Une vision à 360° de l'offre e-achats : c'est ce que propose une double étude, l'une auprès des utilisateurs, effectuée par l'IMA (Ingénierie et Management des Achats - Université Léonard de Vinci), l'autre auprès des acteurs du marché, effectuée par le site eachats-infos.com. Selon que l'on s'adresse aux services achats des entreprises ou aux éditeurs, intégrateurs et consultants du domaine, quelques différences d'appréciation apparaissent, mais de nombreux éléments communs émergent.

Le point de vue des directions des achats

Pour cette 3e édition de l'étude effectuée auprès des entreprises utilisatrices, quelque 30 entreprises, contactées par courrier électronique, ont accepté de s'exprimer au téléphone pendant environ une demi-heure. Ils s'agit surtout de grands comptes de tous les domaines d'activité. Les données recueillies ont été traitées de manière anonyme.

Parc des solutions e-achats installées dans les entreprises

La plupart des personnes interrogées connaissent les outils d'e-achats. Les solutions installées couvrent de nombreux aspects. En particulier, il ressort des réponses que 90 % des entreprises disposent de solutions décisionnelles dédiées aux achats. L'évolution des solutions installées se poursuit. Après un coup d'arrêt et un décalage dus à la crise de 2008, des projets ont démarré et sont actuellement en cours de développement, en particulier dans les domaines de la relation avec les fournisseurs et de la dématérialisation des factures. Mais l'incertitude persiste pour l'année 2012.

Échéance de mise en ?uvre des solutions e-achats

Dans les 18 mois à venir, les entreprises comptent surtout installer des fonctionnalités propres aux achats liés aux projets. Pluridisciplinaires, intégrant des données techniques, collaboratifs, ceux-ci sont en général mal outillés. L'enjeu consiste à harmoniser les achats généraux de la société et ceux propres aux projets. Interrogées sur l'évolution dans les 12 à 18 mois de leur système d'informations des achats, les entreprises prévoient un enrichissement fonctionnel, des montées de version et l'élargissement du périmètre d'usage pour faire fructifier leurs investissements. Le passage en mode SaaS est à peine mentionné.

Outre des gains de productivité et des gains financiers, les solutions e-achats favorisent le partage de l'information et la mise en commun des pratiques, en particulier grâce à l'harmonisation des processus, facteur de transversalité. Elles contribuent toujours à la gestion du risque fournisseurs mais moins que les années précédentes. La gestion décisionnelle et la capacité de prévision sont à peine citées, ce qui dénote le peu de maturité des solutions décisionnelles dont les entreprises affirment cependant être équipées. Cela signifie probablement qu'il s'agit surtout de petites applications sous Excel.

La mise en place d'une solution e-achats se heurte à divers freins et difficultés. Exercice difficile, le calcul du ROI est le premier cité. En pratique, les éditeurs et les cabinets de conseil notent que les entreprises le demandent de moins en moins, mais sont plutôt intéressées par des benchmarks, soit avec des entreprises similaires, soit entre solutions. Si la réticence des utilisateurs reste toujours un frein, elle a tendance à diminuer.

Du point de vue des entreprises, les investissements e-achats devraient baisser, le nombre de projets et leur durée devraient diminuer et leur taille grossir. Les entreprises aimeraient que la qualité des solutions s'améliore et que les prix baissent. Du point de vue des fournisseurs, leurs clients demandent un accompagnement à l'international, une intégration au back-office, une amélioration de la qualité des produits et services.

Du côté de l'innovation, les entreprises demandent surtout une amélioration de l'ergonomie des solutions. Elles veulent des écrans plus riches, plus simples, et surtout une simplification de l'utilisation comme la diminution du nombre de clics pour effectuer une action. Une demande existe aussi pour des accès aux solutions à partir de terminaux mobiles, une architecture SOA et la mise à disposition en mode SaaS. En regard, les fournisseurs voient également les attentes du côté de l'ergonomie, de la mobilité et du SaaS.

