L'Hôpital Américain de Paris prend la décision début 2009 de moderniser son outil informatique de gestion comptable et financière. La démarche vise à renouveler et à adapter le système d'information aux nouvelles exigences réglementaires et techniques. "Nous souhaitions avoir un outil de facturation, de comptabilité et de gestion totalement intégré", indique Thierry-Alain Kervella, Directeur Système d'Information et d'Organisation de l'Hôpital Américain de Paris.

La prise de contact intervient avec Qualiac en septembre 2009. "Il nous a paru logique de solliciter la société Qualiac qui est reconnue comme une référence dans le secteur de la santé", précise Thierry-Alain Kervella. Après avoir présenté son projet par le biais de deux soutenances et d'ateliers sur site, Qualiac décide d'associer un intégrateur qui prendra le relais dans ce projet. L'éditeur choisit alors Sopra au vu de son expérience de plus de 30 ans dans le secteur de la santé. "De plus le groupe possède une équipe de 25 consultants experts Qualiac", ajoute Thierry Porta, Ingénieur Commercial New Business chez Qualiac.

La réactivité de Qualiac lors des étapes de sélection, les solutions proposées par l'éditeur et son expérience dans le secteur de la santé ont été des éléments décisifs dans le choix de l'Hôpital Américain de Paris. L'étendue de la couverture fonctionnelle de Qualiac et le respect des besoins énoncés dans le cahier des charges ont également pesés dans cette décision. "Aujourd'hui, Qualiac sait répondre à de nombreux processus achats métiers notamment dans le domaine de la pharmacie et de la gestion particulière des lots, ce qui le différencie fortement des autres éditeurs", indique Thierry-Alain Kervella.

Avant de prendre une décision définitive, il a pu échanger librement sur son choix auprès de plusieurs clients Qualiac dans le secteur de la santé, dont Jean-Claude Esaki, Responsable des Applications Financières et Logistiques ERP-PGI des Hôpitaux Universitaires de Genève et également avec Philippe Amourette, Directeur du Système d'Information de Resamut (Mutualité Française du Rhône). Au final, les contrats ont été signés en juin 2010.
 
Une forte complementarité
L'Hôpital Américain de Paris a été rapidement rassuré par la qualité du binôme Qualiac/Sopra. Profitant de la cohésion entre tous les acteurs du projet et de la forte implication des équipes, Qualiac et Sopra ont proposé à l'Hôpital Américain de Paris une solution au forfait, clés en main. Une prestation sur mesure incluant un planning détaillé et une estimation exacte des charges.

Lors des ateliers, Sopra était déjà intervenu pour expliquer les méthodologies du projet et délimiter les domaines fonctionnels. Ces ateliers de démonstration suivis de nombreux échanges ont permis d'estimer les interventions. "Nous avons réussi à pondérer un niveau de complexité, à définir une cartographie complète de prévision de charges forfaitaires. Le groupe projet de l'hôpital a su être précis au niveau des besoins, ce qui est indispensable à la mise en place de ce type de solution", développe Nicolas Dalbignat, Responsable du Centre de Compétences chez Sopra.

Pour Thierry-Alain Kervella, plusieurs raisons justifient ce choix : "Tout d'abord, soulager l'hôpital d'une importante charge de travail, ensuite nous obliger à avancer pour respecter les délais définis par l'intégrateur et enfin, bénéficier de l'expertise de Sopra et de Qualiac". Un autre intérêt de cette démarche est de casser l'effet tunnel puisque la solution est construite avec le client en atelier. "Tous les éléments sont qualifiés un par un, il ne restera plus qu'à valider l'ensemble. Cette méthode permet d'améliorer la conduite du changement, et nous laisse le temps de préparer la solution avant son implémentation", indique Nicolas Dalbignat.

Une solution qui simplifie la gestion courante
L'une des missions de Sopra est d'interfacer l'ERP avec les logiciels métiers et de le paramétrer. "Aucun développement spécifique n'a été nécessaire grâce à une couverture fonctionnelle correspondant à 100% des besoins de l'Hôpital Américain de Paris", précise Thierry Porta. Les connexions aux logiciels métiers pour la gestion de la pharmacie ou du bloc opératoire sont standardisées, alors que pour la partie comptabilité, une trentaine de flux d'interfaces de facturation doivent être gérés en temps réel. L'ERP doit également pouvoir fonctionner en association avec Cerner, la plate-forme de gestion administrative patient utilisée par l'hôpital.
 
L'Hôpital Américain de Paris a opté pour les modules Finances, Achats/e-Procurement, Stocks et Facturation, et plus de 120 utilisateurs parmi le personnel hospitalier sont concernés par l'utilisation du progiciel, dont une quinzaine pour le service comptabilité. L'ERP a deux vocations au niveau des achats : les commandes des produits disponibles sur le site et ceux commandés dans les nombreux catalogues extérieurs de référence par le biais du module e-Procurement. Tous les services étant concernés par le processus achats, l'objectif est de faciliter l'accessibilité au système d'information dans un contexte Web 2.0. "En effet, afin de faciliter la gestion courante, la nouvelle solution RIA 2.0 de Qualiac nous a semblé être la meilleure en matière d'ergonomie et de technologie au service des utilisateurs" précise Thierry-Alain Kervella.
 
Démarrage en juin 2010
L'implémentation et les étapes de spécifications fonctionnelles viennent de débuter et la mise en exploitation de la comptabilité devrait avoir lieu en avril 2011, et celle des achats, un mois plus tard.

L'hôpital a également opté pour la solution de dématérialisation des factures proposée par Qualiac et son partenaire ReadSoft afin d'alléger la charge de travail du service comptabilité fournisseurs. Une démarche logique dans le cadre de la modernisation du système d'information et au vu des volumes de facturation traités.

L'Hôpital Américain de Paris n'exclut pas, en fonction des futurs besoins, de requérir à d'autres modules Qualiac pour compléter et améliorer son système. L'excellent état d'esprit qui règne dans la mise en ?uvre du produit et la sérénité dégagée par l'ensemble des équipes encouragent l'hôpital à envisager de nouveaux projets.