Leader du marché français des études qualitatives à travers sa filiale Sorgem Mkt International, le Groupe Sorgem propose également à  travers son autre filiale Sorgem Evaluation un ensemble de prestations dans les domaines de l'expertise et du conseil tant dans l'ingénierie financière qu'en support dans les contentieux. Au total le groupe emploie 70 personnes à Paris. Le Groupe Sorgem réalise en France et à l'étranger plus de 600 missions chaque année : études de marché, tests produits, fonds de marque (une méthodologie originale pour analyser le capital marque des entreprises), évaluations financières... Des projets pour la plupart relativement courts, allant de 15 jours à 3 mois, mais pouvant faire appel à de nombreux sous-traitants.

L'activité études de marché est organisée en Business Unit  spécialisées dans un ou plusieurs secteurs (Grande consommation, Automobile, Banques-Assurances, Luxe et cosmétiques, Medias, Distribution'). Le Groupe Sorgem travaille pour les Directions Marketing ainsi que pour les directions financières et directions générales de nombreuses grandes entreprises comme l'Oréal, Pernod-Ricard, Renault, PSA, Air France,  Caisse d'Epargne, Canal +, Carrefour, Danone, Nestlé, la MAIF, Orange, TF1 ?

Disposer d'un outil unique en mode Web pour prendre des décisions rapidement
Le Groupe Sorgem utilise l'ensemble des modules PRM d'ASA depuis 2005 : gestion d'affaires et du budget, gestion de projets, gestion des frais, gestion des temps, gestion des achats, et facturation. "Nous souhaitions nous équiper d'une solution en accès Web, accessible sur Mac et PC, adaptable à nos modèles de gestion et à leurs évolutions, tout en disposant d'un compte d'exploitation par projet" indique Marie-Luce Cyprien-Delmotte, Directrice du Contrôle de Gestion du Groupe Sorgem. "Nous avons choisi ASA pour son adéquation parfaite avec nos objectifs de gestion et notre activité. Nous apprécions particulièrement ASA pour sa souplesse, son adaptabilité aux évolutions de structure et son ergonomie", ajoute Marie-Luce Cyprien-Delmotte.

Concrètement, ce sont les 2 personnes du contrôle de gestion et les assistantes en charge de la facturation qui gèrent et administrent l'application : ouverture des projets, affectation des collaborateurs, gestion des achats, facturation, réalisation des budgets, création des modèles de rapports, calcul des taux de réalisation pour chaque projet. Les collaborateurs saisissent de leur côté chaque mois leurs temps et leurs frais. ASA est par ailleurs interfacé avec le logiciel comptable (CEGID), la saisie des charges imputables à chaque projet étant réalisées dans ASA.

Des bénéfices concrets pour l'entreprise et ses collaborateurs
L'utilisation d'ASA depuis 2005 permet au Groupe Sorgem de bien mesurer les bénéfices concrets apportés :
* Une diminution des encours et une amélioration de la gestion de l'entreprise rendue possible par la centralisation de l'information.
* Une meilleure traçabilité de l'information ce qui permet de suivre les missions au fur et à mesure de leur avancement.
* Un suivi précis du taux de réalisation des études : chaque collaborateur a accès au jour le jour à l'état d'avancement des projets (avant cette information n'était disponible qu'en fin de mois). Il reçoit par ailleurs un mail d'alerte toutes les semaines. Un point d'autant plus important qu'un système d'intéressement a été mis en place pour les collaborateurs sur la base de la rentabilité des études.
* Une amélioration des délais de facturation (1 millier de factures sont émises chaque année).
* Un gain de temps de 3 jours par mois pour l'équipe administrative, ce qui lui permet de se consacrer à d'autres projets, comme la mise en place d'un projet pilote de simulation budgétaire pour chaque nouvelle étude.

"Le 20 du mois nous sommes à même de fournir les résultats du groupe sur M-1 et ceux de chaque entité et chaque étude. Outre un gain de temps grâce à l'automatisation, ASA nous permet des prises de décision rapides sur la base d'informations homogènes et à jour", précise Marie-Luce Cyprien-Delmotte.

En complément, dans une logique d'amélioration continue de l'application, plusieurs évolutions sont d'ores et déjà prévues : à court terme avec l'intégration des modules de gestion des congés payés et d'échanges de ressources et à moyen terme via l'intégration du module CRM et d'un outil de Business Intelligence. "Pour optimiser l'utilisation d'ASA et améliorer son utilisation, nous demandons par ailleurs à Apsylis de réaliser régulièrement un audit. Cela a été le cas en 2007 et nous envisageons de le refaire d'ici la fin de l'année. L'expertise et le savoir-faire d'Apsylis nous permettent de faire évoluer notre système d'information", conclut Marie-Luce Cyprien-Delmotte.