Du point de vue des entreprises, la DSI reste prescriptrice mais n'intervient quasiment plus au niveau décisionnel dans le choix des solutions e-achats au profit de la direction des achats et de la direction générale. Ce n'est pas nécessairement ce que ressentent les éditeurs : pour eux, les solutions e-achats sont de plus en plus intégrées, ce qui amène la DSI à intervenir.

Correctement formés à leur usage, les membres du service achats utilisent quotidiennement les solutions e-achats, qui sont bien implantées, et dans lesquelles les entreprises continuent à investir.

Le point de vue des fournisseurs

Pour sa 6e édition, eachats-infos.com a enquêté et a obtenu par téléphone le point de vue de 24 fournisseurs. L'étude regroupe les données recueillies, regroupées et traitées de manière anonyme. 63 % sont des éditeurs et 25 % des cabinets de conseil.

Le bilan de l'année 2011 est plutôt bon : seuls 24 % des sociétés annoncent un chiffre d'affaires inférieur aux prévisions. Pour 2012, les fournisseurs prévoient un chiffre d'affaires en hausse, un nombre plus important de projets, mais avec des projets plus petits, en contradiction avec la vision des clients. Les types de clients concernés restent pour plus de 50 % les grands comptes, les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) comptant pour 27 %, les PME pour 10 % et le secteur public pour 8 %. Les secteurs porteurs sont l'industrie, le secteur public et la distribution, le secteur automobile étant considéré comme saturé.

Les éditeurs prévoient la moitié de leur chiffre d'affaires dans le domaine du SaaS, contredisant là encore le point de vue des entreprises mentionné ci-dessus. Les interlocuteurs des fournisseurs chez les clients sont toujours la direction des achats, le responsable du SI achats, la DSI ainsi que la direction générale. Les responsables des processus sont plus présents, les responsables juridiques le sont moins.

Interrogés sur les embauches prévues dans leurs structures, les fournisseurs citent surtout les consultants, les avant-vendeurs, les ingénieurs commerciaux et les concepteurs-développeurs. Les éditeurs signalent qu'ils ont des difficultés à recruter certains profils, en particulier les développeurs et les consultants. Enfin, il ne faut pas négliger les besoins grandissants d'effectifs dans le support avec l'augmentation du nombre de solutions installées.

Les fournisseurs ne prévoient qu'un impact modéré de la situation économique et de la crise de l'euro sur leur activité. Ils sont modérément optimistes pour 2012. Pour eux les marchés restent en croissance, mais avec une croissance qui s'érode.

René Beretz

L'intégration des solutions d'e-achats avec les ERP et autres applications

Les solutions d'e-achats se composent de divers volets dont les besoins d'interconnexion avec le SI de l'entreprise varient. Selon Sébastien Dumas, responsable avant-vente de Synertrade et Gérard Dahan, VP marketing et communication d'Ivalua, l'e-sourcing est généralement considéré comme une application indépendante : consistant à rechercher des fournisseurs et à les contractualiser, il est peu intégré avec l'ERP. Mais il peut le devenir si l'on désire mesurer les performances et les gains, car il est alors nécessaire d'aller chercher dans l'ERP des informations sur les dépenses et les factures pour faire une analyse.

Par contre, l'e-procurement est nécessairement connecté à l'ERP, car il consiste à gérer les approvisionnements et il doit avoir accès aux factures pour vérifier le résultat par rapport au budget. Oracle et SAP possèdent un module d'e-procurement, qui s'intègre dans les flux financiers. Les éditeurs spécialisés peuvent s'intégrer avec les ERP de différentes manières.

Patrick Chabanne, account manager d'Ariba, décrit les divers cas possibles : "une situation extrême est celle où la solution e-achats s'approprie toute la chaîne jusqu'à la facturation et aux rapprochements, fournissant le bon à payer à l'ERP. Dans le mode intermédiaire le plus courant, l'e-procurement passe la commande et fournit à l'ERP les informations nécessaires à la facturation." Autre exemple, Ariba fournit un plug-in de gestion des catalogues qui s'intègre dans l'ERP : les utilisateurs y font appel de manière transparente à partir de l'ERP sans changer d'application.