La société Electro-Peinture est spécialisée dans l'application de peintures électrostatiques à base de polyuréthane. Cette petite entreprise de 36 personnes a dégagé un chiffre d'affaires d'environ 3,2 millions d'euros en 2012. Dans ce métier de la peinture industrielle, essentiellement sur support ferreux, les salariés de l'entreprise interviennent chez les clients avec des équipements mobiles comportant des pistolets à peinture. Un cas typique est le changement des couleurs et des motifs sur les caisses et les gondoles dans les magasins.

Pour se rapprocher de ses clients, la société a créé plusieurs filiales sur le territoire français : la mise en place d'une gestion commerciale adaptée était indispensable pour prendre en compte cette nouvelle organisation.

Une solution standard adaptée à un contexte spécifique

Intervention en magasin

Le logiciel "EBP gestion commerciale" utilisé jusqu'ici ne répondait plus aux enjeux de la nouvelle structure. Après une réflexion interne et une étude du marché, la société a fait le choix de mettre en place l'ERP Divalto, non seulement pour ses caractéristiques propres mais aussi pour les adaptations que s'engageait à entreprendre l'intégrateur Octa. L'objectif était de créer une base commerciale unique en considérant chaque filiale comme un établissement. Il fallait que les mouvements concernant les filiales soient identifiés puis comptabilisés dans des comptabilités spécifiques.

Octa a développé des extensions aux logiciels Divalto pour prendre en compte ces caractéristiques. Après un paramétrage effectué fin 2011, l'intégrateur a conçu la fiche client : il s'agissait de migrer depuis EBP, mais aussi depuis Excel, vers la nouvelle solution. Puis il a effectué l'intégration et la formation des salariés. Commencés en juin 2012, les déploiements se sont terminés en septembre pour les cinq filiales. La solution prend en compte toute la chaîne des ventes jusqu'à la facturation. Les salariés qui se déplacent sur les chantiers disposent d'une feuille de route, générée à partir du bon de commande Divalto : celle-ci comporte des informations particulières, créées par paramétrage avec masquage de données chiffrées.

"La mise en place de l'administration des ventes s'est faite sans bloquer le fonctionnement de la société", se félicite Monsieur Lilian Garcia, directeur administratif et financier d'Electro-Peinture. "Nous avons pu sortir des factures rapidement. Il est clair que l'ERP apporte un profit maximal dans l'intégration et l'automatisation."

Caisse de magasin repeintes par Electro-Peinture

La solution choisie pour la gestion des filiales est la duplication des pièces inter-sociétés. Les ventes du groupe deviennent des achats par les filiales avec intégration dans leur comptabilité. Cette opération est actuellement réalisée chaque trimestre. Après une phase de découverte des mécanismes, les intervenants les appréhendent de mieux en mieux, et l'opération pourra bientôt être réalisée chaque mois. L'information inter-sociétés devient de plus en plus régulière, apportant une amélioration dans la connaissance du fonctionnement de la société et de ses filiales.

Pour la relation avec les clients, le module "relation tiers" de Divalto prend en compte la gestion des contacts par l'administration des ventes. Il permet la planification des relances commerciales et la mise en place d'actions de communication. L'assistante commerciale l'utilise beaucoup pour les mises à jour et les relances. Il est prévu de l'utiliser par la suite pour générer des campagnes d'e-mailing. La validation et la correction de la base de données se font au fur et à mesure des utilisations.

Un projet appuyé par l'intégrateur et impliquant les salariés

"Déployer un ERP dans une toute petite société est un projet qui pose un gros problème de ressources", explique Lilian Garcia : "c'est pour cela que le projet de gestion des achats n'avance pas plus vite." Les tâches nécessaires à l'intégration de l'ERP ont été réparties entre les salariés existants. Certaines répartitions sont naturelles. Par exemple, le service comptabilité a bien compris les enjeux de la nouvelle solution et a contribué à son intégration. Autre exemple, l'implication de l'assistante commerciale est essentielle pour la préparation de la base des clients et pour l'ajout de nouvelles fiches clients intégrant toutes les données nécessaires, afin de disposer de données propres. La mise à jour de la base est un vrai défi pour une TPE. A contrario, la population des commerciaux ne se sent pas concernée par cet aspect. "Ils sont plus pressés d'enregistrer une commande que de veiller à l'exactitude des données qu'ils saisissent", regrette Lilian Garcia. "Il est fondamental de les sensibiliser à la qualité des données."

Certaines autres répartitions sont moins naturelles, comme pour la gestion des éditions, qui est une fonction transversale. Octa a paramétré le module Xwin de Divalto pour les éditions de base de l'administration des ventes. "Heureusement, un salarié d'Electro-Peinture s'est approprié l'outil et a développé des éditions complémentaires", se félicite Lilian Garcia, "ce qui fait qu'aujourd'hui, les éditions commerciales sont définitives et répondent bien aux besoins."

Chantier sur un bâtiment

Octa a joué un rôle fondamental en maintenant la pression sur la société pendant le projet pour avancer et garder un bon rythme. Il a poussé à l'intégration de la comptabilité, à l'utilisation de l'administration des ventes afin d'atteindre un point de non-retour, évitant ainsi les risques de marche arrière. Une fois les premiers éléments de la solution mis en place, tout est devenu plus concret, les utilisateurs ont pris conscience de la valeur apportée par le projet et ils ont commencé à demander des améliorations.

Des évolutions pour enrichir la solution et emporter la conviction les salariés

"Un ERP est une boîte à outils avec de grosses capacités mais la société n'en a pas encore tiré tous les avantages", constate Lilian Garcia. En effet, la mise en place d'un ERP oblige à réfléchir à la base de données, à la définition des zones à remplir. Ce n'est pas un produit fini comme l'était EBP et les utilisateurs sont perturbés par le décalage entre l'ancien logiciel et le nouveau.

Face aux changements, les salariés ont commencé par faire des comparaisons, vantant la simplicité de l'ancienne solution et se plaignant des contraintes de la nouvelle, s'interrogeant sur l'intérêt de tel ou tel formulaire. Ils ont finalement adopté les modules Divalto mais sans être totalement convaincus : en effet, ils n'ont pas oublié l'ancien logiciel et n'ont pas encore acquis les automatismes adaptés au nouveau.

"Quand ils auront accès à des statistiques claires, les salariés prendront toute la mesure de l'intérêt de la solution", pressent Lilian Garcia. Dans ce but, des tableaux de bord seront réalisés à l'aide du module Hyperion de Divalto : ils s'afficheront automatiquement sur la page d'ouverture de chaque session.

Intervention sur une installation industrielle

D'autres évolutions sont prévues : la comptabilité va encore s'enrichir de l'intégration d'un flux d'affacturage dont le fonctionnement sera automatique. "Mais le chantier le plus urgent est la mise en place de la gestion des achats", insiste Lilian Garcia : "il nous manque encore la connaissance des montants avec autorisation, de la réception des marchandises, de l'état des stocks." La gestion des achats va être mise en œuvre progressivement, avec comme objectif à terme d'avoir les affectations analytiques ; comme pour les autres modules, elle nécessitera de dégager des ressources en interne. Enfin, la nécessité d'un module d'encaissement est apparue avec la mise en place de nouveaux sites de production comportant des ateliers de peinture en cabine et la création d'un négoce de peinture : il gérera les achats et assurera la gestion automatique des stocks.

En conclusion, Lilian Garcia considère que la société est sur le bon chemin : "avoir réussi en six mois la mise en place de l'administration des ventes jusqu'à la facturation pour l'ensemble des filiales est une belle réussite qui présage bien de l'avenir."

René Beretz