Ces conseils constituent un point d'étape dans les travaux du groupe de travail "Audit de Licences", créé en février 2016. Le groupe de travail présentera plus en détail l'avancée de ses réflexions lors de la convention USF, les 12 et 13 octobre prochains à Nancy. Il éditera également fin 2016 un livre blanc pour traiter la problématique des audits de licences tant sous l'angle commercial, technique que juridique, en priorisant les actions à mettre en œuvre avant, pendant, et après l'audit.

"Nous sommes contactés depuis plusieurs mois par des utilisateurs SAP échaudés par des audits de licences particulièrement agressifs, ayant pour conséquence des redressements qui sont chiffrés pour certains en dizaines de millions d'euros", indique Claude Molly-Mitton, président de l'USF. "Au nom des utilisateurs SAP, nous dénonçons fermement ces pratiques, qui s'apparentent très fréquemment à une stratégie d'obtention de compléments de revenus commerciaux".

Pour aider les utilisateurs confrontés à ces situations, l'USF a souhaité délivrer dès maintenant quelques premiers conseils pratiques aux utilisateurs, afin de leur permettre de se protéger des pièges des audits :

- Conseil n°1 : en amont de l'audit, définir contractuellement et très clairement les clauses d'audit, notamment sur la fréquence, le processus de déroulement, les métriques mesurables et le mode d'application des remises contractuelles en cas d'achat complémentaire de licences.

- Conseil n°2 : pendant l'audit, ne pas fournir d'information ou de document non indispensable ou dont on ne connaît pas exactement le contenu, comme par exemple les cartographies applicatives ou des flux de l'entreprise, ou le fichier créé à partir de la fonction audit du logiciel lorsque l'utilisateur n'en maîtrise pas le contenu.

- Conseil n°3 : en aval de l'audit, demander formellement à SAP un document de clôture de l'audit, et ne pas accepter le démarrage d'un nouvel audit sans avoir clôturé le précédent.

"Notre principal enseignement à ce jour est qu'en matière d'audit, l'essentiel se joue sur la phase amont, en fonction des dispositions que les clients prennent avant même le démarrage du processus par l'éditeur", précise Patrick Geai, vice-président de l'USF et "Audit de Licences". "Ces travaux ont pour objectif immédiat d'aider concrètement les utilisateurs à éviter les abus de l'audit de licences. Nous voulons également alerter l'éditeur sur ses pratiques commerciales largement contestables. La situation de tension qu'elles créent avec les utilisateurs nous paraît peu constructive, alors même que SAP tente de convaincre ses clients d'adopter sa nouvelle solution S/4HANA".