240 dirigeants et cadres supérieurs ont répondu, début 2013, à une enquête menée par le cabinet Mint Jutras, destinée à mesurer l'impact des perturbations causées dans les entreprises par les changements apportés dans l'ERP après leur déploiement initial. L'éditeur Unit4, sponsor de l'enquête, voulait savoir comment les ERP les plus répandus réagissaient aux cinq types de changements les plus courants rencontrés dans les entreprises : fusions/acquisitions, réorganisations, modifications réglementaires, changements dans les exigences financières, évolution des processus opérationnels. Une enquête similaire avait déjà été menée en 2009.

96 % des sociétés interrogées ont répondu que les évolutions permanentes de leurs activités ont entraîné des modifications de niveau modéré à important dans leurs ERP, ce qui, dans la plupart des cas, se traduit par un recodage coûteux. En outre, en quatre ans, la fréquence de mise à jour de leurs ERP a bondi de 111 % : alors qu'en 2009 seuls 30,3 % des sociétés interrogées mettaient à jour leurs ERP chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, 64 % d'entre elles sont aujourd'hui dans un cycle continu de changement de leurs activités.

Parmi les cinq types de changements vécus par les entreprises, ceux qui proviennent de la gestion financière sont les plus fréquents et ont le plus d'impact sur les ERP : ils concernent 73 % des sociétés interrogées. Viennent ensuite l'impact des changements dans les processus opérationnels pour 69 % des sociétés et celui des restructurations dans l'organisation pour 66 % d'entre elles. Enfin, 61 % des entreprises notent un impact significatif des changements dans les exigences réglementaires et 58 % un impact à cause des fusions et acquisitions.

L'impact global de ces changements est significatif sur les résultats des entreprises et entraîne des pertes de revenus et une augmentation des coûts. "Il en résulte des réductions de la valeur des stocks, des affaires manquées, des pertes de parts de marché, des retards dans les plans de réduction des coûts, une baisse d'efficacité opérationnelle, des retards dans le lancement de produits et de mauvaises décisions commerciales, note Cindy Jutras, présidente de Mint Jutras. Les chiffres correspondants sont en baisse de 13 à 15 %."

Des conséquences significatives pour chaque type de changement

Changements dans la gestion financière
Les changements dans la gestion financière concernent les méthodes comptables et souvent les exigences de reporting. Les changements dans les méthodes comptables proviennent souvent d'exigences réglementaires telles que la loi Sarbanes-Oxley ou la convergence des normes comptables internationales IFRS et GAAP. Ces changements entraînent des évolutions significatives dans les modules de comptabilité, de reporting et d'analyse des ERP. 42 % des sociétés interrogées ont déclaré avoir réalisé des modifications modérées et 31 % des modifications importantes dans leur ERP pour prendre en compte ces évolutions. Ce travail de modification des ERP entraîne des pertes d'accès temporaires aux informations financières critiques et donc des retards et des perturbations dans les activités commerciales et industrielles de l'entreprise.

Évolution des processus opérationnels
Les évolutions des processus opérationnels entraînent des modifications modérées dans les ERP pour 43 % des sociétés interrogées et des modifications importantes pour 26 % d'entre elles. Alors qu'elles sont censées améliorer la performance et augmenter le chiffre d'affaires et le bénéfice, leur mise en œuvre provoque à court terme des perturbations qui ont l'effet inverse.

Restructurations
Les changements d'organisation correspondent à des fusions ou acquisitions, à une extension géographique ou au lancement de nouveaux produits. Les réorganisations sont conçues pour mieux résoudre les problèmes économiques ou mieux prendre en compte les exigences réglementaires. On pourrait s'attendre à ce que les ERP prennent bien en compte ces évolutions très courantes dans les entreprises. Or ce n'est pas le cas pour de nombreux ERP du marché : pour s'adapter à des restructurations, 37 % des sociétés interrogées ont réalisé des modifications modérées dans leur ERP et 29 % des modifications importantes.

Exigences réglementaires
Au-delà des règles comptables et fiscales, les exigences réglementaires concernent de plus en plus les règles sociales et environnementales. Leur évolution a entraîné des modifications modérées dans les ERP pour 33 % des sociétés interrogées et des modifications importantes pour 28 % d'entre elles.

Fusions et acquisitions
Les fusions et acquisitions ne touchent que 80 % des entreprises interrogées alors que les autres changements touchent entre 86 % et 93 % d'entre elles. Pour les prendre en compte, 31 % des entreprises ont dû apporter des modifications modérées à leur ERP et 27 % des modifications importantes. Alors que l'acquisition d'une société par une autre est censée en augmenter la valeur, il existe un risque de diminution si l'intégration ne se fait pas assez vite. Les plans de réduction des coûts doivent se mettre en place très vite : mais la durée du travail de modification des ERP peut les retarder de manière significative.

Si la société acquise possède déjà un ERP, il peut être décidé soit de conserver les progiciels existants, soit de consolider et de rationaliser l'environnement autour d'un seul ERP. Dans tous les cas, des modifications seront nécessaires. Le remplacement d'un ERP par un autre est le projet le plus lourd, mais même si les deux sociétés sont équipées du même progiciel, des modifications seront nécessaires pour prendre en compte les règles financières communes.

Conseil pratique

Cindy Jutras conclut : "la plupart des ERP sont rigides et nécessitent des modifications importantes pour répondre à l'évolution permanente des entreprises. Les implications financières dépassent de loin les conditions financières consenties par les éditeurs lors de l'achat des licences. Lors de la procédure de choix, nous conseillons aux entreprises d'évaluer attentivement l'architecture de la solution et sa capacité à effectuer des changements par simple paramétrage et sans codage."

René Beretz