... et pourtant la composition, la mise en page, la transformation de flux, les spoolers d’impression, l'envoi d'e-mails, la distribution au sein de l'entreprise, l'archivage sous diverses formes... toutes ces fonctionnalités ne sont pas prises en compte par l'ERP. Elles font partie du volet "output management" ou gestion des sorties. Le terme "d'informatique de diffusion", parfois utilisé pour qualifier ce pan applicatif, donne une idée assez imagée de ce dont il s'agit : l'organisation, la gestion et la distribution des données créées par les systèmes d'information de l'entreprise, et notamment de l'ERP, en font partie. L'output management permet de réduire les coûts de l'impression traditionnelle, en utilisant notamment des canaux de sortie numériques, comme l'e-mail, le fax et les portails. Ces possibilités dépendent toutefois pour une large part de l'adoption de ces canaux par les tiers concernés.

Bien sûr, l'ERP produit également des états, des fichiers et autres sorties diverses à destination des collaborateurs de l'entreprise ou des tiers, mais il faut bien admettre que le plus souvent les sorties de l'ERP demeurent relativement rudimentaires et surtout peu flexibles. D'où l'émergence de ce marché de l'output management, que le Gartner estimait en 2006 à 441 millions de dollars, lui prédisant une croissance annuelle de 5 % entre 2006 et 2010. Même si l'importance de ce marché est toute relative, les chiffres ne sont pas marginaux, loin s'en faut, et l’impact de ce pan de l'informatique de gestion sur une entreprise est désormais tel que son efficacité est considérée comme stratégique.

Il est en effet devenu indispensable d'organiser et de gérer les flux d'information de l'entreprise. Il suffisait pour se rendre compte de l'importance et du dynamisme de ce secteur, de visiter le salon Documation, qui s'est tenu les 12 et 13 mars derniers au CNIT de Paris-La Défense : depuis les outils collaboratifs jusqu'à la gestion des connaissances en passant par l'archivage, les fournisseurs de contenu, la GED et l'éditique, la dématérialisation ou encore les moteurs de recherche, toutes ces facettes du domaine y étaient représentées par autant d'exposants - une centaine au total.

Des sources nombreuses

Il existe des dizaines et des dizaines de schémas cherchant à représenter le principe d'une solution d'output management, chacun mettant généralement en avant les bienfaits de sa propre solution, de son propre système. Pour simplifier et tenter de demeurer neutres, nous vous proposons celui, très simple, de la figure 1. Comme on peut s'en rendre compte, les sources de données et de documents sont nombreuses, et se trouvent dans les endroits les plus divers : internes à l'entreprise, comme les applications métier, les ERP etc., mais aussi externes, comme les sites Web, les extranets et de plus en plus, les applications en mode ASP. Toute ces informations constituent des gisements le plus souvent non partagés entre les collaborateurs de l'entreprise.

La gestion des sorties élargie

On le voit, il devient nécessaire d'élargir la simple gestion et diffusion de documents à des notions telles que la GED (Gestion Électronique de Documents) et, au delà, de GEIDE (Gestion Électronique de l'Information et des Documents Existants), qu'il s'agisse d'archiver des documents sortants et entrants au format PDF en les indexant, en vue d'une consultation ultérieure efficace, de publier des archives sur un intranet, un extranet ou sur le Web ou encore de réaliser une reconnaissance automatique de documents imprimés. L'output management s'inscrit dans un concept plus large, car avec l’essor du numérique, l’information existe de plus en plus souvent sous forme dématérialisée et non structurée, provient de sources multiples, se trouve dans de multiples formats, rendant sa gestion plus complexe. C'est ce que corrobore une étude intitulée "La Gestion d’Information d’Entreprise : Solutions d’Accès à l’Information et de Recherche" menée par le cabinet Markess International : "La multiplicité des sources et des formats corrélée à la croissance accélérée du volume des informations à manipuler exige désormais la mise en place de solutions spécifiques permettant de mieux accéder, rechercher, analyser, sécuriser et diffuser celles-ci afin d'en faciliter et d’en améliorer l’usage, le partage, la restitution et l'exploitation en interne", affirme-t-on chez Markess.

Le même cabinet élargit le périmètre de la gestion de l'information à différents domaines, dépassant largement celui de la gestion de documents et de contenus du départ. Il convient d'y inclure :
- L'accès à l'information, son agrégation et sa restitution grâce à des solutions de moteur de recherche d’entreprise, de portail et de veille
- Le décisionnel avec des solutions de type "business intelligence", l’analyse et le traitement de l’information avec des solutions de data mining, de text mining, d’analyse statistique, d'extraction et de transformation, de gestion des connaissances (ou Knowledge Management : "KM")

Cette gestion élargie de l'information correspond au concept d'EIM (Enterprise Information Management), qui se définit comme étant la combinaison du data-mining et de la business intelligence avec la gestion de contenu. L'EIM gère indifféremment les données structurées (c'est-à-dire de type fichier de base de données, découpé en zones numériques, alphanumériques etc.) et non-structurées (c'est-à-dire les fichiers les plus variés, comme les photos, les sons, les éléments de workflow etc.) et met en œuvre une approche globale, moins parcellaire, pour aboutir à des prises de décisions éclairées par une information exhaustive.

Selon les responsables interrogés par Markess, les solutions d'EIM présentent de nombreux atouts, dont notamment un gain de temps, un gain d'efficacité, une meilleure gestion de la connaissance et un accès facilité aux multiples sources d'informations. Sur les 200 entreprises et organisations publiques interrogées à l'occasion de cette étude, 89% affirment avoir déjà mis en place au moins une solution couvrant tout ou partie du périmètre de la gestion d’information d’entreprise. Comme on peut le voir sur la figure 2, les solutions retenues se répartissent de manière régulière, à l'exception du Knowledge Management qui reste en retrait.

"La multiplicité des sources et des formats corrélée à la croissance accélérée du volume des informations à manipuler exige désormais la mise en place de solutions spécifiques" Markess International

Les budgets dédiés à la mise en œuvre, au déploiement et à l'exploitation de solutions de gestion de l'information sont en progression chez 51% des organisations interrogées par Markess. L'étude confirme également que la nature des projets va évoluer et s'étendre. Hélène Mouiche, chargée d’études senior au sein du cabinet affirme : "Aujourd’hui, l’information est dans la majorité des organisations gérée en silo ou en mode cloisonné. Comme le montre l’étude, les organisations recourent le plus souvent à plusieurs solutions ou systèmes différents sans lien entre eux. Or, elles prennent progressivement conscience des enjeux associés à une bonne gestion de l’information dans son ensemble. La demande devrait progressivement basculer vers des solutions transverses à l’ensemble de l’organisation ou à certains métiers [...]. Cela implique inéluctablement la convergence de certaines solutions entre elles."

Le marché des logiciels et services liés aux solutions de gestion d’information d'entreprise (comprenant le décisionnel, la gestion de contenu et l’accès à l’information) est estimé par Markess International à 1,9 milliard d’euros en 2008 pour la seule France, un chiffre qui d'ici à 2010 devrait être porté à 2,4 milliards d'euros, soit une croissance annuelle moyenne de plus de 11%. On est bien loin des estimations que faisait le Gartner en 2006 pour le seul output management.

Benoît Herr