La MAIF est l'un des plus gros assureurs français dans le domaine des véhicules, habitations et accidents de la vie. Elle distribue ses produits par un réseau direct implanté sur tout le territoire, qu'elle a entrepris de transformer dans le cadre d'un Schéma Directeur Opérationnel (SDO). Celui-ci a entraîné le regroupement de certaines structures avec des objectifs de fluidification des services : amélioration du temps de décrochage du téléphone, du temps de réponse, de qualité des réponses, de rapidité de fourniture de documents. La MAIF est régulièrement récompensée pour la qualité de son service : elle obtient systématiquement depuis 10 ans le prix de la relation client dans le secteur des assurances. "Malgré un changement récent des critères, elle continue à obtenir cette distinction", remarque Olivier Ruthardt, directeur délégué aux ressources humaines à la MAIF.

Dans l'esprit mutualiste, sa responsabilité vis-à-vis de ses sociétaires, avec des critères d'empathie et de service, s'accompagne d'un engagement vis-à-vis de ses salariés. La mutuelle a réalisé en 2008 une étude auprès de ses salariés et managers pour recueillir leurs demandes au sujet des critères d'augmentation et d'évolution de carrière. À l'époque, la règle en vigueur se fondait exclusivement sur l'ancienneté, avec des pourcentages d'augmentation fixes par catégorie de personnel. "Avec ces règles rigides, les managers ne pouvaient prendre aucune initiative. Par ailleurs, les organisations syndicales signalaient une forte attente de mobilité dans le personnel", explique Olivier Ruthardt. Seule une partie des processus étaient écrits. Un travail de clarification et de redéfinition a donc été engagé et a abouti à un accord signé avec les organisations syndicales en 2012 sur la politique d'évolution des carrières et des rémunérations.

Les solutions RH d'Oracle dans le cloud pour soutenir les nouveaux processus RH de la MAIF

La mise en œuvre de cette nouvelle politique nécessitait des outils de logistique, de workflow et de consolidation. À part un logiciel de paie, la MAIF n'avait aucun outil supportant la politique RH : la DRH travaillait à la main, s'aidant ponctuellement de tableurs. En 2012, la mutuelle a choisi les solutions RH d'Oracle : Fusion HCM et Taleo. "Des solutions qui se parlent entre elles facilitent la prise en main par les utilisateurs. Avoir un seul éditeur nous garantit une bonne fluidité de l'ensemble de la solution, déclare Olivier Ruthardt. En outre, grâce au mode cloud, ces applications restent indépendantes de notre informatique interne, déjà très chargée, avec ses contraintes de mise à jour et de développement. C'est la solution idoine : elle ne brusque pas les solutions informatiques et elle établit un dialogue entre les deux métiers." En particulier, la mise à jour automatique de ces applications ne perturbe pas le SI de production. Autre avantage, les bases de données d'Oracle dans le cloud sont protégées et elles restent la propriété de la MAIF.

Le service informatique avait déjà une expérience avec d'autres applications d'Oracle ; il avait apprécié la réactivité et l'efficacité de l'éditeur lorsqu'il avait mis sur pied une équipe dédiée pour résoudre un problème bloquant. Les négociations se sont engagées avec Oracle, en prêtant une attention particulière au coût des licences. La confiance s'est instaurée grâce à la qualité des équipes et à l'aspect évolutif des solutions.

Olivier Ruthardt, directeur délégué aux ressources humaines à la MAIF

La DRH de MAIF s'est fait accompagner sur ce projet par le cabinet ConvictionsRH : "discrets, sérieux, professionnels, les consultants se sont approprié nos problématiques. Ils ont été de bons intermédiaires, presque des intégrateurs. Une vraie relation de confiance à trois s'est créée.", se félicite le directeur délégué.

Vers une solution intégrée

La nouvelle politique du personnel s'appuie sur trois volets : l'implication, les compétences et les contributions. Pour établir les rémunérations, des critères d'évolution et de compétences ont été définis, pondérés et répartis dans les augmentations, en liaison avec les syndicats. Ce triptyque concerne tous les salariés : pour les non-cadres, les compétences interviennent à hauteur d'un tiers ; pour les cadres à hauteur de deux tiers. La DRH a intégré ses règles spécifiques dans le socle de Fusion HCM.

