Un projet novateur
Depuis 3 ans, les procédures et les modes de fonctionnement de la fonction finance au sein de l'université, sont profondément repensés : un ERP dérivé de SAP a été développé sur mesure pour la gestion financière et comptable très spécifique du secteur. SIFAC - Système d'Information Financier, Analytique et Comptable - est ainsi en cours d'implémentation dans de nombreuses universités. Pour l'Université de la Méditerranée, l'accès à l'autonomie en matière de gestion budgétaire et de ressources humaines, est une réalité opérationnelle depuis 2 ans. Un historique de précurseur qui traduit bien la volonté de faire partie des pionniers de l'université de demain.

Avec l'adoption de SIFAC, c'est toute l'organisation comptable qui est repensée. A Marseille, un service de gestion centralisé des factures, placé sous l'autorité de l'agence comptable, a été créé. C'est ce service central qui décide de passer à la dématérialisation des factures pour accélérer les temps de traitement et améliorer la traçabilité comptable. À l'été 2010, un appel d'offres est lancé, et la solution ReadSoft retenue. Sa parfaite intégration à SAP garantit une implémentation sans ajustement lourd avec SIFAC, et sécurise le planning.

Respect des délais et mise en route rapide
Deux mois ont suffi pour rendre le système opérationnel, un record pour ce projet informatique stratégique, qui s'articule sur une refonte ambitieuse des processus et de l'organisation globale du service comptable. Le 1er janvier 2011, le service facturier démarre avec l'outil de ReadSoft. Philippe Djambazian, l'agent comptable de l'université, explique : "Depuis quelques semaines, la vitesse de croisière est atteinte ; elle permettra d'absorber l'équivalent des 30 000 factures traitées par an par l'université ; et à terme, avec le rapprochement des trois universités de Provence, Méditerranée et Cézanne, ce ne seront pas moins de 90 000 factures qui passeront chaque année dans le système de dématérialisation des factures fournisseurs de ReadSoft."

Dans le service, 10 personnes sont directement concernées. Les objectifs sont atteints :
? Une amélioration accrue de l'efficience du secteur comptable, grâce à une organisation repensée, en adéquation avec l'utilisation d'un outil de dématérialisation,
? Des processus adaptés à un nouvel outil de travail, permettant de se concentrer sur le métier de base en supprimant les tâches chronophages.
? Sans oublier des délais de paiement des fournisseurs raccourcis pour rentrer dans le code des marchés publics, qui impose 30 jours.

"Après 3 mois, nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix pour la solution ReadSoft. Elle permet non seulement de réduire le délai de traitement de la facture, évite la redondance des contrôles tout en permettant aux 200 gestionnaires de l'université de continuer à avoir 'l'image' de la facture, ce qui aurait été impossible sans cette solution", ajoute Philippe Djambazian.

"Ce projet réussi pour l'université de Méditerranée confirme notre capacité à répondre aux besoins spécifiques des universités rapidement et de façon pertinente. Fort de plus de 3 500 projets de dématérialisation de factures menés avec succès, et d'une parfaite intégration de notre offre avec SAP, nous sommes à même d'apporter des réponses concrètes aux autres universités qui sont dans la même réflexion que Marseille", conclut Christophe Rebecchi, Directeur Général de ReadSoft France.