Cette édition du CXP Forum marquait le quarantième anniversaire de ce cabinet d'analyse et de conseil et incidemment aussi celui de l'apparition des ERP. Que de chemin parcouru depuis : "au départ, l'ERP était réservé aux grandes entreprises, qui menaient de gros projets ; mais ceux-ci n'aboutissaient pas toujours", constatait Patrick Rahali. "Inabordable pour les entreprises du mid-market, il ambitionnait de répondre à toutes les problématiques de toutes les entreprises avec le même outil".
Depuis, pour pallier les manques des ERP, des intégrateurs spécialisés dans divers métiers sont apparus. De l'ERP statique et technique des années 80 on est passé à un ERP mutant grâce à la concurrence, aux nouvelles technologies et à leur usage. "Il est devenu plus simple, compte plus d'utilisateurs et recèle plus d'informations. Bref, il est plus intelligent", souligne Patrick Rahali. Il intègre aussi une dimension décisionnelle importante, qui permet à l'entreprise de rester agile et réactive. L'ERP rationalise les processus et met en œuvre différents niveaux d'outils, depuis les indicateurs jusqu'aux outils de restitution et d'analyse en passant par les datawarehouses et les plates-formes de BI intégrées. Son environnement a également muté : l'ERP s'intègre désormais dans un paysage dont le Big Data, la mobilité et les réseaux sociaux font partie de manière inconditionnelle ; techniquement, il évolue vers les traitements en mémoire, y compris pour le transactionnel.
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"Aujourd'hui, les entreprises en attendent plus de réactivité, plus de métier et plus de proximité", note Patrick Rahali. Et il est significatif de constater que les quatre entreprises témoins sont toutes des entreprises de taille intermédiaire et non pas des grands comptes. "Qu'on soit une PME ou un leader mondial, les problématiques se ressemblent", pointe Patrick Rahali.
Sonepar s'appuie sur M3
Leader mondial de la distribution de matériel électrique et de solutions techniques pour les professionnels de l'électricité, Sonepar compte quelque 33 000 collaborateurs de par le monde, dont 6 000 en France, pour un chiffre d'affaires de 16,3 milliards d'euros en 2012. Il est représenté par 168 sociétés implantées dans 36 pays sur les cinq continents.
"À l'origine du projet, en 2007, il y avait 5 DSI en France : la direction a donc décidé de rationaliser la structure", explique Claire-Marie Reveau, responsable des études métier chez Sonepar. "Nous avons souhaité uniformiser les données et disposer d'un système évolutif en mettant en place un SI unique. De l'observation de l'ensemble des systèmes d'information dans les sociétés, la performance de l'un de ces outils s'est distingué et c'est alors que nous avons envisagé d'étendre l'usage de l'outil qu'elle utilisait aux quelque 5 800 utilisateurs concernés en France", poursuit-elle. "Il s'agit de Movex (ancien nom de M3 de Lawson, éditeur racheté depuis par Infor NdlR)" C'est ainsi que toutes les sociétés du groupe passent progressivement sous M3, la plus récente, qui utilisait initialement SAP, datant de 2011. Mais les déploiements sont toujours en cours.
La direction a pourtant fait le choix d'une stratégie "best-of-breed" : c'est pourquoi différentes solutions logicielles cohabitent toujours dans les SI de Sonepar. Ainsi, la gestion et le réapprovisionnement des entrepôts sont assurés respectivement par Infolog GE et TXT. Mais c'est bien M3 qui gère les commandes. Dans ce contexte, "l'intégration applicative était un enjeu majeur", commente Claire-Marie Reveau, qui précise que la BI est aujourd'hui déployée en même temps que M3 et que le bénéfice de cette démarche est immédiat.
Parmi les autres bénéfices de la rationalisation entreprise et de la généralisation de l'utilisation de M3, elle cite l'harmonisation des données,notamment des référentiels et tarifs fournisseurs, un accroissement de la productivité et la valorisation de certaines tâches répétitives. "La disponibilité des données en quasi-temps réel constitue une vraie valeur ajoutée", souligne-t-elle. À noter que, comme toute l'infrastructure interne a évolué en parallèle, l'espace de travail de tous les collaborateurs s'en est vu considérablement modifié et amélioré.
