Les applications collaboratives sont conçues pour être utilisés en réseau par des personnes qui travaillent ensemble, soit au sein d'une même équipe, soit dans le cadre d'une relation industrielle ou commerciale. Des outils adaptés répondant à toute une gamme de besoins se sont répandus.

Collaborer pour quoi faire ?

Les individus qui travaillent ensemble ont besoin de se coordonner de plusieurs manières. Cela commence par la gestion de leur temps. La gestion d'agendas partagés a naturellement été l'une des premières applications collaboratives à voir le jour. La gestion des ressources collectives (salles de réunion par exemple) est également largement répandue. Parallèlement, la gestion partagée des documents s'est vite imposée comme une application centrale pour faciliter le travail en groupe. Elle comprend tout un ensemble de fonctions : gestion des droits d'accès, autorisation ou non de modifications simultanées, protection des données, gestion des versions, notifications aux personnes concernées...

Les applications de communication sont l'autre grand volet des applications collaboratives et, en tout premier lieu, les applications de messagerie, qu'elles soient classiques ou instantanées. Des outils qui permettent à des personnes distantes de travailler ensemble apportent également, de manière économique, une aide considérable à l'efficacité du travail en groupe. Les applications permettant des réunions de travail en ligne, en particulier avec l'aide de tableaux électroniques, se répandent de plus en plus.

Enfin, la prise en compte croissante des processus métiers dans les entreprises permet aujourd’hui d'envisager leur pilotage de manière collaborative.

Des fonctions isolées aux suites collaboratives

Les applications collaboratives disponibles sur le marché se présentent de manière variée : à côté des solutions n'offrant qu'une ou deux fonctions spécifiques, les suites offrent un ensemble intégré de modules conçus pour fonctionner de manière coordonnée.

Certaines offres sont dédiées à la gestion de projets. C'est le cas d'Augeo avec Planzone, service en ligne de gestion de projet et Augeo5, un progiciel de gestion de projet déployé sur site. Planzone prend en compte les concepts du Web 2.0 et propose en particulier un wiki. Familiers à la nouvelle génération, ces applications participatives s'insèrent progressivement dans les réseaux sociaux d'entreprise qui soulèvent de plus en plus d'intérêt pour le travail en groupe.

Le pilotage des applications métiers est un autre axe : c'est celui qu'a choisi Xaga. L'éditeur français propose deux gammes de produits : une plate-forme Internet de création d'applications de pilotage et de gestion sur mesure et un catalogue d'applications départementales collaboratives de pilotage métier.

Pour sa part, VDoc Software propose une suite collaborative composée de quatre modules : gestion des processus, gestion documentaire, portail collaboratif, création de sites Web. Son offre est l'une des plus complètes du marché. Impossible de ne pas citer aussi Microsoft qui propose un éventail très large de solutions à travers plusieurs gammes de produits : Exchange, Active Directory, Sharepoint. Le monde de l'Open Source n'est évidemment pas en reste avec des logiciels tels que Zimbra, OBM, Scalix ou eXo Platform.

Les suites collaboratives, outils d'ouverture du back-office

Le rôle et l'impact des suites collaboratives varient en fonction du contexte de l'entreprise et du projet. Pour une PME, une suite collaborative peut constituer une solution complète de front-office en tant que telle, à condition de prendre en compte les spécificités de son métier.

Pour un grand compte, certaines briques d'une suite collaborative peuvent apporter une solution rapide et efficace à des applications de back-office. C'est particulièrement vrai avec les ERP. Alors qu'un développement spécifique destiné à l'ERP coûte cher et nécessite beaucoup de temps, le déploiement d'une brique existante se fait en quelques jours à un coût bien moindre.

