"Il y a une vraie dynamique autour de la dématérialisation", déclare Emmanuelle Olivié-Paul, directrice associée de Markess International, "elle perdure depuis des années et ne s'essouffle pas." Aussi bien les offreurs que les responsables dans les entreprises et les administrations se montrent toujours aussi actifs dans ce domaine. Cette thématique serait-elle favorisée par la crise car porteuse d'économies ? En pratique, les projets sont très peu impactés par la situation économique : seuls 27 % des responsables interrogés par Markess considèrent que la crise freine les projets.

Les chiffres sont parlants avec un TCAM (Taux de Croissance Annuel Moyen) de 14 % de 2011 à 2013 pour les logiciels et services associés à la dématérialisation, le chiffre d'affaires passant de 3 600 à 4 700 M€. En ce qui concerne l'archivage des contenus électroniques, le TCAM est de 16 % de 2011 à 2013, le chiffre d'affaires passant de 200 à 270 M€.

Selon les informations recueillies par Markess International, six raisons principales expliquent le succès de la dématérialisation :
1. la traçabilité : la dématérialisation améliore le contrôle des processus, la conformité (diminution des délais de paiement), les obligations légales ;
2. la collaboration, grâce au partage de documents, aux processus collaboratifs ;
3. la réactivité, avec l'accélération des processus, l'amélioration des délais de réponse et de traitement ;
4. la performance et la compétitivité, grâce à l'amélioration de la qualité de service (moins de ruptures, diminution des risques d'erreurs), une meilleure gestion de la documentation (archivage avec indexation, classement...) ;
5. les économies apportées par la réduction du coût de traitement, d'éditique, de distribution, et les nouveaux modes de consommation ;
6. la mobilité, popularisée par l'essor des smartphones et tablettes numériques (avec des projets dans les entreprises, comme les compagnies aériennes qui mettent les documents de bord sur des tablettes, ou des projets innovants dans les banques).

Des résultats tangibles obtenus grâce une offre mature

Les résultats sont facilement quantifiables : certaines entreprises notent une diminution rapide des délais de paiement, des délais de traitement, des coûts. Une compagnie d'assurance qui utilise les lettres recommandées électroniques a réalisé 75 % de réduction des coûts dans ce domaine. La dématérialisation des documents RH aide à être plus réactif dans un environnement réglementaire mouvant. Un phénomène d'entraînement aide à l'adoption dans les secteurs les plus actifs : services publics, banques, assurances, hôpitaux. Les aspects légaux et réglementaires jouent également un rôle important. Parallèlement, une maturation et une clarification des offres se sont produites : les offreurs et les prestataires sont reconnus.

Les projets de dématérialisation ont un impact sensible aussi bien sur les entreprises que sur les offreurs. Dans les entreprises, ils entraînent une réorganisation des processus, la mise en place de nouvelles procédures, un accompagnement du changement et de la formation, des révisions dans l'organisation, des adaptations du système d'information. Les offreurs doivent présenter une justification du ROI, améliorer la richesse fonctionnelle et l'ergonomie des solutions, apprendre à discuter avec un interlocuteur unique dans les entreprises qui désirent mutualiser les investissements par une approche transversale, garantir la pérennité des solutions et assurer l'intégration et l'interfaçage avec l'ERP et le SI existants.

Freins et boosters de la dématérialisation selon Markess International (cliquez sur l'image pour l'agrandir)

Les tendances se confirment avec un développement des offres, intégrant des solutions d'archivage électronique, des solutions de confiance, la diffusion multicanal. Les offres s'étendent à d'autres processus, s'adaptent au cloud computing, à la mobilité, s'intègrent de mieux en mieux avec d'autres applications. Elles impliquent de l'expertise et du conseil en amont. Elles sont nécessairement liées à une veille réglementaire sur le sujet.

Le marché répond avec un fort investissement en R&D, des recrutements, des changements internes avec une adaptation aux nouveaux modèles. Il se concentre et des partenariats se nouent : pour 78 % des offreurs interrogés, l'écosystème partenarial s'étend.

La dématérialisation aux salons Solutions

Partie intégrante des salons Solutions, qui se tiendront au CNIT à La Défense du 2 au 4 octobre 2012, le salon Solutions Demat' est aujourd'hui l'événement majeur couvrant tous les aspects de la dématérialisation. Regroupant près de 200 exposants, ces salons, pour lesquels l'intérêt ne faiblit pas, se distinguent par un programme dense de conférences, tables rondes, conférences et ateliers couvrant l'ensemble des thèmes. Philippe Grange, qui en est l'organisateur principal, insiste sur l'importance de la parole des utilisateurs : des binômes constitués d'un client et d'un fournisseur interviendront dans de nombreuses conférences. En effet, dit-il, "la parole d'un tel binôme a plus de valeur que le seul discours du vendeur."

Notons que, pour l'édition 2012, de nombreux avocats ont confirmé leur présence pour apporter leur point de vue dans un contexte qui soulève de nouvelles questions juridiques. L'ensemble des conférences représente 50 heures de débat en deux jours et demi. 42 tables rondes devraient toucher environ 3 200 auditeurs. Le format des conférences a été réduit à 1 heure à 1h 15 (1h30 au maximum), pour donner plus de dynamisme aux interventions et débats. Très appréciées des auditeurs, quelques conférences de bonnes pratiques réunissant clients et fournisseurs compléteront le tableau.