Disponible en RIA (Rich Internet Application) Web 2.0, ce nouvel outil permet une utilisation adaptée en fonction du secteur d’activité et des besoins des clients. Son intégration à l’ERP permet le partage des données communes, telles que les destinations et natures comptables, budgétaires et analytiques, les tiers (clients, fournisseurs, collaborateurs…), les gestionnaires et les intervenants, les codes projets… Le module assure une gestion précise en lien avec les autres modules et notamment Qualiac Finances pour la comptabilisation en temps réel, sans interface, des frais et des paiements, Qualiac Achats, Qualiac Temps et Activités (GTA) pour la saisie automatique des temps dans ce module, et Qualiac Projets (fonctionnalité à venir plus tard).
S’appuyant sur le moteur de workflow Qualiac WIM (Workflow Information Management), le module "déplacements et frais professionnels" permet de personnaliser les processus afin de s’adapter aux différents cas d’utilisation possibles et de gérer les différentes typologies de dépenses. Il est livré avec des natures de dépenses pré-paramétrées et il est possible d’en ajouter d’autres, de façon illimitée. Il est également possible de personnaliser les écrans (ajout graphique et intuitif de champs et d’informations) et de créer différents flux de validation selon les types de dépenses, les services bénéficiaires ou tout autre besoin. Il est par exemple possible de choisir entre saisir les notes de frais au fil de l’eau ou les programmer de manière récurrente, gérer la TVA en lien avec Qualiac Finances, programmer des paiements automatiques.
"Déplacements et frais professionnels" permet de saisir des notes de frais pour un ou plusieurs utilisateurs par délégation, selon des règles de confidentialité et de validation prédéfinies. L’outil intègre par ailleurs tous les cas de frais possibles : forfaits, barèmes kilométriques, plafonds de remboursement, remboursement au réel, etc. Le niveau de détail des missions sur la ligne de frais est poussé au maximum afin de disposer de l’ensemble des éléments pour justifier les dépenses : cadre, client/fournisseur, projets, invités internes ou externes.
Pour les demandes de voyages, il est possible de pré-remplir la note de frais en amont afin d’estimer le coût du déplacement. Dans une version ultérieure du module, la demande pourra être éclatée selon la destination des frais, transformée en commandes d’achats et intègrera les données des sites de voyagistes par "punch-out". Le module bénéficie aussi des fonctions GED de l’ERP, qui vont permettre d’associer les justificatifs aux notes de frais, pour une gestion dématérialisée des documents.
L'éditeur prévoit de faire rapidement évoluer ce nouveau module afin de l’adapter au mieux aux besoins des entreprises. Ainsi, un accès mobile sur smartphone et tablette sera rendu disponible, pour la consultation, la saisie et l’intégration de justificatifs au format photo. Les valideurs pourront également approuver la note de frais et les dépenses directement par mail. D’autres fonctionnalités, comme l’intégration des cartes affaires, le décompte des tickets restaurants ou le contrôle des invitations croisées seront intégrées prochainement.