L'annonce remontant à 2007, on peut espérer que les entreprises européennes et en particulier françaises seront prêtes à basculer leurs virements et leurs prélèvements au format SEPA (Single Euro Payments Area) le 1^er février 2014. Cependant, malgré une montée en puissance, il est permis d'en douter, notamment pour les PME : voir PME : la migration SEPA, c'est maintenant ! .

De nombreux pays, dont la France, devraient respecter les délais communs : la Banque de France vient de le confirmer. Mais un délai de grâce de quelques semaines sera-t-il tout de même accordé ? À l'heure où nous publions ces lignes, nous ne le savons pas encore. Cependant, certains pays, comme le Portugal, bénéficient de reports au 1^er février 2016. Pour les autres, une nouvelle échéance les attend en 2016 pour d'autres moyens de paiement.

Le passage à la norme SEPA représente pour les entreprises un projet qui implique de nombreux intervenants, internes et externes. C'est ce que vient de vivre France Télévisions

Un projet complexe impliquant de nombreux acteurs

Premier groupe audiovisuel français, France Télévisions se compose de 23 entités juridiques distinctes, regroupant 10 770 collaborateurs. Son chiffre d’affaires a atteint 3 186 M€ en 2012. Le groupe est présent en France métropolitaine, dans les DOM et les TOM. Le projet de migration vers la norme SEPA avait pour objectif principal la mise aux normes. Celle-ci a concerné l'ensemble des outils de gestion du groupe, sachant que les normes SEPA s'appliquent aux DOM mais pas à la plupart de TOM.

France Télévisions fait appel à de nombreuses banques : 16 dans l'hexagone et 6 dans le DOM. Très franco-française, elle n'a pas d'activité significative à l'étranger. Les virements SEPA pour les fournisseurs et les salariés se font surtout en France. Les virements à l'étranger ne représentent environ que 10 % des règlements fournisseurs.

Le projet s'est déroulé de mai à octobre 2013, avec une activité réduite pendant l'été. Il a concerné 20 collaborateurs provenant de différentes entités internes et externes : direction financière, mais aussi DSI et RH, TMA (l'administration des applications est effectuée par des prestataires extérieurs), prestataires et fournisseurs de systèmes d'information. Aucun collaborateur n'y a travaillé à temps plein, chacun continuant à accomplir ses tâches quotidiennes.

Il a fallu procéder à la transformation des référentiels bancaires pour introduire les données IBAN et BIC dans les comptes bancaires en euros. Les fichiers de virements sont passés au format SEPA dans plusieurs types d'applications : les ERP (Oracle, Qualiac, Xotis), outils financiers principaux, les progiciels financiers (FRP Treasury de Sage) pour les virements unitaires et les SIRH (Pleiades de Sopra) pour la paie.

En pratique, il a été nécessaire d'effectuer des mises à jour de progiciels, soit par montée de version soit par ajout de modules, pour l'ensemble des applications. Un convertisseur SEPA a été mis en œuvre pendant l'été avec les banques du groupe. Il s'agit du service SCT de Sage. Des tests des structures de fichiers et de communication bancaire ont été réalisés. Au total, 450 tests de communication bancaire ont été effectués dans 12 banques : 6 en métropole, 6 outremer. La communication en direction des salariés, impliquant la RH, a été importante.

"L'IBANisation", processus central du projet

Le coût principal du projet a été "l'IBANisation", autrement dit le changement des référentiels tiers (fournisseurs et salariés) du format français (RIB) au format SEPA (IBAN), consistant à ajouter au RIB le code banque ou BIC. "Ce fut un travail important et compliqué car il n'existe pas de base de données en ligne des BIC", explique Jérôme Pouvreau, responsable de la trésorerie et des financements du groupe France Télévisions. Il a fallu s'appuyer sur un portail SWIFT pour effectuer des recherches et vérifications et sur des fichiers fournis par la Banque de France, qui permettent de retrouver les BIC à partir des codes guichet. Ce processus qui a transformé 95 000 RIB a nécessité plusieurs itérations.