AREP : gestion à l'affaire
Filiale de la branche "gares & connexions" de la SNCF créée en 1997 par deux architectes et ingénieurs, le groupe AREP compte 500 collaborateurs, essentiellement urbanistes, architectes, ingénieurs, mais aussi économistes, techniciens, designers et graphistes. L'activité du groupe concerne essentiellement le bâtiment : concrètement, AREP conçoit et construit les gares pour la SNCF, mais pas seulement. Au total, le groupe s'occupe de plus de 400 projets en France et à travers le monde et génère un chiffre d'affaires annuel de 57 M€.
L'activité d'AREP correspond typiquement à ce qu'on appelle la "gestion à l'affaire", un métier dans lequel quelques éditeurs, dont Akuiteo, se spécialisent. "Dans la culture 'AREPienne' ce qui compte, ce sont surtout les projets. La gestion, ce n'est pas très intéressant...", confie Damien Saillant, contrôleur de gestion et projet SI chez AREP. "Cependant, à la SNCF comme partout ailleurs, il est nécessaire de vérifier les contrats, de savoir s'ils sont rentables, etc.". Or, la culture Akuiteo consiste à rester dans des pratiques métier de gestion à l'affaire. L'outil mis en place a permis à l'entreprise d'avancer dans ce sens et de sortir de la culture Excel qui prévalait auparavant. Mais le choix d'Akuiteo a aussi "été dicté par la nécessité de donner un accès ubiquitaire aux utilisateurs, y compris ceux situés à l'étranger, en Chine notamment", précise Damien Saillant "Parmi les autres objectifs du projet, nous avions la mise en place d'un outil plus souple et plus adaptable que l'outil maison utilisé précédemment. Mais le sésame de nos affaires, ce sont les heures et leur gestion".
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Ainsi, le projet de mise en place d'un ERP a-t-il été initié en 2009, pour une mise en production en une seule nuit en juin 2010. "La solution Akuiteo nous a permis d'accéder au pas suivant, c'est-à-dire la comptabilité", se satisfait Damien Saillant. Aujourd'hui, AREP élargit le périmètre fonctionnel de sa solution logicielle au fil du temps : "Akuiteo nous donne une meilleure maîtrise de l'outil et nous affranchit de la dépendance aux informaticiens. Nos bonnes relations avec Akuiteo nous permettent en outre de mieux cadrer les besoins de la société", conclut Damien Saillant. Mais l'enjeu le plus important du projet concernait les opérationnels, qui utilisent désormais beaucoup plus et mieux le système.
Montupet a adopté X3
Groupe industriel français spécialisé dans la conception et la production de pièces pour l'automobile, Montupet fabrique essentiellement des pièces de fonderie comme les culasses, pour des constructeurs automobiles comme Audi, BMW, Citroën, Nissan, Peugeot, Renault, Volvo et d'autres, ainsi que pour les sous-traitants de rang 1. Il possède sept unités de production en France, Irlande du Nord, Espagne, Bulgarie et Mexique. En 2012, le groupe a généré 399,5 M€ de chiffre d'affaires pour un effectif total de l'ordre de 3000 personnes (dont 961 en France).
En 2007, les SI du groupe étaient vieux et disparates : "nous voulions mettre en place une structure homogène mais aussi disposer d'un ERP répondant aux besoins fonctionnels de l'automobile", explique Stéphane Poignet, responsable des applicatifs ERP chez Montupet. C'est à Sage ERP X3 que l'entreprise a confié cette lourde tâche, une solution logicielle qui a commencé à être utilisée en production en 2010. "La principale difficulté du projet a été d'adapter les anciennes pratiques et de changer les habitudes : ça a été une vraie révolution de faire entrer l'ensemble des populations dans un système unique", commente Stéphane Poignet, qui a mis en place une organisation dédiée à l'accompagnement du changement. Et les bénéfices de l'adoption d'un ERP sont nombreux pour Montupet, à commencer par la standardisation, qui a notamment permis de démarrer la filiale bulgare très rapidement.
"Au départ, le choix d'installer un ERP concernait uniquement le transactionnel, mais très rapidement, le décisionnel est entré dans la boucle", poursuit Stéphane Poignet. C'est alors que Montupet a consulté le marché, à la recherche d'une solution évolutive. L'entreprise a finalement retenu BusinessObjects, solution pour laquelle Sage, éditeur de X3, propose des connecteurs. "La solution nous permet aujourd'hui de répondre aux besoins des différentes populations d'utilisateurs : nous avons rendu l'outil décisionnel adaptable par les utilisateurs fonctionnels", se félicite Stéphane Poignet, qui précise que "la solution de BI a permis d'améliorer l'analyse de l'information et le pilotage de l'entreprise, notamment grâce à des tableaux de synthèse, et à l'ERP de consolider l'entrée d'informations".