La gestion des performances s'appuie sur des entretiens annuels dématérialisés, qui servent à l'évolution des carrières. Les salariés bénéficient d'une bonne visibilité sur leurs données et peuvent mettre à jour leur CV en ligne. Ils bénéficient d'outils de dématérialisation, Docapost ayant été choisi dans ce but pour la paie. L'accès en libre-service aux services RH sera bientôt disponible pour tous les collaborateurs. La dernière étape sera la gestion administrative, aboutissant ainsi à une solution complète totalement intégrée.

Pour le recrutement, c'est la solution Taleo qui a été retenue. Bénéficiant d'une notoriété importante, la MAIF reçoit de nombreuses candidatures par tous les canaux possibles. Un seul site gère dorénavant la bibliothèque de CV, quel que soit le canal utilisé, qui peut même être Skype ou un enregistrement MP3, chaque candidat utilisant le moyen qui lui convient le mieux.

L'objectif consiste à faire d'Oracle Fusion le maître de l'ensemble des processus RH. Le rafraîchissement automatique de toutes les données est donc indispensable. Mais la paie des 7 000 collaborateurs de la MAIF est gérée par le logiciel Meta4. Faute d'interface dans Fusion, le report des données de rémunération vers Meta4 se fait jusqu'ici par de lourdes opérations manuelles. La MAIF a obtenu d'Oracle le développement d'une interface native entre Fusion et Meta4, permettant de synchroniser instantanément les données. Elle devrait être fournie fin février 2014 afin d'être opérationnelle pour la prochaine campagne d'augmentations, prévue en mars, consolidant la gestion des rémunérations. Un environnement de tests spécifique à ce projet a été créé. Le basculement des processus se fera lorsque le service paie aura validé la conformité des données fournies par Fusion.

"À l'issue de ce projet de 3 ans, la MAIF dispose d'un système numérisé intégré pour la gestion des ressources humaines, totalement adapté à ses besoins", se félicite Olivier Ruthardt.

René Beretz

7^es trophées des clubs utilisateurs Oracle

Les 7^es trophées des clubs utilisateurs Oracle ont récompensé 6 candidats parmi les 31 dossiers reçus. Outre le coup de cœur du jury attribué à la Maif, les autres lauréats sont les suivants :

Catégorie amélioration des processus : Alten
Refonte des processus et adoption de la solution CRM On Demand d'Oracle adossé à un back-office SAP pour lier les activités de vente et de recrutement de cette société d'ingénierie et de conseil en technologies. L'apport de la mobilité a amplifié les gains de productivité et les gains financiers.

Catégorie efficacité opérationnelle : Bouygues Télécom
Programme de simplification et de rationalisation des infrastructures avec la solution Oracle Supercluster. Le cloud privé avec un service DbaaS (Database-as-a-Service) augmente la qualité de service des infrastructures et les prépare aux prochaines évolutions du marché, en particulier la numérisation.

Catégorie gestion du changement : Michelin Chine
Le projet mondial ERP Backbone est une transformation numérique de la chaîne logistique, mise en place initialement en Chine pour améliorer les processus. La mise en œuvre d'Oracle e-Business Suite et de solutions décisionnelles a été accompagnée de pratiques innovantes de formation (vidéos, bandes dessinées), de pilotage quotidien, de conduite de projets et d'événements.

Catégorie Innovation et créativité : Technip RH
À partir de processus RH harmonisés, mise en place des briques d'un SIRH mondial basé sur un socle SaaS, avec des services RH à forte valeur ajoutée intégrant aussi des widgets spécifiques. Le SIRH groupe obtenu est très souple et permet, en particulier, la mise à jour d'une brique sans impact sur les autres. Il procure aussi un accès performant et sécurisé en mobilité.

Prix spécial partenaires : Celio / Fluid-e
Mise en place d'une chaîne logistique orientée clients pour les franchisés internationaux grâce à une solution cloud proposée par le partenaire Fluid-e. La solution donne à Celio une visibilité quotidienne sur les ventes, ce qui accélère les réassortiments en les adaptant aux goûts des consommateurs. Fluid-e fait appel aux solutions Oracle de PLM agile et de Business Intelligence.

RB