Kiloutou a pour activité la location de matériel aussi bien à des professionnels de toutes tailles qu'à des particuliers. Sa gamme de matériel est très large et comprend le travail en hauteur, le gros ?uvre, le second ?uvre et l'outillage, les véhicules utilitaires, le chauffage et la climatisation, l'événementiel et l'audiovisuel, les espaces verts. Couvrant toute la France avec plus de 270 agences en 2010, l'entreprise emploie 2300 collaborateurs. Son chiffre d'affaires est de 270 M€.

Le projet Oracle

Le projet avait pour objectif essentiel une amélioration de la qualité des informations gérées et échangées par les acteurs internes et externes de la société. Il fallait donc assurer la transversalité des processus. Pour absorber une croissance d'environ 20 % par an, les processus et les outils informatiques utilisés étaient devenus insuffisants. Il fallait par exemple regrouper dans un référentiel unique les divers référentiels utilisés par les services. Un autre objectif important était l'amélioration de la gestion de la performance et l'optimisation du pilotage de l'entreprise. À l'issue du projet, au lieu d'obtenir un arrêté comptable semestriel en 40 jours, Kiloutou obtient un arrêté comptable mensuel en 5 jours.

Toutes les applications existantes du back office ont été remplacées par 14 modules d'Oracle E-Business Suite. Pour la dématérialisation des factures, l'application ReadSoft Invoices prend en charge la capture des factures (LAD). Le module ReadSoft Invoice IT effectue le rapprochement automatique entre commandes et factures. Il est totalement intégré dans Oracle E-Business Suite, ce qui a été un facteur de choix primordial pour Kiloutou. Enfin, les applications de gestion de trésorerie basées sur les produits XRT ont été étendues.

Les achats chez Kiloutou

Le fonctionnement de la société repose sur des agences autonomes qui effectuent elles-mêmes leurs achats. Ceux-ci se font auprès d'un grand nombre de fournisseurs, environ 6000 au total, parmi lesquels on enregistre une rotation importante. Il n'y a pas de gros fournisseur, le plus important ne dépassant pas 3 % du total. Les processus d'achat reposent depuis longtemps sur des bons de commande, ce qui a été utile pour la refonte.

L'ancien système générait beaucoup de papier et entraînait une circulation importante de documents, en augmentation d'environ 20 % par an. Il a donc fallu augmenter le personnel en charge des achats pour y faire face. En outre, cela provoquait des erreurs et des pertes de documents. La dématérialisation s'imposait pour prendre en compte cette augmentation de volumétrie.

La dématérialisation des factures avec ReadSoft

L'objectif était d'automatiser au maximum le processus complet "Purchase to pay", qui va de la réception de la facture au paiement. En amont d'Oracle E-Business Suite, Invoices traite tout ce qui concerne la capture des factures : numérisation, interprétation, validation, transfert, archivage. Intégré dans le workflow d'Oracle, le module Invoice IT valide les factures et effectue la comptabilisation : il vérifie automatiquement les factures, les enregistre, détecte les litiges et fournit une assistance à leur règlement.

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Les factures complètes et bien rapprochées sont traitées automatiquement via le workflow. S'il manque des informations dans la facture ou si un litige ou une anomalie empêche le traitement automatique, le workflow dirige la facture vers un opérateur qui effectue alors une intervention manuelle. Invoice IT fournit une traçabilité totale de toutes les actions faites sur une facture. Il s'appuie nativement sur le référentiel fournisseurs d'Oracle, ce qui assure une continuité des processus.

Déroulement du projet

Le projet Oracle, volet ReadSoft compris, a été mené à bien en 16 mois. Le déploiement s'est fait sous forme d'un basculement global en « big bang ». Au-delà du choc initial, la mise en place s'est bien déroulée. La forte culture des applications spécifiques a laissé la place à une culture des progiciels et à une adhésion aux standards. L'équipe du projet, concentrée sur les modules d'Oracle E-Business Suite, c'ur du projet, a un peu délaissé la solution ReadSoft, sur laquelle personne n'était réellement affecté. Des utilisateurs clefs ont été impliqués dans les choix fonctionnels et techniques. Ils ont fait un gros travail lors de la recette et se sont impliqués dans la conduite du changement. Ils ont fait la promotion de la solution auprès de leurs collègues et ont assuré la formation pour les autres utilisateurs.

Kiloutou a été le premier utilisateur de la solution combinée Invoices/Invoice IT. Même pour l'intégrateur, c'était une première. Ce qui a entraîné des erreurs dans les choix de paramétrage entre les différentes parties : Invoices, Invoice IT, Oracle. L'un des plus gros chantiers du démarrage a été la reprise des données, dont l'impact a été sous-estimé. En particulier, la reprise des commandes en cours a été longue. Pendant les premières semaines du démarrage, 14000 factures étaient bloquées dans le workflow. En l'absence d'outil de contrôle et de reporting, l'équipe n'en voyait pas la cause. La situation s'est améliorée avec la nouvelle version des outils ReadSoft. Kiloutou dispose aujourd'hui d'une version préliminaire du module de pilotage Reporter. Il a fallu 6 mois pour obtenir une stabilisation de la situation.

Reporter, un outil de pilotage du traitement des factures

ReadSoft vient de lancer l'outil de pilotage Reporter. À partir d'une interface Web, il permet de générer à la volée des rapports répondant aux besoins des responsables du flux de factures fournisseurs. Ils peuvent ainsi obtenir des statistiques sur toutes les données traitées et sur tous les processus, sous forme de tableaux ou d'indicateurs, comme des compteurs ou des camemberts. Par exemple, ils peuvent savoir quel est le taux de capture réussi de tel ou tel champ d'une facture, ils peuvent savoir si un fournisseur oublie systématiquement de mentionner un champ et donc le prévenir. Il est possible de conserver sous forme d'onglets les rapports fréquemment utilisés. Le produit a été conçu en collaboration avec un cabinet spécialisé dans ce domaine.

La situation actuelle chez Kiloutou

Tout le processus de gestion des factures est maintenant dématérialisé. L'amélioration du travail a été spectaculaire : aujourd'hui, pour retrouver une facture, il suffit d'un clic, alors qu'auparavant, il fallait rechercher dans une masse de papier, souvent mal organisée. Des changements ont été apportés dans les procédures : au lieu d'un relevé regroupant plusieurs factures d'un même fournisseur, Kiloutou demande maintenant une facture par commande, ce qui simplifie le rapprochement. Grâce à la refonte du système des achats et à la solution ReadSoft, le gain obtenu dans le rapprochement est énorme.

Le principal objectif du projet était d'absorber l'augmentation de volumétrie liée à la croissance, sans augmentation des effectifs. Il a été atteint : en effet, l'effectif du service achats, qui augmentait régulièrement, s'est stabilisé depuis la mise en place de la solution à 10 emplois ETP (équivalent temps plein).

Pour certains fournisseurs, les factures ne sont pas scannées mais transmises directement au format électronique. Cela concerne pour l'instant cinq fournisseurs, dont Total pour les factures de carburant. Les fichiers alimentent directement le module AP d'Oracle.

Le module de numérisation Invoices permet la reconnaissance intégrale de 17 % des factures et reconnaît également 70 % des champs de l'ensemble des factures. Quant au module Invoice IT, il traite automatiquement 45 % des factures qui lui sont soumises par le système.

René Beretz

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