l'entreprise. En outre, il existe des mécanismes qui permettent un apprentissage et une amélioration des règles en fonction des cas rencontrés en pratique dans l'exploitation de la solution.

Un premier niveau de dématérialisation consiste à scanner l'image des factures tout en gardant une saisie manuelle des données. L'unique avantage consiste à disposer ensuite d'une image pour consultation ultérieure et archivage. Mais c'est par l'utilisation d'un mécanisme de workflow que les processus d'imputation comptable et de validation peuvent vraiment s'automatiser.

L'utilisation des technologies de reconnaissance de caractères OCR et ICR améliore considérablement la qualité des données provenant des factures et réduit leur temps de capture. Ces données sont ensuite insérées dans un workflow qui applique les règles de traitement spécifiées à l'avance. Mais bien sûr le fin du fin est de disposer d'un workflow totalement intégré à l'ERP. Ce type de solution totalement intégrée permet un traitement automatique de toutes les factures conformes, en particulier le rapprochement des factures avec les bons de commande et les bons de réception. Le workflow gère plus efficacement le cycle d'approbation en récupérant dans l'ERP les informations liées aux responsables concernés. Seules les factures litigieuses ou non conformes devront être traitées manuellement, mais à partir de données déjà disponibles dans le système d'information de l'entreprise.

L'interfaçage étroit d'une solution de dématérialisation des factures avec un ERP permet de répondre encore mieux aux besoins des utilisateurs. Ainsi, lorsque la solution de dématérialisation ReadSoft a été installée chez le fabricant de plastiques Borealis, ReadSoft a développé pour son client de nouvelles fonctions qui sont devenues des options de son offre. C'est ainsi qu'est apparu le modèle d'affection des comptes qui permet d'ajouter à une facture provenant d'un fournisseur connu les informations pertinentes sur celui-ci à partir des données stockées dans SAP. Pour ce même client dont les fournisseurs sont internationaux, une gestion sophistiquée des langues est indispensable : elle reconnaît sept jeux de caractères. Mais elle permet aussi de diriger vers un interlocuteur connaissant la langue une facture nécessitant une vérification manuelle.

Développer les échanges électroniques avec les partenaires commerciaux

Pour pousser encore plus loin les avantages d'une solution intégrée, l'entreprise peut mettre un portail à la disposition de ses fournisseurs qui peuvent suivre en direct l'évolution du traitement de leur facture et ne sont plus tentés de passer un appel téléphonique.

Plutôt que d'installer en interne une solution complète, certaines sociétés préfèrent externaliser le traitement de leurs factures. Le BtoB s'est généralisé avec Internet et offre des options variées : la communication entre les entreprises a pris une grande ampleur. Les fournisseurs prennent vite l'habitude d'envoyer leurs factures au prestataire spécialisé et non plus au client.

Évidemment pour simplifier les échanges, il vaut mieux recevoir des factures électroniques plutôt que sur papier. Une entreprise qui a dématérialisé ses factures a donc tout intérêt à encourager ses fournisseurs à passer à la facture électronique. Outre la réduction du coût d'acquisition des factures, la qualité du système s'améliorera grâce à la suppression de la lecture à partir des documents scannés. Enfin, une facture électronique contient beaucoup plus de détails, ce qui facilite les opérations de rapprochement.

Les obligations fiscales

La dématérialisation des factures n'implique pas automatiquement la dématérialisation fiscale. Celle-ci n'est réalisée que si l'échange est totalement électronique et respecte des règles spécifiées par l'administration fiscale. Si ce n'est pas le cas, une copie sur papier des factures doit être conservée pour un éventuel contrôle fiscal, même si elle n'intervient pas dans le traitement des factures dématérialisées. Son archivage sous cette forme doit durer 10 ans. Il n'existe aucune règle sur le format d'archivage des factures électroniques. Mais les entreprises ont tout intérêt à suivre l'état de l'art et à respecter des normes reconnues telles que la norme NF Z 42-013 ou ISO 15489.

René Beretz