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Septodont s'appuie sur TVH pour déployer Microsoft Dynamics AX
 
18/11/2013 :: En quelques années, Septodont a mis en œuvre deux versions successives de Microsoft Dynamics AX. Ce fabricant de médicaments pour dentistes a complété l'ERP par des développements spécifiques, en particulier une solution de codes-barres fournie par son intégrateur, la société TVH Consulting.

Entreprise française familiale fondée en 1932, Septodont est spécialisée dans les médicaments pour dentistes. Son produit phare est l'anesthésique injectable : les cartouches qu'elle fabrique représentent la moitié de la production mondiale. Elle fabrique aussi d'autres médicaments, des produits de nettoyage, des désinfectants, des amalgames... Avec un chiffre d'affaires d'environ 200 millions d'euros par an, la société dispose d'autorisations de mise sur le marché dans 150 pays. Son implantation comprend 4 centres de recherche et développement et 6 centres de production dans le monde, le plus important se trouvant à Saint-Maur (Val de Marne), où est également situé le siège social de l'entreprise.

Microsoft Dynamics AX au cœur du système d'information de Septodont

À partir de 2007, pour remplacer plusieurs applications disparates qui ne communiquaient pas entre elles (gestion des stocks, comptabilité, gestion des ventes), Septodont s'est équipé de Microsoft Dynamics AX V3 : après son installation sur le site de Saint-Maur, il a été déployé au Canada en 2008 puis dans les autres sites du groupe. Plusieurs développements spécifiques ont été entrepris à l'époque pour compléter le progiciel.

Mais des fonctions importantes manquaient ou étaient insuffisantes, comme le reporting financier et les activités inter-sociétés. En outre, en 2009, le PDG a pris la décision de mettre en place les codes-barres pour l'ensemble des produits, système très utilisé dans la pharmacie. La migration vers Dynamics AX 2009 a été considérée comme la meilleure option, étant donné les investissements déjà effectués sur ce progiciel. Mais cette version ne comportait pas de fonction de codes-barres. Un appel d'offres a donc été lancé pour trouver un intégrateur Dynamics disposant d'une solution de codes-barres et capable d'accompagner la société dans le double processus de migration et d'extension. "Le processus de sélection a été long à cause cette double exigence, explique Stéphane Leuvrey, directeur des systèmes d'information du groupe. Il fallait évaluer la richesse et la pérennité de la solution de codes-barres, estimer la culture du développement de la société et les moyens qu'elle y mettait."


Stéphane Leuvrey, directeur des systèmes d'information de Septodont

Répondant aux différents critères, la société TVH Consulting a été retenue pour son expérience du développement de solutions verticales. Après réflexion, il a été décidé d'intégrer dans un seul projet la migration vers la nouvelle version et l'introduction des codes-barres pour apporter aux utilisateurs le meilleur service et gérer les risques de manière adéquate.

Un projet international pour bâtir un modèle commun à tout le groupe

Projet de transformation portant sur de nombreux aspects du groupe, il a été d'emblée pris en charge conjointement par les entités française et américaine de la société : la réunion de lancement ("kick-off meeting") organisée en octobre 2009 a réuni 30 personnes du côté français et 30 personnes du côté américain : l'objectif était de bâtir un modèle unique pour l'ensemble du groupe.

Le projet a commencé par une longue phase de définition des process, suivie d'une phase de développement puis d'une phase de préparation au démarrage. L'équipe internationale de projet de Septodont était soutenue par une équipe de support chez TVH Consulting. Le démarrage effectif a eu lieu sur le site principal français le 1er janvier 2011 et trois mois plus tard en Amérique du Nord. La solution a ensuite été déployée sur les autres sites. "La présence de bons consultants et d'un excellent directeur de projet chez TVH a été un facteur de succès, insiste Stéphane Leuvrey. Leur contribution a été décisive pour ce projet qui était le premier à l'échelle du groupe." L'enjeu était d'assurer une bonne compréhension entre les membres de l'équipe, malgré les différences de culture.

