Le succès d'un ERP dépend de tout un ensemble de facteurs : notoriété, richesse fonctionnelle et évolution de la solution, durée de maintenance, souplesse des adaptations, tarification, disponibilité, implication et compétence des intégrateurs. Si les ERP Open Source ont un avantage net en termes de tarification par l'absence de frais de licences et qu'ils sont généralement simples à adapter aux besoins des clients, ils ne bénéficient pas de la notoriété d'un éditeur reconnu. C'est l'implication, la compétence et la proximité de l'intégrateur qui jouent un rôle essentiel dans la diffusion, la mise en œuvre, la maintenance et l'évolution des solutions auprès des entreprises. Héonium s'appuie sur OpenERP pour proposer des solutions adaptées aux PME du Sud-Est.
Un noyau standard et des adaptations marginales
Créé en 2009, Bazile Télécom est un opérateur virtuel de téléphonie mobile dédié aux seniors. La société propose toute une gamme d'appareils conçus spécifiquement pour les seniors et fournit des services adaptés au moyen d'une plate-forme disponible 24 heures sur 24. Lors de sa création, la société a démarré sa comptabilité avec Ciel. Mais devant l'augmentation rapide du nombre de clients, elle a basculé vers OpenERP au début de 2011, accompagnée par l'intégrateur Héonium, qui a pris en charge le projet, depuis l'analyse jusqu'au déploiement. Seuls quelques minimes développements spécifiques ont été nécessaires : automatisation de l'importation et de la vérification des factures, créées en amont, optimisation des prélèvements automatiques et plus récemment mise à la norme SEPA.
Exemple de l'offre de Coppernic
Coppernic est un créateur de solutions mobiles : à partir de terminaux radios, PDA ou tablettes, la société construit des produits spécifiques en intégrant un lecteur avec ou sans contact et en développant des applications de contrôle des données et de gestion d'accès aux données. Ces produits sont utilisés dans le contrôle d'identité pour des élections, le contrôle des billets dans les trains, la gestion des containers dans les ports... Début 2011, les créateurs de l'entreprise ont décidé de mettre en place un logiciel Open Source en se faisant accompagner par Héonium, choisi pour sa compétence et sa proximité. Le projet a été divisé en étapes, classées par ordre de priorité.
Le plus important était d'obtenir une liste claire des produits afin de faciliter les achats, le stockage, l'assemblage. Cinq flux principaux sont actuellement couverts par OpenERP : achats, ventes, logistique, comptabilité, assemblage, assurant une couverture globale des activités, depuis les achats jusqu'à la facturation. "Héonium a adapté l'ERP à notre flux, y compris pour la génération des documents : la charte graphique de la société a été intégrée aux documents standards", explique Jérôme Bonino, responsable des systèmes d'information. L'ERP concentre toutes les informations et les données pertinentes dans une base de données centralisée. " La recopie des informations devient inutile : cela évite des erreurs comme des expéditions à des mauvaises adresses et contribue à une augmentation de la qualité."
SNS Bureaux, fournisseur de mobilier de bureau et de collectivités, est une TPE de 15 personnes. "Nous voulions un ERP riche, d'un coût abordable et d'utilisation simple, déclare Jean-Philippe Dutron, gérant. Nous avions besoin d'une solution adaptée au négoce, sans partie destinée à la production." Après une étude du marché, la société a retenu Héo.Négoce, la solution verticalisée d'OpenERP par Héonium pour les sociétés commerciales. "Les autres solutions étaient complexes et chères et imposaient la partie production." Après une signature à l'automne 2012, le basculement vers la nouvelle solution a eu lieu au début de l'exercice suivant, le 1er avril 2013.
Seules quelques petites adaptations ont été nécessaires pour bien couvrir les besoins du métier : elles n'ont nécessité en moyenne qu'une journée de développement. SNS Bureaux utilise avant tout la partie administrative. À l'automne 2013, elle a commencé à mettre en place le CRM pour les commerciaux, comme moyen de promouvoir de nouvelles méthodes de travail.
