Quels outils de gestion une petite entreprise peut-elle s'offrir ? Quels sont ses besoins ? Peut-elle se contenter d'un assemblage d'outils spécialisés ou a-t-elle intérêt à adopter une suite intégrée ?

Maisons Clothes, utilisateur pionnier d'ITvite

L'exemple de la société Maisons Clothes illustre bien cette problématique. Société belge d'impression et de broderie sur textiles, elle a pour clients des clubs sportifs, mouvements de jeunesse, cafés et restaurants. Avec 10 employés, elle réalise 600 000 ? de chiffre d'affaires par an et émet 80 factures par mois. Ses outils informatiques se composaient de plusieurs briques indépendantes et non connectées : un outil pour la saisie des factures et le calcul de TVA, un autre pour les commandes, devis et factures de ventes. Quant au suivi des clients, il était fait sur papier. Ce mode de travail engendrait des doublons, des problèmes de cohérence et une perte de temps importante.

Maisons Clothes a lancé un projet destiné à partager les données entre les différents départements de la société (commercial, administration et fabrication), améliorer la gestion au quotidien, en particulier la trésorerie, et réduire les coûts administratifs et informatiques. Elle s'est intéressée à une suite intégrée hébergée. "Nous avons testé ITvite sur Internet : nous sommes entrés très facilement dans le système grâce à son interface intuitive", explique Joëlle Mesureur, la responsable administrative de Maisons Clothes. Cette solution destinée aux PME, basée sur l'ERP Open Source Compiere, a été configurée et est commercialisée par la société Audaxis.

Une fois ITvite choisi, la formation à son utilisation n'a nécessité que 2 heures. La qualité de l'interface et la richesse des informations disponibles permettent de s'approprier le système très rapidement. "On peut accéder au système de partout. Cela permet de répondre facilement aux questions des collaborateurs, des fournisseurs, des clients, depuis n'importe où", s'enthousiasme Joëlle Mesureur, qui cite de nombreux exemples d'utilisation facilitant la vie quotidienne de l'entreprise :
? En quelques clics, il est possible d'afficher la liste des factures non payées, éventuellement en fonction de critères précis comme un montant minimal.
? La trace des paiements effectués s'obtient par une recherche dépendant d'un ou plusieurs paramètres, comme le montant ou le nom du client. Cela permet de s'appuyer sur des informations factuelles lors d'une conversation téléphonique avec un client.
? Un collaborateur peut insérer un commentaire sur une facture : il sera ensuite visible par tous.
? La vue personnalisée par banque permet de retrouver les extraits et de vérifier la cohérence des soldes.

Création de l'extrait bancaire à partir des factures

La liaison entre les factures et les extraits bancaires automatise les processus : pour effectuer un règlement, il suffit de sélectionner une facture et d'effectuer le règlement : la facture est automatiquement marquée comme payée.

Cette disponibilité généralisée des informations facilite la vie de tous les acteurs de l'entreprise : ainsi, lors d'une nouvelle commande, les commerciaux peuvent savoir si les factures antérieures ont été payées. La vision globale de l'entreprise s'améliore et la gestion commerciale en est facilitée.

Audaxis, configurateur, développeur et hébergeur d'ITvite

Créée il y a 20 ans, Audaxis s'est lancée dans l'Open Source en 2001 dans le cadre de ses divers métiers : Web, BI, hébergement et ERP (avec Compiere et OpenERP). Elle est aujourd'hui implantée en Belgique, au Luxembourg, en France, en Suisse et en Tunisie. S'appuyant sur la solidité de la solution et sur son interface Web, la société a packagé Compiere pour en faire ITvite, solution en mode SaaS destinée aux TPE dans le domaine du négoce et de la distribution.

"Compiere est une solution riche, multi-organismes, multi-sociétés, multi-magasins", explique Pierre Spilleboudt, président d'Audaxis : "cela permet à une solution Compiere d'évoluer avec la société." Le développement d'ITvite a consisté à configurer Compiere pour le marché européen, avec la prise en compte des plans comptables, des TVA belge, française et suisse et des normes CODA et SEPA. "Grâce à son interface intuitive, la solution ne nécessite que peu de formation et surtout, elle est à la portée de tous, sans nécessité d'une compétence comptable", insiste-il : "contrairement à des solutions comme celles de Sage, clairement destinées aux comptables, ITvite est orienté vers la gestion de sociétés."

Testée par quelques clients précurseurs, la solution, lancée en janvier 2011, a été adoptée par 10 clients. "L'une des grandes qualités de Compiere est son ouverture : son architecture permet de développer rapidement des adaptations répondant aux demandes spécifiques des clients.", insiste Pierre Spilleboudt. Audaxis travaille dans la logique de l'Open Source : un client qui désire une fonction particulière paie pour son développement ; s'il accepte de la verser dans le "pot commun", elle peut être réutilisée gratuitement pour un autre projet. Ainsi, Audaxis a développé une interface entre ITvite et Google Agenda pour la saisie de commandes d'une société de certification énergétique. Cette interface a été réutilisée pour un chauffagiste confronté à une gestion de rendez-vous.

ITvite est hébergé sur des serveurs gérés par Audaxis. Chaque client dispose de sa propre machine virtuelle. Cela répond aux inquiétudes et méfiances encore fréquentes sur le marché. "Les clients sont très peureux", remarque Pierre Spilleboudt. Audaxis offre les garanties classiques des offres hébergées : sauvegardes quotidiennes, sauvegardes fournies aux clients sur demande. La réversibilité est garantie. Si un client le souhaite, Audaxis fait un backup de la machine virtuelle, qui peut être ensuite réinstallé sur le serveur du client. Pour Pierre Spilleboudt, "c'est de l'informatique équitable."

Audaxis se pose naturellement la question de l'évolution d'ITvite vers le cloud, c'est-à-dire vers une solution mutualisée. Une piste prometteuse est celle de l'infrastructure cloud que vient de mettre en place au niveau mondial Consona, l'éditeur de Compiere.

Les tarifs pratiqués vont de 40 à 100 ? par utilisateur et par mois, selon qu'il s'agit d'un utilisateur occasionnel (comme les commerciaux) ou d'un utilisateur à temps plein, qui convient bien à des sociétés ayant jusqu'à 20 utilisateurs.

René Beretz