Le terme même de collaboration peut refléter des réalités très différenciées. Selon Pierre Emmanuel Ruiz, Direction de opérations de VDoc Software : « Il y a collaboratif et collaboratif. Au sein d'un ERP, la discussion concerne des personnes du même métier. Mais si l'ERP s'ouvre à des non-spécialistes, la collaboration change de sens. Il s'agit alors de mettre à disposition des informations sous une forme compréhensible par cette population. »

Les suites collaboratives jouent de fait un rôle important dans l'ouverture et la fluidification des progiciels d'entreprises tels que les ERP ou le CRM. Elles apportent les maillons manquants tout en respectant totalement la structure du progiciel. Elles fournissent une technologie transparente qui s'adapte aux besoins et s'intègre dans l'existant. Ainsi la technologie de workflow de Sage 100 provient de VDoc. Pour sa part, Lefebvre Software a ajouté à son application RH du BPM et un portail VDoc en « marque blanche ».

VDoc a mis en place un programme important de partenariat avec des éditeurs et des prestataires proposant des offres métiers évoluées. Par exemple le partenariat conclu avec Readsoft, spécialiste de la dématérialisation des documents, a permis de construire une offre solution packagée de dématérialisation des factures et d’automatisation du processus de traitement des flux fournisseurs permettant l'intégration dans un ERP et la gestion documentaire.

Le mode SaaS/ASP

Les collaborateurs d'une entreprise sont de plus en plus dispersés. La notion d'entreprise étendue progresse : l'entreprise et ses fournisseurs, clients, partenaires partagent de plus en plus d'informations. Dans tous ces contextes, l'accès à distance devient le mode fonctionnement normal. Le mode SaaS répond parfaitement à ce type de problématique. Par ailleurs, les nouvelles méthodes d'accès aux applications entraînent de nouveaux usages : blogs, wikis, Web 2.0 en général, réseaux sociaux. Ceux-ci deviennent incontournables et entraînent l'adoption du mode SaaS.

D'après l'étude publiée par Markess International en juin 2008 : « Solutions Collaboratives & Communication d’Entreprise en Mode ASP / SaaS », les applications collaboratives, y compris la communication d'entreprise, arrivent en troisième position des applications fournies comme des services selon le modèle SaaS en France, après les applications de ressources humaines et celles de vente, marketing et relation client.

Les profils d'entreprises les plus impliquées dans ce mode de travail sont les deux extrêmes : les grands comptes de plus de 10 000 salariés et les petites structures de moins de 100 salariés. Les secteurs comprennent bien évidemment celui des technologies de l'information mais aussi le secteur bancaire, les assurances et les entreprises de services.

Les suites collaboratives jouent un rôle important dans l'ouverture et la fluidification des progiciels d'entreprises tels que les ERP ou le CRM.

Les applications collaboratives le plus souvent déployées en mode SaaS sont les agendas partagés, les calendriers en ligne et la messagerie d'entreprise. Les conférences à distance et la gestion documentaire viennent ensuite, avec un fort potentiel de progression. Présentations en ligne, réseaux sociaux d'entreprise et applications Web 2.0 en sont encore à un stade pionnier mais ils sont souvent cités comme les prochains domaines concernés.

Dans le domaine des suites collaboratives multifonctionnelles, l'installation du progiciel sur le site de l'entreprise reste encore majoritaire. Ainsi chez VDoc Software, sur les 120 nouveaux clients de la suite, seuls 10 % d'entre eux ont opté pour la version en mode SaaS gérée par sa filiale Applixia. « Chez les clients, les freins psychologiques aux SaaS ont disparu », remarque Pierre Emmanuel Ruiz : « la possibilité d'une solution hébergée arrive très vite dans la discussion avec les clients. La solution hébergée s'impose s'il faut aller très vite, si les frontières géographiques et temporelles s'estompent ou si l'entreprise ne dispose pas de ressources adéquates. »

La facilité de mise en œuvre d'un portail collaboratif en mode SaaS prend tout son intérêt lors de l'organisation d'événements. Rapidement opérationnel, un tel système peut rapidement monter en charge pour gérer l'organisation et en particulier les réunions de travail, les documents, les conférences, les inscriptions, les enquêtes et leur restitution et conserver toutes les traces de l'activité. Lorsque l'événement est terminé, l'organisateur clôt tous les dossiers, récupère tous ses fichiers et le système peut s'arrêter.

René Beretz