Création d'un mandat de prélèvement avec Sage Online Banking V2

La reprise de référentiels tiers a permis d'éliminer les RIB obsolètes. En remontant loin dans le temps, de nombreux RIB, inutilisés depuis longtemps, faisaient référence à des établissements bancaires dont les codes banques ou guichets avaient changé, en particulier dans les cas de fusions. Le référentiel salariés, qui comprend des effectifs permanents et non permanents, contenait les coordonnées bancaires d'intermittents du spectacle qui n'avaient pas travaillé pour France Télévisions depuis plusieurs années. Beaucoup d'anomalies sont apparues et il a fallu faire de nombreuses corrections. Mais cet investissement évitera les rejets de virements à l'avenir.

Des difficultés et des résultats

La norme SEPA est censée définir un format commun utilisé par tous les acteurs des paiements. En pratique, la norme n'est pas mature. Il en existe plusieurs versions : Unifi ISO 20022.01, .02 et .03. "Toutes les banques ne traitent pas les dernières versions. Et même pour une version donnée, il y a des variations entre les banques", regrette Jérôme Pouvreau. Le format comprend des zones obligatoires et des zones facultatives, variables d'une banque à l'autre. Ainsi, le virement de la paie contient des zones optionnelles, par exemple pour répondre aux exigences des pays qui pratiquent la retenue des impôts à la source : ceux-ci ont besoin de l'identification fiscale du salarié. France Télévisions a défini un format commun, utilisable par toutes les banques.

Un autre souci a été la faible maturité technologique des banques sur la norme SEPA, ce que regrette Jérôme Pouvreau : "les échanges avec les banques ont été compliqués : nous sommes tombés sur des interlocuteurs débordés et souvent peu compétents sur le sujet." En outre, elles n'ont pas mis en place de configuration de tests alors que l'échéance est proche.

Le démarrage effectif a eu lieu le 25 novembre 2013 : "ce fut une grosse semaine. Nous avons tout surveillé et corrigé quelques anomalies et bizarreries au fil de l'eau." Heureusement il en restait assez peu grâce à la très bonne couverture des tests, bien organisés et structurés.

Des coûts réduits, peu d'économies, peu de valeur ajoutée

Ce projet de quelques mois a consommé des ressources internes mais a apporté peu de valeur ajoutée. La mise à jour du système comptable, des ERP et des progiciels de paie a plus été vécue comme une contrainte. Les économies réalisées restent modestes : le règlement des fournisseurs dans la zone SEPA a entraîné des gains inférieurs à 5K€ par an, car leur poids reste modeste.

La prise en compte de la norme SEPA par les progiciels n'a représenté aucun coût supplémentaire, car intégrée dans les contrats de maintenance. Le convertisseur étant en mode SaaS, il n'y a pas eu de coût d'acquisition de logiciel. Si les coûts internes restent difficiles à évaluer, les coûts externes ont été limités, concernant essentiellement l'intervention de Sage pour l'IBANisation, soit un peu moins de 10 K€.

René Beretz

Encadré : les offres de Sage pour la migration vers SEPA

Sage propose différentes solutions pour accompagner les entreprises dans la transformation de leurs moyens de paiement vers la norme SEPA.

Pour les PME, surtout concernées par la mise en conformité de leurs moyens de paiement, Sage propose une solution unique, très packagée, simple à déployer et peu coûteuse : Sage 100 Moyens de paiement EBICS i7 v7.70. Intégrée dans les solutions standards Sage 30 et 100, elle assure, en particulier, la gestion des mandats, que les entreprises doivent maintenant prendre en charge pour effectuer des prélèvements.

Pour les ETI, Sage a lancé Sage Online Banking V2, solution en cloud privé sécurisé qui se présente sous la forme d'un portail Web disposant de nombreux modules. Elle offre aussi des services complémentaires d'aide à la migration SEPA. Outre la conversion BIC-IBAN, elle propose des formulaires de création et de modification de mandats SEPA, accessibles aux entreprises et à leurs clients, et assure la migration des autorisations de prélèvement.

RB