Calendriers de Paris est le premier groupe français d'édition et de fabrication de calendriers pour la publicité et la fourniture de bureau. C'est une PME de 100 employés réalisant 14 millions d'euros de chiffre d'affaires. La société réalise en interne toute la conception et la fabrication de ses produits, que ce soit pour ses offres standard ou personnalisées, et les livre à 25 000 clients différents.
Pour gérer et piloter une activité très complexe, l'entreprise a développé à partir de 1995 un logiciel spécifique fonctionnant sur AS/400. Cet outil, bâti autour de la gestion des commandes, s'est progressivement enrichi de modules variés. "Mais nous étions arrivés au bout de la logique", déclare Alexis Engel, directeur général de Calendriers de Paris : "le matériel était périmé, la maintenance du logiciel devenait difficile et les évolutions compliquées. Il fallait passer à autre chose."
Du plug-and-play à un projet plus ambitieux
Alors que jusqu'ici, la société avait surtout investi dans les machines de production, le moment était venu d'investir dans le système d'information. Dans ce but, elle a lancé en 2007 avec une SSII une pré-étude qui a examiné les solutions du marché : SAP, Microsoft, Oracle... Par ailleurs, la direction de la société connaissait des sociétés dans lesquelles SAP avait été implanté avec succès. Le choix de l'éditeur s'est donc vite fait. Étant donné la taille de l'entreprise et sans mener d'étude particulière, celui-ci a conseillé son produit Business One. C'est Viseo qui a été chargé de l'intégration ; mais celui-ci a vite constaté que le domaine d'activité de Calendriers de Paris et sa richesse ne pouvaient pas être gérés par ce produit, adapté aux petites entreprises de négoce. La décision a donc été prise de basculer vers All-in-One.
Mais ce changement a eu des conséquences sur la nature même du projet et sur son planning. Produit standard peu paramétrable, Business One s'installe rapidement en "plug-and-play". Démarrée en septembre 2007, l'intégration devait être terminée à l'origine en décembre pour un démarrage en janvier 2008. Mais le changement de produit a entraîné une modification des objectifs du projet et un allongement des délais. L'échéance de la fin 2007 n'était plus tenable : il a donc été décidé de reporter le projet d'un an.
Alexis Engel, directeur général de Calendriers de Paris
En effet, Calendriers de Paris est une entreprise saisonnière : l'essentiel de son activité démarre en avril-mai pour se terminer en décembre. Le premier trimestre de chaque année est une période creuse, idéale pour tout projet impliquant une réorganisation interne ou un changement d'outils informatiques : il n'y a pas de factures, pas de commandes. À partir du moment où la fenêtre de 2008 était manquée, le déploiement de la nouvelle solution était nécessairement reporté au début de 2009. "Rétrospectivement, il était illusoire de vouloir installer SAP All-in-One en 4 mois" ; constate Alexis Engel : "L'intégrateur a bien essayé de maintenir la date le plus longtemps possible, mais au bout d'un moment nous avons constaté en commun que ce n'était pas possible.".
Une phase de finalisation apaisée
Le projet est donc entré dans une phase de sommeil pendant 6 mois, et la société a continué à utiliser son logiciel propriétaire sur AS/400 pendant un an. Le projet a vraiment repris à partir d'octobre 2008 pour améliorer et finaliser ce qui avait été entrepris en 2007. Une nouvelle organisation s'est mise en place, avec un nouveau chef de projet chez Viseo. La relation de confiance s'est toujours maintenue entre Calendriers de Paris et Viseo : l'intégrateur a accepté l'interruption de la première phase du projet et le report d'un an. Le projet a donc duré un an et demi, avec une période d'interruption de 6 mois environ.
Un projet réussi grâce à un pilotage concentré en peu de mains et à un étalement dans le temps
Alexis Engel a pris la tête de l'entreprise en plein c'ur du projet. Pendant cette période, il a passé de 5 à 6 heures par jour sur le projet SAP, soit 40 % de son temps de travail quotidien. L'entreprise ne comportait pas de service informatique interne. Il a donc fait appel à un consultant externe, un assistant à maîtrise d'ouvrage qui jouait le rôle de chef de projet. Celui-ci faisait les arbitrages, assurait la liaison entre Viseo et l'entreprise, donnait son avis sur les propositions de l'intégrateur. Il a eu une grande utilité, en particulier grâce à la confiance réciproque qui s'est installée.
