Certes, parmi les quelques dizaines d'entreprises pionnières dans le monde ayant adopté les premières versions de Business ByDesign, il s'en était déjà trouvé certaines, comme BWI ou LFoundry, pour apporter leur témoignage. Mais l'adoption de Business ByDesign se limitait alors à la portion congrue et est restée quasiment anecdotique jusqu'à la mi-2010 pour culminer à 250 clients dans le monde à fin 2010. Fin mai 2011, Business ByDesign avait doublé ce nombre avec 500 clients, dont 34 en France. On compte aussi à ce jour 200 partenaires, dont 13 en France, et 150 revendeurs. Les objectifs de SAP sont de 1 000 clients à fin 2011, dont 105 en France.

Parmi les 34 clients français, 3 ont accepté de témoigner récemment lors de diverses manifestations : Redex, Leaderfit' et l'ICM (Institut du Cerveau et de la Moelle épinière). Voici les grandes lignes de ces mises en ?uvre, forcément réussies.

Redex et le CRM

Entreprise familiale fondée en 1949, Redex est le leader mondial de la transmission mécanique de haute précision pour machines-outils. Forte de 320 salariés, l'entreprise dispose de deux usines en France et de 7 filiales à l'étranger ; 90% de son chiffre d'affaires de 50 M€ proviennent des ventes à l'export.

Au fil des rachats successifs, la société a aggloméré un parc applicatif et des pratiques commerciales hétérogènes, qui ne lui permettaient pas d'avoir une vue d'ensemble de son activité. Avec comme objectif d'harmoniser ses relations commerciales, Redex recherchait un outil de suivi commercial intégrant le travail du marketing. Elle souhaitait aussi automatiser au maximum les tâches pour que les commerciaux consacrent plus de temps à la prospection et à la relation client qu'aux tâches administratives. Enfin, l'outil devait s'intégrer dans l'architecture existante des SI et pouvoir être déployé progressivement.

"Redex avait besoin d'un logiciel qui permette de modéliser les structures internationales de nos clients, des montages industriels complexes, mais également de faire travailler des équipes présentes sur le terrain autour d'un outil commun. Il était aussi important de pouvoir faire un PDP (Plan Directeur de Production) pour avoir de la visibilité sur l'avenir.", commente Gilles Grandjean, directeur commercial de Redex. Après avoir hésité entre plusieurs architectures possibles, Redex a retenu Business ByDesign, une solution qui présente l'avantage de ne pas mobiliser le service informatique et de conserver ainsi les ressources internes disponibles pour d'autres projets. "Ce qui caractérise un projet SaaS, c'est qu'une fois qu'on a l'URL, on a le logiciel !", lance Gilles Grandjean.

Le projet a démarré début 2011. L'installation, la reprise de l'historique sur 5 ans, le paramétrage et la formation des utilisateurs ont été réalisés par SAP en un mois. Durant la dernière semaine, Redex a effectué des doubles saisies avant d'effectuer la bascule définitive vers SAP Business ByDesign. "ByDesign a montré ses avantages dès le début : il n'y avait rien à configurer et, grâce aux préparamétrages, nous avons pu utiliser notre base de données originelle pour reprendre l'historique. [?] Déjà, la synergie entre l'avant-vente et les commerciaux commence à porter ses fruits, nous voyons même des échanges de bonnes pratiques entre commerciaux : l'outil joue finalement un rôle structurant sur le métier", conclut Gilles Grandjean.

Leaderfit? pilote son réseau

Société de services spécialisés dédiés à la remise en forme et aux formations Pilates, Leaderfit' compte 11 centres de formation en France et développe des "Master Franchises" pour vendre son savoir-faire à l'international. Ces "Master Franchise" nécessitent un investissement plus important pour la maison-mère. Leaderfit? a donc décidé de se doter d'un progiciel de gestion intégré pour mieux gérer son réseau, par souci de transparence et dans le but d'en accélérer la croissance.

La première étape a consisté en un audit externe de son système actuel pour en évaluer le coût et dégager des pistes d'amélioration. Le SI n'était pas intégré : l'entreprise utilisait Formaway, un logiciel spécialisé sur la formation, et Cegid pour la comptabilité, qui ne communiquaient pas entre eux. "Nous avons évalué à 40 K? les coûts liés à des tâches sans valeur ajoutée réalisées par nos collaborateurs", explique Didier Pescher, directeur général de Leaderfit?. "Nous devions réaliser de nombreuses tâches de ressaisie et de tri de fichiers".