OpenERP, une solution qui évolue rapidement
OpenERP est édité par la société éponyme, qui s'appuie sur un réseau d'intégrateurs et de développeurs. Diffusant l'ensemble de la solution gratuitement selon la logique de l'Open Source, elle tire ses revenus de la maintenance et du support (voir Les ERP Open Source : du plus modeste au plus ambitieux). Les versions se succèdent à un rythme rapide : 12 à 18 mois. Actuellement en version 7, la solution passera en version 8 au milieu de 2014. Depuis la version 5, elle a bénéficié de nombreux enrichissements et améliorations, la version 7 représentant un saut majeur avec le passage vers le mode Web.
Exemple de l'offre de Bazile Télécom
En fonction de la maturité de leurs applications et de leurs besoins, certaines sociétés utilisatrices en ont profité pour adopter ces nouvelles versions. Ainsi, Bazile Télécom a basculé en 2013 de la version 5 à la version 7. "Le produit OpenERP a bien évolué, déclare Yves Morel, président de Bazile Télécom. Le passage à la V7 a été un pas de géant. Alors que les grands éditeurs ont 10 à 15 ans d'historique et des moyens importants, OpenERP, bien que récent, est déjà ultra-performant."
De son côté, Coppernic est passé de la version 5, utilisée initialement, à la version 6 à partir de l'été 2012. "Les bénéfices de l'utilisation de l'outil et de toutes nos adaptations spécifiques sont vraiment apparus avec cette version. Il y a une maturité certaine du produit, se félicite Jérôme Bonino. Nous n'envisageons pas pour le moment de migration vers une nouvelle version car nous voulons encore intégrer dans la version actuelle des processus tels que la maintenance et la réparation."
SNS Bureaux commercialise des mobiliers professionnels
L'expérience de SNS Bureaux est plus originale : son projet s'est déroulé au moment ou OpenERP sortait sa version 7. Après quelques hésitations, la décision a été prise de démarrer directement avec cette version, dont SNS Bureaux a été le premier utilisateur opérationnel. D'un côté, l'avantage était de profiter immédiatement d'une version conviviale et intuitive de type Internet, facile à prendre en main par un personnel souvent peu agile avec l'informatique, et d'éviter des formations et des développements supplémentaires. De l'autre, cette version toute jeune comportait son lot d'anomalies, qu'il a fallu corriger au fil de l'eau. "Les trois premiers mois ont été difficiles mais la réactivité d'Héonium et de l'éditeur a été décisive : nos partenaires ont toujours trouvé des solutions pour corriger rapidement les problèmes ou les contourner, insiste Jean-Philippe Dutron. Nous n'avons jamais été bloqués longtemps : le maximum a été une seule fois un blocage d'une journée entière. Les nouvelles fonctions offertes par la V7 nous ont été très utiles. Nous avons pris la bonne décision."
Choisir un ERP Open Source : entre principes et arguments pragmatiques
Le choix d'un ERP Open Source repose autant sur son attrait financier, grâce à l'absence de coût de licences, que sur la souplesse et la liberté qu'elle offre. Pour Yves Morel, "c'est plus une question de philosophie que de dépenses : on ne gagne avec l'Open Source que si l'on adhère à ses principes." De son côté Jérôme Bonino insiste sur l'aspect financier : "au démarrage d'une société, les dépenses sont limitées et l'Open Source représente une bonne solution."
"La flexibilité est la fois un avantage et un inconvénient, remarque Jérôme Bonino. Cela oblige à être précis dans la définition des flux et dans les adaptations à réaliser." En effet, même si OpenERP fournit des processus fonctionnels standards directement utilisables, il reste des processus qu'il faut adapter au fonctionnement réel de chaque entreprise. "5 à 10 % ont été modifiés et la solution colle parfaitement à notre fonctionnement : nous en sommes totalement satisfaits." L'inconvénient est que l'on découvre des anomalies au fil du temps. D'où l'importance de s'appuyer sur un intégrateur compétent et impliqué.
"Avec une solution Open Source, il faut faire preuve de souplesse et d'autonomie, confirme Yves Morel. Il n'y a pas d'éditeur sur lequel se reposer à 100 %." Les sociétés utilisatrices doivent prendre leur part de responsabilité. Enfin, s'il existe des réticences à utiliser une solution Open Source pour la comptabilité à cause des normes légales, elles sont infondées dans le cas d'OpenERP, comme le constate Yves Morel : "il n'y a pas de difficulté particulière : nous avons eu un contrôle fiscal qui s'est bien passé."
René Beretz