Markess International a recueilli les réponses de 100 décideurs et 110 collaborateurs (dont des cadres) à un questionnaire envoyé en ligne et a mené des entretiens avec 26 prestataires. Cette confrontation montre les différences de priorités entre les deux populations : autant les premiers raisonnent surtout en termes de performance de la fonction RH, autant les seconds réclament des outils mieux adaptés à leurs besoins et plus en phase avec leurs usages quotidiens.

Parmi les décideurs interrogés, 58 % considèrent que l'automatisation des processus de gestion RH est un enjeu majeur : des chantiers sont en cours, consistant essentiellement à revoir les processus. 51 % d'entre eux mettent en avant l'harmonisation des pratiques RH au sein de l'entreprise ou du groupe auquel ils appartiennent pour optimiser et repenser la fonction RH. Certains mettent en avant d'autres thèmes tels qu'une meilleure prise en compte des risques psycho‐sociaux comme le stress et la surcharge de travail, l'évolution perpétuelle du contexte réglementaire, la prise en compte des nouvelles technologies et des outils collaboratifs, l'attraction de nouveaux talents et l'amélioration de la politique de mobilité interne.

De leur côté, plus de la moitié des collaborateurs et cadres interrogés attendent de la DRH une meilleure gestion des talents, c'est-à-dire un accompagnement de leur carrière, l'accès à des formations adaptées à leurs besoins, un meilleur développement de leurs compétences ou encore un accompagnement de leur mobilité interne. La moitié d'entre eux désirent des outils innovants leur permettant d'être plus efficaces, en particulier l'accès à distance aux applications internes : ainsi les managers peuvent plus facilement valider les demandes de congés, et les collaborateurs ont plus de souplesse pour gérer les plannings et saisir les notes de frais. Pour cela, les collaborateurs apportent souvent leurs smartphones personnels. Des solutions de visioconférence, de courrier électronique et de messagerie instantanée peuvent aussi être utilisées.

La gestion des talents au centre des enjeux

La gestion des talents est une mission stratégique pour l'entreprise, qui doit gérer les talents de toutes sortes, aussi bien les jeunes que les seniors en passe de partir à la retraite. Ainsi, un assureur déclare-t-il que 25 % de ses salariés vont partir à la retraite dans les 5 ans. Les services RH s'intéressent surtout à la valorisation des talents internes, mais 34 % des décideurs interrogés considèrent comme essentiel le recrutement externe. Pourtant, alors qu'ils sont bien équipés en outils de gestion administrative, ils manquent encore de solutions destinées à la gestion des talents. Seuls 11 % d'entre eux ont déjà installé une solution dans ce domaine, tandis que 27 % pensent le faire d'ici 2014. Des modules spécifiques permettent de gérer des sujets précis : chez The Phone House, qui distribue des produits de télécommunications dans 300 magasins et emploie 1 500 salariés, Cegid a complété la solution RH Place déjà installée par un portail RH destiné à la gestion en ligne des entretiens individuels, dans un mode collaboratif. Il permet de mieux connaître les besoins des collaborateurs en termes de mobilité, de formation et d'évolution.

La dématérialisation des processus : un chantier en cours

Des technologies au service des RH, selon l'étude Markess

57 % des collaborateurs et cadres accepteraient la dématérialisation de leurs bulletins de paie, mais seuls 12 % d'entre eux en bénéficient actuellement. Les décideurs sont impliqués dans les projets de dématérialisation : 52 % ont déjà procédé à celle des demandes de congés et 31 % à celle des entretiens. D'autres documents doivent suivre. Le renouvellement d'un module du SIRH peut être l'occasion d'améliorer les processus et de les dématérialiser. Ainsi, le conseil général des Côtes d'Armor avait besoin d'un nouveau système de gestion des temps pour ses 3 000 agents, dans une démarche de développement de l'administration électronique. La solution eTemptation d'Horoquartz a été déployée progressivement pour décentraliser la gestion des horaires et des absences au niveau des services. Les processus RH ont été optimisés et décentralisés : les agents accèdent par l'intranet à un self-service qui leur permet de faire leurs demandes de congés et de RTT, leurs déclarations d'absence, leurs corrections de pointage.

Terminaux mobiles et réseaux sociaux : demande forte des collaborateurs, prise de conscience progressive des services RH

Alors que les collaborateurs et cadres interrogés sont fortement demandeurs d'accès à distance et en mobilité aux applications RH, les décideurs n'en font pas une priorité : seuls 14 % d'entre eux ont mené un projet dans ce domaine et 12 % l'envisagent à l'échéance de 2014. Mais en pratique, 76 % des collaborateurs et cadres utilisent déjà des terminaux mobiles dans ce but, utilisant souvent leur équipement personnel.

Les services RH sont plus actifs dans le domaine des réseaux sociaux, qui ont déjà été mis en place par 34 % des décideurs, tandis que 26 % l'envisagent d'ici 2014. Quant aux collaborateurs et cadres, ils sont 45 % à utiliser des réseaux sociaux externes et 36 % des réseaux sociaux internes, mais 30 % d'entre eux attendent une aide des services RH pour la mise en place de tels outils.

Les bénéfices attendus des réseaux sociaux d'entreprise sont de nature variée. Les décideurs mettent surtout en avant le partage de connaissances et d'informations, l'identification de bonnes pratiques, le renforcement de la proximité entre RH et collaborateurs, l'amélioration du partage de documents. Les collaborateurs insistent sur la découverte de collègues ayant les mêmes centres d'intérêt, le renforcement du sentiment d'appartenance à l'entreprise, l'amélioration de la recherche d'informations, l'amélioration des interactions, l'accès à de nouvelles idées.

De telles solutions répondent bien aux besoins d'une organisation répartie sur plusieurs sites. La direction de l'innovation et des services du groupe La Poste voulait mettre en commun des travaux de veille pour faire aboutir des sujets d'innovation dans des services dispersés géographiquement. Dans ce but, elle a mis en place le réseau bluenove, reposant sur la plate-forme blueKiwi, outil d'échange permettant de faire émerger des projets grâce à des ateliers établis à partir du travail de veille.

Un marché en croissance impliquant un repositionnement de la fonction RH

Le marché des logiciels et services associés aux RH croît régulièrement : de 1 890 M€ en 2011, il devrait atteindre 1 980 M€ en 2012 et 2 200 M€ en 2014. Il s'inscrit dans un contexte où, dans une conjoncture économique et sociale contraignante, les services RH doivent faire preuve d'innovation, d'une part, pour améliorer leurs performances en dématérialisant et en automatisant les processus, et d'autre part pour répondre à une forte demande des collaborateurs qui veulent accéder aux applications RH par des moyens modernes, en particulier mobiles.

René Beretz