L'ANRH est une très ancienne association de type "Loi de 1901". Fondée en 1954 par Francis Montès, qui en est resté président pendant 45 ans, et reconnue d'utilité publique par décret du 19 février 1968, elle œuvre exclusivement pour le travail des handicapés. Avec un effectif global actuel de 1 400 personnes dont 1 100 handicapés, elle réalise des prestations pour de nombreux clients, dont Air France, Michelin, Bouygues Telecom ou encore Renault ou Orange, pour ne citer que quelques références. Son budget annuel est de l'ordre de 50 M€ : l'activité commerciale représente les deux tiers de ces ressources, le dernier tiers provenant de subventions propres aux entreprises adaptées ou aux ÉSAT (Établissements de Services d'Aide par le Travail – anciennement connus sous le nom de CAT).

Ses trois pôles d'activité sont :
- ANR Conseil, qui fait du conseil et de l'accompagnement des entreprises et des collectivités, notamment dans le cadre de leur obligation d'emploi de handicapés ;
- ANR Formation, qui dispose d'un centre de formation continue et dispense des formations ouvertes à tout public. Cette branche dispose aussi d'un centre de rééducation professionnelle qui propose des formations à des publics handicapés en reconversion professionnelle ;
- ANR Services, qui réalise des prestations industrielles, tertiaires et de services au sein de 17 entreprises adaptées et 3 ÉSAT.

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"ANR Services concentre l'essentiel de notre activité", précise Antoine Hulot. "Nos principales activités sont des travaux administratifs, de la blanchisserie, du SAV et de la sous-traitance industrielle".

Une diversité de SI

La solution en place était vieillissante et non centralisée : le progiciel utilisé, notamment pour la gestion commerciale, était le même pour les 25 établissements de l'ANRH mais les bases de données étaient toutes différentes. "S'ajoutait à cela des outils maison, développés en interne, dont la gestion des temps", note Antoine Hulot. Or, lorsqu'on exerce des activités aussi diverses que l'ANRH, la gestion des temps est primordiale.

Début 2012, l'ANRH a décidé de refondre ses systèmes d'information : l'objectif était de mettre en place un outil unique gérant tout à la fois la production, le commerce, la comptabilité et les temps. Dans cette optique, l'association a consulté le marché en exposant ses problématiques. "Nous voulions disposer d'outils permettant d'améliorer l'analyse des coûts, le pilotage global de la relation client et la gestion prévisionnelle de la charge, afin de mieux anticiper le taux d'activité du personnel", précise Antoine Hulot.

Vers la préconfiguration

Rapidement, l'association s'est rendu compte qu'elle ne disposait pas des ressources nécessaires à l'installation d'un ERP de manière classique. "En tout et pour tout, j'étais en mesure de dédier une personne complète au projet, toutes les autres ne l'étant qu'en complément de leurs activités quotidiennes. Et il fallait agir au plus vite", constate Antoine Hulot.

Lors d'une visite chez Microsoft et sur la suggestion des gens de la firme de Redmond, elle a fait la rencontre de la société belge Adultima, qui possédait déjà de nombreuses références dans le monde des entreprises de travail adapté en Belgique. Celle-ci propose notamment une solution ERP dite "préconfigurée", appelée Ready-2-Benefit. Construite sur la base de Microsoft Dynamics AX, elle met en œuvre les meilleures pratiques du secteur concerné afin d'être opérationnelle beaucoup plus rapidement. Concrètement, les trois premières phases de mise en œuvre d'un ERP (analyse, conception et développement) sont regroupées en une seule ce qui, selon Adultima, se solde par un gain de temps de six mois.

L'ANRH a pu vérifier que ce qui était mis en œuvre correspondait à ses besoins auprès de deux de ces entreprises adaptées belges et le choix s'est opéré en faveur de cette solution.

Le projet

En fait, il n'y a pas véritablement eu de projet puisqu'à l'issue de la signature du contrat et de l'installation du logiciel sur ses systèmes en juin 2012, l'ANRH a pu démarrer avec la phase de formation de l'équipe projet et de tests dès septembre de la même année. La version installée est un Dynamics AX 2012 standard et complet sur lequel viennent se greffer quelques fonctionnalités supplémentaires développées par Adultima pour les entreprises adaptées.

Un prototype a été présenté à l'ANRH par le prestataire en février 2013, pour permettre une validation de l'ERP avant son déploiement. Le premier site pilote a démarré en avril 2013 et le dernier à ce jour en juillet. Au total, ces sites pilotes sont au nombre de 5 : Nantes, Tremblay en France, Orléans, Lannion et une partie du siège social parisien de l'association. Tous les autres sites restent encore à équiper à ce jour, soit 20 au total. "Nous allons le faire d'ici le premier trimestre 2014, au rythme de 2 à 3 établissements par mois", anticipe Antoine Hulot.

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L'organisation du projet est restée classique, avec des utilisateurs clés sur les différents sites pilotes, qui ont participé, avec l'administrateur du système (c'est-à-dire la personne dédiée au projet en interne), à tous les tests. "L'objectif était de transférer vers nous les compétences d'Adultima concernant l'utilisation et le paramétrage de la solution. Nous souhaitions devenir aussi autonomes que possible, notamment pour le démarrage de nouveaux établissements et la formation des nouveaux utilisateurs", poursuit Antoine Hulot. Deux mois avant le démarrage, les utilisateurs clés des sites pilotes s'étaient déjà approprié le logiciel.

Contraintes et bénéfices

L'installation d'une version préconfigurée ne va pas sans contraintes, celle notamment de se satisfaire de l'outil tel qu'il est proposé. "La principale particularité de notre métier est la diversité des activités, parce que pour trouver du travail lorsqu'on est handicapé, il faut pouvoir intervenir dans de nombreux métiers. Il fallait donc que l'outil permette de gérer cette diversité, depuis des activités de production jusqu'à des activités de service. En dehors de cela, nos besoins et nos flux restent assez basiques, comme l'a montré l'analyse des besoins que nous avons menée. Et de toute façon, nous n'avions pas la possibilité de faire autrement. Il fallait donc rentrer dans le moule".

Quant aux bénéfices, "le plus important est certainement que la préconfiguration a rendu l'installation possible. Sans cela, nous n'aurions tout simplement pas eu les ressources nécessaires pour le faire", se satisfait Antoine Hulot. "Mais elle a aussi permis un gain de temps considérable. Enfin, malgré ses contraintes, l'outil répond à 90 % voire 95 % des besoins de l'ANRH". Le gain de temps n'est toutefois guère mesurable. En revanche, le budget est resté à peu près le même que celui des autres solutions envisagées lors du choix. "Mais à périmètre budgétaire égal, nous disposons d'un outil plus riche, notamment pour la gestion des prévisions de charges", assure Antoine Hulot. Le budget initial a été dépassé de 10 % environ, un dépassement lié à un élargissement du périmètre fonctionnel concerné en cours de projet.

Demain

Au-delà du déploiement de l'ensemble des sites, l'ANRH a d'ores et déjà prévu d'autres projets, dont l'interfaçage entre l'ERP et le nouveau SIRH, dont la mise en place est prévue en 2014. En outre, l'interfaçage entre l'ERP et un outil existant de gestion du SAV devrait également être réalisé prochainement.

Benoît Herr