La société Ferrures et Patines, spécialiste de la quincaillerie d'ameublement en ligne, a optimisé son système de gestion comptable et commerciale avec la solution de WaveSoft, éditeur français de progiciels de gestion à destination des PME. L'entreprise a fait appel à ITUS Informatique, partenaire certifié expert Wavesoft, afin de faire évoluer les systèmes existants pour harmoniser et structurer l'ensemble de son système informatique de gestion.

Créée en 1984, la société alsacienne "Ferrures et Patines" est le fruit de la fusion entre l'univers de la quincaillerie de style pour l'ameublement et celui des produits de finition pour l'ébénisterie. En 2003, l'entreprise se distingue en prenant le virage internet et lance un site de vente en ligne. Le succès rencontré par cette initiative l'incite à faire évoluer son système de gestion pour pérenniser et optimiser le développement de ses activités. Aujourd'hui, avec près de 1700 articles déclinés en trois gammes (bronze, fer et laiton), le catalogue Ferrures et Patines compte parmi les plus complets du marché tant en matière de quincaillerie d'ameublement que de bâtiment. Mais l'activité de Ferrures et Patines ne se limite pas à la seule commercialisation de pièces de quincaillerie. Négociant, l'entreprise se double d'une activité de création et de production personnalisées. À ce titre, les artisans de Ferrures et Patines sont régulièrement mis à contribution pour la duplication de pièces existantes ou pour la réalisation de créations entièrement personnalisées. En outre, équipée de son propre laboratoire, Ferrures et Patines élabore une gamme complète de produits de finition (cires, popotes, teintes, vernis au tampon, etc.) et se devait donc d'utiliser des outils puissants et performants pour asseoir son développement.

En 2009, l'entreprise a lancé une consultation avec pour objectif d'homogénéiser les outils et processus entre les différents métiers et activités de l'entreprise et de disposer d'un outil souple, ergonomique et évolutif. Les priorités de Ferrures et Patines, dans ce projet, étaient :
- d'harmoniser trésorerie, gestion, prestations (logiciel, fournisseur,...), suivi commercial des différentes activités ;
- de piloter cette gestion au niveau central ;
- de sécuriser les transactions.

Après une recherche des solutions disponibles sur le marché et une présentation de projets par différents acteurs du marché, Ferrures et Patines a sélectionné WaveSoft via le projet présenté par ITUS Informatique. L'entreprise utilisait déjà depuis plusieurs années une solution propriétaire, développée spécifiquement en COBOL. La sélection du projet et de la solution s'est faite d'un commun accord, au premier semestre 2010, entre la direction générale et la direction comptable. Les critères décisifs de choix ont été la richesse des fonctionnalités, l'ergonomie et le coût.

Complexe, le projet a demandé un important travail de récupération des données en amont et de réintégration de celles-ci afin de ne pas perdre l'historique mais surtout de ne pas impacter le fonctionnement du site de vente en ligne. Une conduite du changement stricte a été mise en place, pilotée par Caroline Grossmann, directrice administrative et financière de l'entreprise. Une migration test a été opérée pour corriger les éventuels bugs avant la migration réelle. "ITUS Informatique a surmonté toutes les difficultés avec pragmatisme. Par exemple, la problématique de mettre tous les utilisateurs à niveau sur Wavesoft a été résolue par des formations adaptées en petits groupes et une possibilité d'utiliser l'outil et de poser toutes les questions pendant le paramétrage", déclare Caroline Grossmann.

Deux ans plus tard, Ferrures et Patines précise que les gains de productivité sont réels et significatifs pour la gestion quotidienne. Les gains de temps liés à la mise en place d'une solution intégrée, qui évite les saisies redondantes et automatise les tâches comme les rapprochements bancaires, le paiement par signature électronique ou la génération automatique des écritures comptables, sont de plusieurs jours par mois. Les résultats sont probants et Ferrures et Patines a désormais intégré l'ensemble de son catalogue avec une gestion fine des stocks. "Nous avons beaucoup gagné en souplesse et nous avons pu également mettre en place une gestion en réseau. Tous les utilisateurs, même les plus anciens, se sont familiarisés rapidement avec l'outil de GRC (Gestion de la Relation Client)", se réjouit Caroline Grossmann. La gestion, qu'elle soit commerciale ou comptable, est harmonisée et seules les données nécessaires sont conservées. Travailler sur le même progiciel facilite largement les échanges, qu'ils soient comptables ou marketing (états de reporting réalisés beaucoup plus rapidement et de meilleure qualité...). Caroline Grossmann résume pour conclure : "nous sommes très satisfaits du produit et de son déploiement. Nous retirons d'un projet pourtant complexe un très beau succès et une immense satisfaction, grâce à l'association d'une solution bien pensée et d'un intégrateur qui a assuré un déploiement adapté à nos besoins, dans les budgets et délais imposés, et avec un remarquable professionnalisme".

Pour Christophe Dubert, directeur de la société ITUS Informatique, "le projet était passionnant à tout point de vue. Il a fallu d'abord s'imprégner du métier de la quincaillerie d'ameublement et du bâtiment mais également acquérir le vocabulaire spécifique. Par ailleurs, le client disposait d'un applicatif métier développé, selon son cahier des charges, dans un COBOL propriétaire et hébergé sur un serveur Unix. Outre, la récupération et la migration des données existantes, qui ont été délicates en l'absence de modules d'export, nous avons dû gérer le passage d'un applicatif en mode 'caractère' vers une application Windows, avec souris et fenêtres. Répondre à plusieurs défis techniques, mais surtout faire preuve de pédagogie pour réussir le passage entre les deux mondes, a été un vrai challenge pour les équipes d'ITUS Informatique".