Business ByDesign a été retenu parce qu'il permettait à l'entreprise d'automatiser sa comptabilité, d'éviter les pertes d'informations et les ressaisies, mais aussi de hiérarchiser et de trier les informations pour bénéficier d'une traçabilité sur toutes les opérations. Le fait que la solution soit en mode SaaS a aussi beaucoup pesé dans la balance : "Nous nous sommes rapidement aperçus que le choix d'un progiciel en mode SaaS à 100% était la seule réponse possible pour Leaderfit?", constate Didier Pescher. "N'ayant pas de compétences en interne, je ne me voyais pas embaucher quelqu'un pour la mise en place, la maintenance, sans compter les investissements en matériel".

L'implémentation a commencé début avril 2011 pour une livraison prévue au 1er juillet. Trois réunions ont été nécessaires avec l'intégrateur, Cerealog, pour le démarrage du projet et le paramétrage des fonctions devis et ventes, opérationnelles depuis le 19 mai. En plus des bénéfices attendus d'automatisation et d'harmonisation du système de gestion de chacun de ses centres, "Leaderfit' peut pratiquement ouvrir une section en 48h", selon Didier Pescher.

L'ICM gère ses financements

Créé à Paris à l'initiative des professeurs Gérard Saillant, Yves Agid et Olivier Lyon-Caen, l'Institut du Cerveau et de la Moelle épinière (ICM) est installé à l'hôpital de la Pitié-Salpêtrière à Paris. Son objectif est de trouver de nouveaux traitements pour les maladies du système nerveux du type sclérose en plaque ou Parkinson. Projet unique au monde, cet institut inauguré le 24 septembre 2010 regroupe plus de 600 chercheurs, ingénieurs et techniciens sur le site.

Dès juillet 2009, l'équipe informatique de l'ICM a préparé le déploiement des outils de gestion et commencé par dresser un état des lieux. L'objectif était de trouver un outil prenant en charge la gestion des sources de revenus (dons, budgets, primes, etc.) et la présentation des tableaux de suivi des engagements financiers et des projets en cours. À ceci s'ajoutaient deux contraintes : le progiciel devait être installé très rapidement et être prêt dès l'emménagement des équipes, facile à prendre en main, et disposer d'une ergonomie adaptée à des utilisateurs non habitués aux outils de gestion. "Le challenge pour le fournisseur de solution était donc triple : assurer une continuité des données, fournir une analyse pertinente en temps réel, et nous accompagner dans l'usage", commente Dominique Bayle, directeur des systèmes d'information de l'ICM.

Plusieurs critères ont pesé en faveur du choix de Business ByDesign : la haute disponibilité du service, la capacité à l'utiliser en accès distant et en mobilité pour les chercheurs décentralisés et les équipes internationales, des données constamment à jour grâce au traitement en temps réel. Mais la perspective d'un déploiement rapide, plus court de deux mois, a été décisive. "Nous avons fait une analyse comparée des coûts à 5 ans de l'ensemble des solutions disponibles sur le marché. L'offre Business ByDesign s'est révélée la moins chère, même en tenant compte de l'hébergement, de la maintenance et de la montée en gamme", ajoute Dominique Bayle.

Les tableaux analytiques sont indispensables aux chercheurs et techniciens de l'ICM, afin de programmer leurs achats et de les mutualiser pour des recherches qui s'étalent sur plusieurs années. Le déploiement de Business ByDesign s'est effectué en quelques jours à peine et la formation a été effectuée en trois jours par les équipes SAP sur site afin de faciliter et d'accélérer la prise en main de l'outil. Les 40 utilisateurs quotidiens, chercheurs, ingénieurs et techniciens de l'ICM, ont désormais accès à des tableaux de bord paramétrés qui leur fournissent une vue détaillée de leurs dépenses depuis mars 2011. "Externaliser l'outil est un choix rationnel, qui reste transparent aux yeux de l'utilisateur : tout fonctionne vite et de manière indolore. Quant au pouvoir du DSI, je suis architecte et horticulteur. Alors, vous savez, ça ne me touche guère ! Je cherche surtout et avant tout à satisfaire mes utilisateurs", conclut Dominique Bayle.

Benoît Herr