Adréa, spécialiste de la protection des personnes en santé, prévoyance, épargne et retraite, est issue du regroupement de huit mutuelles indépendantes et interprofessionnelles de dimension régionale qui assurent plus d'un million de personnes. Suite au groupement de moyens survenu en 2001, le conseil d'administration d'Adréa décide de lancer en 2008 une réflexion stratégique sur les futures orientations du groupe ; décision est prise de fusionner les huit entités en une mutuelle unique au 1er janvier 2011.

Au sein de ce projet de fusion, qui comporte 26 chantiers majeurs figure celui sur la convergence du système d'information comptable et financier de la mutuelle. C'est dans ce contexte qu'une dizaine d'éditeurs, dont Qualiac, ont été sollicités dans le cadre de la mise en place de la nouvelle organisation et de la refonte totale des outils métiers.

La direction financière, pivot de la décision
Au sein d'Adréa, une équipe de huit personnes pilote le projet SI comptable et financier. "Notre réflexion s'est portée sur la place que devait prendre la Direction Comptable et Financière dans la nouvelle organisation. Nous sommes arrivés à la conclusion qu'elle ne devait pas uniquement servir à produire des données comptables et financières mais également avoir une vraie fonction de pilotage avec des process bien établis dans les contrôles de gestion, le suivi des dépenses, la gestion de trésorerie", explique Olivier Brenza, Directeur Comptabilité Finances chez Adréa. Ainsi, le poste d'administrateur fonctionnel, créé pour la circonstance au sein de la Direction Comptable et Financière et confié à Bruno Vellay, sera la clé de voûte de l'organisation pendant toute la durée du projet.

Le projet est complexe car il regroupe plusieurs organisations indépendantes. Cela nécessite donc le développement d'interfaces et de flux spécifiques pour harmoniser les échanges. "L'ERP Qualiac assurant une couverture standard de l'ensemble des besoins fonctionnels de la mutuelle, nous avons pu organiser rapidement des ateliers pratiques. Nous avons décidé d'associer notre partenaire intégrateur Partesys dans notre démarche afin de renforcer l'accompagnement d'Adréa et de proposer une solution paramétrée et interfacée par l'intégrateur", indique Patrick Lefay, ingénieur commercial en charge du dossier chez Qualiac.

Le cabinet Norsys Conseil, qui intervient en assistance à maîtrise d'ouvrage auprès de la Direction du Projet afin de garantir l'alignement du nouveau SI comptable et financier aux enjeux stratégiques de fusion des mutuelles Adréa, a fait converger leur choix vers la solution permettant de répondre au mieux aux nouveaux enjeux métier (volumétrie, traçabilité, interfaces avec les SI métiers). C'est l'ERP Qualiac qui est choisi dès octobre 2009, l'efficacité du partenariat Qualiac-Partesys ayant convaincu les référents du projet Adréa. "Nous avons été séduits par l'approche 'processus métiers' de Qualiac. Leur démarche n'était pas uniquement centrée sur les outils techniques. Pour conforter notre choix, nous avons également eu différents échanges très positifs avec trois utilisateurs de Qualiac dans le domaine financier ; ajoutés à la présence de Partesys, ce sont des éléments qui ont fait la différence au moment de prendre notre décision", affirme Olivier Brenza.

Les modules Comptabilité/Finances, Immobilisations, Achats, Décisionnel et Workflow sont retenus en environnement Qualiac RIA Web 2.0 (Rich Internet Application). Adréa devient par ailleurs le premier utilisateur Qualiac à opter pour le module de Rapprochement Bancaire. Quarante utilisateurs réguliers sont concernés sur plusieurs sites.

Un projet en deux phases
Le projet comportait plusieurs problématiques : il fallait construire un environnement homogène sur la base d'outils hétérogènes, répartis sur des sites géographiques différents et représentant un volume de données élevé. Et ce avec une contrainte de temps, puisque Adréa avait pour impératif de posséder un outil unique pour la production et la consolidation des comptes dès le démarrage de la fusion au 1er janvier 2011. Il a donc fallu débuter rapidement la construction du socle de l'ERP afin de garantir le bon fonctionnement des interfaces à cette date. Par ailleurs, Adréa souhaitait récupérer les données existantes et intégrer de manière sécurisée les différentes écritures comptables comme les cotisations des assurés.

Le projet a ainsi été délimité en deux phases. La première concernait les obligations comptables et financières avec en point d'orgue les régimes obligatoires des travailleurs. La seconde était relative à la mise en ?uvre de Qualiac sur l'ensemble du périmètre fonctionnel de la direction de la mutuelle avec une entrée en vigueur prévue début 2011.

Le duo Qualiac-Partesys a su adapter son dispositif d'accompagnement des futurs utilisateurs, afin de faciliter la convergence de toutes les entités vers le projet commun. Cette attention toute particulière portée par Adréa à la mise en place de groupes de travail, a été un facteur clé de succès. "Les engagements ayant été respectés au niveau du périmètre et du planning, la phase de production de l'ERP a pu être lancée dans les temps", souligne Laurent Fleury, co-fondateur de Partesys. "La transparence entre les trois parties et l'implication des équipes internes et de la direction ont été totales, et c'est fondamental pour l'aboutissement d'un projet comme celui-ci."

"Aujourd'hui, nous avons atteint nos objectifs techniques. Une des clés de réussite de ce projet a été la collaboration gagnante ainsi que le partage clair des rôles et responsabilités entre les différentes parties prenantes sur l'intégralité du projet : Qualiac, Partesys, et Norsys Conseil. Il ne nous reste plus qu'à inculquer une vraie culture de contrôle de gestion au sein du groupe, et là c'est un travail de fond que nous sommes en train d'entreprendre", conclut Olivier Brenza.