Le projet a mobilisé en interne ces deux personnes plus le quart d'une autre, ce qui est totalement atypique pour un projet SAP. Bien sûr, le rythme de travail était intense. "C'était une difficulté mais c'était aussi une opportunité", remarque Alexis Engel : "je passais mes soirées avec l'assistant à étudier la liste des choses à faire. Et j'avais personnellement tous les leviers de décision en main."
Plus généralement, Alexis Engel considère que les projets ont besoin d'une durée suffisante de maturation : "les gens ont besoin d'apprendre, de s'imprégner. On ne réussit pas bien du premier coup : des itérations sont nécessaires. Mettre plus de monde sur un projet ne l'accélère pas beaucoup. Un projet plus long impliquant moins de monde a plus de chances de réussir."
Un déploiement progressif profitant d'une période favorable
Les modules choisis dans SAP couvrent tous les flux opérationnels de l'entreprise : commandes (fournisseurs, clients), production, stocks, expédition (EDI), logistique (warehouse), facturation, recouvrement. Seule la paie est restée en dehors du périmètre. La recette s'est faite dans les règles, jusqu'aux signatures et aux paiements, de manière assez souple.
Calendriers fabriqués par Calendriers de Paris
Le déploiement de la solution SAP en 2009 a commencé par le chargement des données et la définition des gammes et des nomenclatures. Le déploiement s'est fait module par module (ventes, production, logistique, facturation), les flux étant décalés d'un ou deux mois, permettant la montée en charge, la volumétrie progressive et la fiabilisation de différents processus. Le travail interne avec l'intégrateur a porté ses fruits. "Pas un client ou un fournisseur ne s'est rendu compte de quoi que ce soit. Aussi bien les commandes que les paiements ont été effectués dans les temps", insiste Alexis Engel.
La période creuse du premier trimestre a été mise à profit pour valider le système sans pression. Il était peu utilisé (il n'y avait qu'une commande par jour environ), ce qui permettait de réagir facilement aux éventuelles anomalies. En pratique, il y a eu très peu de problèmes. Suite aux formations réalisées en décembre 2008, le personnel a eu le temps de prendre petit à petit le système en main. Comme les gens étaient disponibles, ils se sont impliqués et ont trouvé un réel intérêt à ce nouvel outil.
Un outil maîtrisé, qui s'enrichit de fonctions complémentaires
Aujourd'hui, Calendriers de Paris utilise l'application SAP tous les jours. En 2009, l'année du lancement, il a fallu régler quelques problèmes. En 2010, deuxième année de vie de l'application, la société a procédé à quelques améliorations pour répondre aux retours des utilisateurs : transformation de formulaires, simplification de transactions. En 2011, l'application s'est stabilisée : seules quelques interventions se chiffrant en quarts de journée ont été nécessaires.
La société a finalement embauché un informaticien, spécialiste de SAP, pour reprendre les activités de TMA de l'intégrateur, et accumuler de l'expérience en interne. "SAP est une machine à dépenser de l'argent : licences, intégration, packs, mise à jour, ironise Alexis Engel. "C'est comme une Rolls, un TGV qu'il faut savoir conduire, sinon on n'utilise pas toutes les possibilités."
Un projet complémentaire consistant à développer une interface en ligne pour les clients est en cours. ERP2Web sera intégré à SAP et permettra aux clients d'effectuer de nombreuses opérations en ligne : valider les personnalisations, saisir et valider les commandes, consulter les stocks, suivre l'avancement de la production, visualiser les bons de livraison, les factures... L'application sera lancée la saison prochaine. Elle est en cours de développement chez Viseo et sa filiale Object Direct, concepteur de systèmes. La complémentarité des compétences des deux sociétés joue à plein : compétences SAP de Viseo et compétences Web d'Object Direct. Ce projet tire parti des possibilités d'intégration avec de SAP.
La société a également acquis Innowera, un logiciel qui automatise les transactions SAP. Certaines transactions répétitives, en particulier avec les banques, s'appuient sur des listes de 500 adresses. À partir de fichiers Excel transformés et chargés dans SAP, il fallait auparavant une semaine pour traiter l'ensemble à la main. Avec ce logiciel, qui se comporte comme une macro Excel, l'ensemble des transactions est exécuté en à peine plus de 2 heures.
Alexis Engel conclut : "avec cet investissement important, Calendriers de Paris a franchi une marche que peu de sociétés sont capables de gravir. Je considère que nous avons entre 3 et 5 ans d'avance. En effet, seul SAP nous donne la capacité de gérer de la volumétrie. Aujourd'hui, nous faisons partie des 5 plus petites sociétés françaises équipées de SAP. Nous sommes fiers de l'avoir fait."
René Beretz