Bouygues SA, cotée à la Bourse de Paris (CAC 40), est présente dans la construction (BTP, immobilier et routes), les télécoms et les médias. "Nous utilisions trois logiciels internes, développés par le groupe, pour gérer la comptabilité, les engagements et le contrôle budgétaire. Leur obsolescence nous a poussés à abandonner ces outils et à réfléchir à une solution globale, adaptée à nos besoins, qui simplifierait l'architecture de base tout en étant la plus fiable possible" indique Jean-Paul Rouaud, Directeur de la comptabilité de Bouygues SA.

Une phase avant-vente très poussée
La consultation, comptant dix éditeurs, a réellement débuté en juin 2010. Le cahier des charges a ciblé des besoins exclusivement financiers et Bouygues SA a élaboré un questionnaire de plus de 400 questions afin d'analyser les différentes propositions des éditeurs.

Compte tenu des nombreuses contraintes imposées par les directions de Bouygues SA, la problématique était de retrouver l'essentiel des solutions mises en place précédemment dans un nouvel outil de gestion.

"Ils souhaitaient obtenir un fonctionnement différent et optimisé mais présentant un résultat identique à leur ancien système. Nous avons décelé une réelle volonté de continuité par rapport à l'acquis, et identifié des besoins très précis pour les décideurs, notamment en matière de gain de temps et d'aide à la décision" précise Patrick Lefay, Ingénieur Commercial en charge du dossier chez Qualiac. L'ergonomie de la solution Web 2.0 de Qualiac devient alors un atout primordial, celle-ci permettant en effet de présenter et synthétiser les informations de façon très accessible.

"Dans notre environnement, nous n'avons pas droit à l'erreur, le choix du partenaire est donc primordial. Nous étions très attentifs aux questions de sécurité en termes de solution, de sécurisation des données, de paramétrage et de respect des procédures de l'entreprise" explique Michel Buxeraud, Directeur Central Consolidation/Comptabilité de Bouygues SA.

Les deux parties se rencontrent alors à de multiples reprises, ces échanges permettant à Bouygues SA d'exprimer précisément ses besoins et à Qualiac de présenter l'étendue du périmètre fonctionnel de son ERP.

Des retours utilisateurs convaincants
Séduits par l'approche de Qualiac, les responsables du projet chez Bouygues SA décident alors de rencontrer des clients Qualiac en phase de mise en place de l'ERP Qualiac, confrontés à des problématiques identiques.

"Les retours des utilisateurs s'étant avérés très positifs, nous avons demandé à Qualiac de nous réaliser une maquette que nous avons testée après avoir suivi une journée de formation. L'ERP Qualiac nécessite une phase d'adaptation avant que l'on puisse se l'approprier totalement", précise Jean-Paul Rouaud.

Convaincu par l'ergonomie de la solution Qualiac RIA Web 2.0 ainsi que par l'accompagnement de l'éditeur, Bouygues SA décide, en janvier 2011, de confier à Qualiac la modernisation de son système de comptabilité/gestion budgétaire.

"L'ERP Qualiac étant pensé et développé pour une comptabilité 'France', ce critère a pesé dans la balance ; le fonctionnement et les retours du Club Utilisateurs Qualiac, la motivation déployée par l'éditeur et la présence d'une équipe commerciale sur Paris ont été trois autres éléments en leur faveur pour nous convaincre", explique Michel Buxeraud

Plus d'une centaine d'utilisateurs, dont notamment une dizaine de comptables, deux contrôleurs de gestion, une cinquantaine de gestionnaires (saisie des engagements), environ 80 approbateurs (engagements et factures), et une quarantaine d'utilisateurs du contrôle budgétaire répartis sur 4 sites et couvrant vingt-cinq sociétés, sont concernés par l'utilisation de l'ERP. Bouygues SA a retenu les modules Comptabilité/Finances, Elaboration Budgétaire, Rapprochement Bancaire, Immobilisations, Achats, Ventes (Facturation), Décisionnel et WIM (Workflow Information Manager).

Le déploiement a débuté au mois de mars 2011 et l'équipe projet forme à raison de trois ou quatre jours par semaine les référents chez Bouygues SA. Les interfaces sont réalisées en interne, l'assistance au paramétrage, prévue jusqu'en septembre, étant gérée en standard chez Qualiac.

La nouvelle solution sera ensuite testée dans une des entités du périmètre qui servira de structure pilote pour les aspects Finances, Achats-Ventes, Immobilisations, Contrôle budgétaire, Interfaces, l'objectif étant de basculer la holding Bouygues SA et ses filiales au premier trimestre de l'année 2012.

"Après cette première phase structurante, notre projet dans sa globalité va se poursuivre courant 2012 avec un deuxième volet lié à des développements spécifiques", précise Michel Buxeraud.

Cotée à la bourse de Paris au CAC 40, Bouygues SA publie ses comptes tous les trimestres. Il est donc nécessaire que les équipes soient totalement opérationnelles pour cette première échéance en 2012.

Bouygues réfléchit à étendre l'utilisation de l'ERP à d'autres fonctions telles que la gestion des notes de frais ou encore la mise en place du traitement des flux de trésorerie et d'autres applications rendues accessibles par le logiciel Qualiac.