Il était essentiel de faire passer les bons messages dès le début. La définition des process clefs et des process secondaires a donc mobilisé les énergies au début du projet. Cela s'est concrétisé par une feuille de route à 3 mois consistant à valider les listes et à exécuter la démarche. "Il est fondamental de ne pas diverger lors de la première phase, remarque le DSI. C'est pourquoi nous avons mis en place un processus d'escalade pour faire remonter si nécessaire les problèmes au bon niveau." Au plus haut niveau, le comité de pilotage réunissant des représentants de toutes les parties prenantes, y compris le PDG, prenait des décisions en dernier ressort. Stéphane Leuvrey y a fait, à l'occasion, des recommandations.

Du déroulement de projet à la maintenance

La participation de tous les métiers à la conception d'un projet est essentielle : elle s'est concrétisée par de nombreuses réunions dans lesquelles chacun présentait aux autres l'avancement de sa partie. Ce groupe de travail commun a permis aux gens d'élaborer le projet ensemble, d'échanger les points de vue, et à chacun d'évaluer l'impact de son travail sur celui des autres.


Gammes d'anesthésiques injectables de Septodont

À l'issue du projet, Septodont a internalisé la maintenance de la solution. TVH Consulting continue à assurer un support léger, intervenant à la demande. "Les interlocuteurs sont toujours les mêmes, ce qui facilite la communication", se félicite Stéphane Leuvrey. TVH Consulting apporte une aide appréciable aux déploiements à l'étranger, trouvant des ressources locales compétentes pour adapter la solution aux contraintes fiscales de chaque pays où Septodont s'implante. "Nous sommes partis pour un cycle de 5 ans, constate Stéphane Leuvrey. Nous ne ferons que quelques aménagements mineurs grâce à notre 'core model' robuste sur lequel nous nous appuyons pour gérer le changement."

Un CRM distinct, bien adapté au modèle de vente

Parallèlement au projet d'ERP, Septodont a lancé un projet de CRM pour doter son circuit de distribution d'outils efficaces. Une réflexion sur les méthodes de ventes actuelles et futures s'est engagée : cette première partie du projet a duré 9 mois pour hiérarchiser les besoins, définir les méthodes de vente et choisir les outils. Après étude du marché, le choix s'est porté sur Salesforce. Le projet de développement et d'intégration a duré 3 mois. Salesforce est dorénavant utilisé par la distribution indirecte au Royaume-Uni, en Allemagne et aux États-Unis. Pour la Belgique, où la société distribue ses produits en direct, Salesforce a été interfacé avec Dynamics AX.

"La préparation d'un projet est essentielle car c'est à ce stade qu'on traite 80 % de la gestion du changement. Il faut prendre le temps d'accompagner, d'expliquer, de fédérer. Ensuite le projet se déroule tout seul", conclut Stéphane Leuvrey.

René Beretz

Les codes-barres, outil de gestion des lots

L'industrie pharmaceutique gère les produits par lots, caractéristique que l'ERP doit prendre en compte. Quand il reçoit un numéro de lot de la part du métier, il met le lot correspondant en quarantaine. Lorsque l'assurance qualité le libère, il est utilisé en production.

Les numéros de lots sont utilisés à la fois pour les produits finis et les composants. Le déplacement d'une palette depuis les stocks vers l'emplacement de production se fait sur autorisation. Inversement, si une analyse remonte un problème, le produit est mis en quarantaine et instantanément bloqué, où qu'il se trouve dans la chaîne. Mais en pratique, ce type de sécurité est rarement mis en œuvre (cela ne s'est jamais produit chez Septodont).

L'analyse des risques en pharmacie se fait en fonction de catégories, des risques des produits et des risques des clients. En cas de problème identifié sur un produit, il faut mettre en place le plus rapidement possible un rappel des lots concernés afin de minimiser les risques sanitaires. Le système doit éditer très rapidement une liste des endroits où a été distribué le produit avec le nom de la société, celui d'un responsable et un moyen de le joindre (e-mail, téléphone, fax). L'opération se fait à l'aide d'un bouton "rappel de lot". Dans la production, les matières premières sont impliquées dans des process comprenant 3 à 5 niveaux. Si un fournisseur rapporte un souci ou si une analyse soulève un problème sur un lot de matières premières, un simple bouton disponible dans l'ERP donne toute la traçabilité des produits dans lesquels elles ont été utilisées. La cohérence et la fiabilité du système sont assurées car l'acquisition des données se fait en temps réel.

RB

 
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