Toujours en cours d'élaboration, ces trois outils destinés au monde professionnel sont directement inspirés d'outils largement utilisés dans la sphère personnelle. Deux d'entre eux fonctionnent en mode asynchrone et un en temps réel.

Communiquer en mode asynchrone avec un réseau de correspondants

IFS Talk est un outil permettant de diffuser des messages courts à un ensemble de correspondants. Comme sur le "mur" de Facebook ou Twitter, son écran principal affiche les messages reçus : des messages courts dénommés "scribbles", littéralement des "gribouillages". Ce système de communication rapide, implanté au c'ur de l'application, accélère les échanges car les utilisateurs n'ont plus besoin d'en sortir pour échanger des informations avec les collègues.

Écran principal d'IFS Talk

IFS Talk fournit une solution élégante aux sociétés qui s'inquiètent du temps passé par leurs collaborateurs dans Facebook. Mais c'est aussi une solution pratique pour résoudre des problèmes concrets. David Andersson, directeur des IFS Labs, cite un exemple :"nous avons présenté IFS Talk à une société où les employés travaillent en deux équipes, l'une le matin et l'autre l'après-midi : elle a trouvé que c'était une excellente solution pour améliorer les échanges entre les deux équipes."

Le contexte professionnel impose de gérer les aspects de sécurité et de confidentialité. Ils sont pris en compte dans IFS Talk, dont le périmètre est circonscrit à IFS Applications. Des fonctions de configuration permettent de restreindre les échanges à un groupe identifié de personnes, comme par exemple une équipe de projet.

WikiHelp est un deuxième outil en cours de développement. Directement inspiré de Wikipedia, il s'agit d'un référentiel d'entreprise collaboratif. Contenant des informations d'usage général, il a vocation à être enrichi par chaque collaborateur de l'entreprise. Toute personne doit pouvoir compléter une information existante pour faire bénéficier les autres de son expérience. "Par exemple, WikiHelp peut contenir tous les détails du traitement d'une commande dans IFS. Si nécessaire, quelqu'un peut ajouter des explications sur l'application des remises", précise David Andersson.

Ces outils ouvrent de nouvelles possibilités. Si quelqu'un a besoin d'aide, il peut envoyer un message à la volée au moyen d'IFS Talk, exactement comme dans Facebook. Quelqu'un peut dire : "J'ai le problème suivant. Quelqu'un peut-il m'aider ?" Tous les correspondants de la communauté professionnelle voient la question et si quelqu'un connaît une réponse, il l'envoie de la même manière. Pour décrire le problème, il est possible de faire un lien avec le lieu d'apparition du problème et d'envoyer une capture d'écran. On peut envisager d'élargir le contexte et de communiquer avec des personnes extérieures à l'entreprise, par exemple des clients : le type de sujets traités et le niveau de confidentialité des informations s'adapteront en conséquence.

Des manières variées de communiquer en temps réel avec un correspondant

Identification d'un contact et de son historique avec IFS Communicator

À côté des échanges en mode asynchrone, il est souvent nécessaire de communiquer en temps réel. S'inspirant cette fois de Skype et de MSN Messenger, IFS Communicator est un outil qui permet d'entrer en communication avec un interlocuteur depuis IFS Applications. La première étape consiste à identifier la personne concernée et à consulter les informations disponibles à son sujet : coordonnées, rôle, adresse, niveau des relations commerciales (par exemple dernières factures, paiements, livraisons).

Établissement d'une communication vidéo avec IFS Communicator

L'outil fournit des boutons permettant d'entrer en contact avec la personne par des moyens variés : conversation téléphonique, "chat", visiophonie. Comme toutes les informations sur les échanges précédents ont été enregistrées dans l'application, il est inutile de les rappeler. "Ce type de communication est donc particulièrement efficace. Les utilisateurs sont heureux", constate David Andersson.

Avec ce type d'outils, les utilisateurs n'ont plus besoin de basculer d'une application à une autre, ce qui est un facteur de perte de temps souvent négligé. En outre, ils gagnent en confort de travail. "Les utilisateurs plébiscitent ces outils conviviaux", constate David Andersson. "Chez IFS Labs, quand ils arrivent le matin, les gens ouvrent immédiatement leur application pour prendre connaissance des derniers messages échangés."

René Beretz