Parmi les autres bénéfices de l'homogénéisation des systèmes, français et bulgare notamment, on note le partage de ces systèmes par les services centraux, qui travaillent dans des environnements identiques quel que soit le site, et un retour d'information beaucoup plus rapide, avec un découpage analytique très fin et un suivi budgétaire très réactif. "Enfin, comme nous avons par la même occasion rationalisé notre parc de serveurs, nous enregistrons une réduction de nos coûts annuels de licences de 25%", conclut Stéphane Poignet.
Foodex s'équipe avec Dynamics
Face à toutes ces entreprises de taille intermédiaire, Vincent Mary, directeur des opérations de Foodex, estime que son entreprise est une PME. Pourtant, créée il y a plus de 20 ans déjà, cette entreprise d'import et de distribution de produits alimentaires japonais a été rachetée depuis par le groupe japonais TaKaRa Shuzo, spécialisé dans le saké. Foodex a une présence mondiale et possède des filiales à Milan, Genève et Bruxelles : son profil est donc proche de celui des entreprises précédentes.
Mais Foodex n'était pas ou très peu informatisé avant d'opter pour l'ERP Microsoft Dynamics : utilisateurs de Sage Ligne 100 dans ses différentes représentations, ce logiciel commençait à montrer ses limites et l'entreprise était par ailleurs encore contrainte de gérer ses entrepôts avec du papier. "L'applicatif était dépassé par les événements et notamment par notre croissance", constate Vincent Mary, qui précise que l'un des objectifs du projet était de mettre en place une informatique à l'échelon européen. Le reporting groupe faisait aussi partie des bénéfices attendus par le futur ERP.
"Notre approche a été classique et traditionnelle : nous avons fait une roadmap à 3 ans et décrit les différentes étapes, dont la première a été de mettre en place un ERP", souligne Vincent Mary. "Parallèlement, nous avons installé des terminaux radios dans les entrepôts, mis en place des échanges EDI, retravaillé l'infrastructure et changé notre messagerie." Très vite, la société a constaté que les critères de choix étaient avant tout métier, mais relevaient aussi de la facilité de déploiement et bien sûr du budget, c'est-à-dire du ROI. C'est Microsoft Dynamics qui a été retenu et en toute logique, Foodex s'est appuyée sur un partenaire métier, spécialisé dans l'agroalimentaire, pour mener son projet : "la première réflexion a porté sur les process, ce qui nous a permis de structurer l'entreprise", ajoute Vincent Mary. Mais l'outil a aussi permis d'uniformiser les méthodes de travail.
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Par ailleurs, l'objectif d'une informatique européenne a également été atteint, avec une unification des politiques tarifaires à l'échelle du continent et la mise à jour en cascade des prix et tarifs. Un autre bénéfice, lié à la mise en œuvre du logiciel sur des serveurs externalisés (IaaS), a été l'introduction de la mobilité : Vincent Mary affirme être aujourd'hui en mesure de travailler sur son ERP depuis le TGV avec son BlackBerry.
Son infrastructure informatique existante étant limitée à la portion congrue, Foodex a en effet opté pour une solution de type IaaS (Infrastructure as a Service), mais a souhaité conserver la "propriété" de ses licences logicielles. Les quatre témoins réunis autour de cette table ronde s'accordent d'ailleurs sur leurs réticences à utiliser leur ERP en mode SaaS, pour diverses raisons dont la principale est la maîtrise des données. Pourtant, Sonepar, par exemple, utilise déjà de nombreuses applications en mode SaaS, depuis la gestion des RH jusqu'à celle des engagements. Mais la société n'est absolument pas prête à adopter ce mode d'utilisation pour son ERP.
Autre point commun à tous ces projets ERP réussis : l'adaptation intelligente de la solution au métier de l'entreprise. Et Virginie Garlasain, chef de produit Microsoft Dynamics ERP, de conclure : "les ERP intelligents n'existent pas intrinsèquement, mais le rôle des éditeurs est de proposer des ERP utilisés intelligemment par les entreprises".
Benoît Herr