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Au-delà des talents, la BP2L gère aussi ses postes
 
08/03/2012 :: Banque régionale, la Banque Populaire Loire et Lyonnais (BP2L) gère non seulement les talents et les carrières de ses collaborateurs, mais s'est offert une cartographie dynamique de l'ensemble des postes existant dans l'entreprise. Elle en assure le suivi dans le temps avec l'outil logiciel d'Adequasys.

La BP2L fait partie du groupe BPCE (Banques Populaires et Caisses d'Épargne). Elle compte environ 1200 collaborateurs pour une centaine d'agences et huit centres d'affaires. Elle utilise les outils de l'éditeur drômois spécialiste des SIRH (Système d'Information Ressources Humaines) Adequasys dans trois domaines :
- Le portail self-service Allegro, dont le principal objectif est de fournir de l'information à l'ensemble des collaborateurs et des managers ;
- Le portage dématérialisé des processus locaux : demandes d'indemnités (garderie, frais de transport), l'évaluation des collaborateurs, la révision salariale annuelle, etc. ;
- La gestion des postes.

Arrêtons-nous sur ce dernier point.

Un outil singulier

La gestion des postes fait partie du module de gestion du recrutement du produit Allegro HR d'Adequasys. Ce module est fonctionnellement très large et gère aussi les candidats, les candidatures, la correspondance etc. Mais seule la partie gestion des postes est utilisée par la BP2L, c'est-à-dire les caractéristiques des postes à pourvoir et le rattachement des collaborateurs sur ces postes (description, responsable, lieu, mission, début d'activité, type de contrat, etc.).

"La gestion des postes est un v?u de beaucoup de DRH, mais rares sont ceux qui s'y lancent", constate Olivier Arnould, responsable SIRH de la BP2L. "C'est une belle aventure, qui demande pas mal de réflexion et de travail pour la mise en place de l'outil, mais une fois que c'est fait, c'est très intéressant". À l'origine, l'objectif de la BP2L était de disposer d'une base de données maître et d'une cartographie de tous les référentiels transversaux de la banque : unités organisationnelles, emplois et postes.


Photo : Michel Djaoui

À partir de cette structure, l'outil d'Adequasys a permis de mettre en place la gestion de l'ensemble des collaborateurs (CDI, intérimaires, stagiaires...), en enregistrant toute arrivée, départ, mutation, etc. de collaborateur. "Cela nous permet de faire du reporting multi-critères à date, mais aussi de suivre les postes et leurs caractéristiques dans le temps, en extrapolant en fonction des décisions d'ouverture d'agence ou de postes prévues", précise Olivier Arnould.

Cette gestion n'est pas antinomique de la gestion des talents et des carrières. Au contraire, elle la complète : "dans les entreprises, il existe souvent de nombreuses bases de données et les informations de hiérarchie, d'affectation, de poste ne sont pas forcément centralisées. Chez nous, les données RH sont toutes intégrées au sein d'une même base de données", note Olivier Arnould. "Le collaborateur n'est nullement oublié dans le système, puisqu'il dispose par ailleurs du portail RH. La gestion des talents se nourrit de la structure des postes que nous avons mise en place".

Richesse des informations sur les postes

La BP2L a décrit plusieurs niveaux de métiers au sein de sa gestion de postes. Cela commence par le métier générique, comme par exemple "responsable de clientèle particuliers". Les postes sont ensuite déclinés dans les différentes agences et unités du siège et décrits individuellement. Autrement dit, il peut y avoir plusieurs occurrences d'un même poste au sein d'une même unité : autant de postes que de collaborateurs ont été décrits, un même collaborateur pouvant occuper plusieurs postes. Ces descriptions de postes sont dynamiques et peuvent se créer, se modifier ou se supprimer. Les postes permanents sont gérés, mais aussi les postes temporaires, liés à des CDD de surcroît d'activité ou à des projets d'entreprise.

Ensuite, les rattachements hiérarchiques des postes sont également décrits ; il est possible de gérer des rattachements hiérarchiques particuliers : ce n'est pas forcément le responsable d'une unité qui est le responsable hiérarchique du poste qui lui est rattaché. L'outil permet de gérer structurellement des caractéristiques particulières, comme des certifications ou cartes professionnelles nécessaires pour occuper un poste. La BP2L exploite aussi la notion de filière (commercial, support etc.), qui est utilisée comme un attribut du poste et peut ultérieurement faire l'objet d'un reporting sur ce critère.

Le gros intérêt de la description de toute cette structure, c'est que lorsqu'une personne est mutée sur un poste, toute l'information figure déjà dans la base de données. Il devient alors très facile de vérifier l'adéquation entre le poste et le profil et d'alerter les personnes en charge des mutations de personnel sur une inadéquation éventuelle et les actions de formation à mettre en ?uvre rapidement. "Il ne s'agit pas simplement d'une description de poste, mais d'attributs qui permettent de diffuser de l'information ou de générer des alertes", précise Olivier Arnould.

De même, les métiers nécessitant des passations d'information sont répertoriés comme tels et lorsqu'une mutation intervient, des messages e-mail sont générés automatiquement, pour informer les collaborateurs concernés. Cette démarche s'inscrit dans la certification "conseil bancaire" que l'AFNOR a attribuée à la BP2L le 26 janvier 2012.

Une vision multi-critères

"L'outil Allegro permet de visualiser la structure des postes selon plusieurs angles", se félicite Olivier Arnould. "La vision classique est structurelle et ressemble un peu à un organigramme, mais au niveau des postes et non des personnes. Nous avons également mis en place une visualisation par localisation géographique et par établissements juridiques. On peut imaginer créer d'autres vues, qui seraient plus liées à des domaines transversaux de l'entreprise, comme les filières évoquées plus haut".

L'outil permet également de connaître les titulaires successifs de tel ou tel poste. L'ensemble des données structurelles et des mouvements de personnel permet d'avoir un suivi précis du parcours professionnel du collaborateur, de faire du reporting sur la situation des postes et des collaborateurs qui les occupent et de savoir ainsi s'il existe un décalage entre l'objectif d'occupation des postes et la réalité à un instant t.

"Nous commençons à vraiment exploiter cet outil, qui est en place chez nous depuis septembre 2010, et à en découvrir toute la richesse", commente Olivier Arnould. "Les mutations des collaborateurs font l'objet d'information des autres services concernés, la base de données des postes étant réellement maître. Nous avons vraiment créé un lien entre le SIRH et les autres SI de l'entreprise, notamment le système de gestion de la banque".

Benoît Herr

 
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