Elizabeth Arden est une entreprise de cosmétiques présente dans plus de 100 pays à travers le monde ; elle propose un vaste choix de produits qu'elle fabrique elle-même, destinés à répondre aux besoins complets des femmes du monde entier. Le produit qui a fait sa renommée est la fameuse "crème 8 heures", qui a vu le jour en 1935, lorsque Elizabeth Arden (de son vrai nom Florence Nightingale Graham) a eu l'idée d'adapter aux femmes la crème utilisée pour assouplir les sabots de ses chevaux.

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Ses produits se déclinent selon les trois axes de l'industrie cosmétique, c'est-à-dire les crèmes de beauté, le maquillage et les parfums ; il n'existe que deux entreprises au monde ayant une couverture aussi large. Autre activité, moins connue : l'entreprise fabrique également d'autres produits, sous contrats de licence avec des célébrités, des maisons de haute couture et d'autres marques de "Life Style". Au total, le chiffre d'affaires d'Elizabeth Arden a été de 1,344 milliard de dollars en 2013 pour un effectif de 3 000 personnes dans le monde. Son siège central est aux États-Unis et le siège international se trouve à Genève. Ce dernier gère toute l'activité hors États-Unis, qui concerne 2 000 personnes.

Un projet d'envergure

Avant de faire partie des premiers clients d'Oracle Fusion HCM, Elizabeth Arden utilisait des solutions spécifiques dans chaque pays. Au Royaume-Uni, un système local était installé, mais dans certains pays les traitements restaient entièrement manuels, souvent à base de tableurs.

C'est Sarah Ecoffet, DRH d'Elizabeth Arden pour l'Irlande et le Royaume-Uni, qui a mené ce projet en plusieurs phases, qui a duré deux ans et a été démarré en septembre 2011. Il a concerné 19 pays au total et l'ensemble des 2 000 collaborateurs hors États-Unis. L'équipe projet comptait cinq personnes, non dédiées : trois d'entre elles venaient du métier RH et deux de l'informatique. Une équipe réduite, donc, mais Elizabeth Arden s'est tout de même fait aider par des consultants de Deloitte pour l'intégration du système, surtout dans la première phase du projet. "Sur les phases suivantes, nous sommes devenus de plus en plus indépendants, grâce à un transfert de compétences entre Deloitte et nous", précise Sarah Ecoffet.

Le siège de l'entreprise, hors États-Unis, se situant à Genève et la plus grosse entité commerciale hors États-Unis étant le Royaume-Uni, c'est par une implémentation dans ces deux pays que le projet a débuté. "Cette phase a été assez stratégique", commente Sarah Ecoffet. "Elle a concerné le design et l'implémentation globale". Par "design" elle entend non seulement l'interface et son adaptation aux couleurs et aux spécificités de l'entreprise, mais aussi et surtout aux processus et au fonctionnement de la base de données. "Il faut se demander comment on va évaluer ses collaborateurs dans le futur ou qui va accéder à quelle fonctionnalité et comment. Et si la solution ne correspond vraiment pas aux processus, il y a toujours la possibilité de la personnaliser", ajoute Sarah Ecoffet. "On a tendance à sous-évaluer l'importance de cette phase, qui englobe énormément de choses". Une deuxième phase a suivi, avec la mise en place en Europe et en Afrique du Sud, puis une troisième, qui a concerné l'Asie, l'Océanie et l'Amérique du Sud.

Ensuite, l'entreprise est passée à une phase un peu plus fonctionnelle, qui a consisté à adapter les modules "Performance" et "Compensation" (gestion de la paye et des autres rémunérations) aux processus de revue de performance du groupe. "En réalité, nous avons été obligés de revoir tous les détails des processus et nous venons de terminer cette phase", précise Sarah Ecoffet.

Sarah Ecoffet, responsable du projet et DRH d'Elizabeth Arden pour l'Irlande et le Royaume-Uni (cliquez sur la photo pour l'agrandir)

Les délais initialement définis ont été respectés, même si la première phase, qui a nécessité 10 mois au total, a duré deux mois de plus que prévu. "Fusion étant un nouveau système, tout n'était pas encore cadré", explique notre interlocutrice. De la même façon, le budget initial a été respecté.

La solution assure la paye des 2 000 collaborateurs, mais aussi la gestion des bonifications, la gestion de leur performance, les recrutements... "Nous n'avons pas encore mis en place la gestion des talents dans la base de données, mais nous envisageons de le faire", assure Sarah Ecoffet. Il en va de même pour le réseau social d'entreprise, qui à ses yeux est un excellent outil de partage des savoirs au-delà des personnes desquelles on est physiquement proche.

Des avantages du SaaS et du cloud

Pour Sarah Ecoffet, "le SaaS permet d'avoir une solution beaucoup plus facile à configurer soi-même : au sein même des équipes RH, on peut configurer sa base de données de manière autonome, sans l'aide du département informatique. Ce point a été un élément décisif dans la décision de passer en mode SaaS, parce que notre département informatique est très souvent débordé. En outre, les RH ne font pas forcément partie de leurs priorités. Aujourd'hui, nous avons une personne de l'équipe RH dédiée à la gestion de la base de données HCM, à son amélioration, au suivi des problèmes techniques, etc."

S'agissant du budget, la responsable du projet n'est pas persuadée qu'une solution dans le cloud soit moins chère à mettre en œuvre, mais en revanche elle estime qu'il est plus facile d'avoir une visibilité sur les coûts globaux de la solution. "Pour nous, il était capital de pouvoir dire combien nous coûterait la mise en place de la solution et combien elle coûterait par an. Avec une mise en œuvre traditionnelle, les glissements sont fréquents et la décision d'arrêter le projet ou d'en réduire le périmètre très difficile à prendre. Avec le cloud, on est beaucoup plus serein".

Premiers retours

L'équipe projet a effectué de nombreuses actions de gestion du changement dans les différents pays et, selon Sarah Ecoffet, l'accueil de la solution est très bon au sein des équipes RH. La solution apporte une plus grande visibilité sur l'organisation et un plus grand nombre d'outils de reporting et d'analyse. "C'était l'un des objectifs du projet, car nous avions auparavant quelques lacunes en la matière. Nous basons de plus en plus nos décisions RH sur des données analytiques", se satisfait Sarah Ecoffet. Du côté des collaborateurs, étant donné qu'Elizabeth Arden emploie de nombreuses personnes en magasins, qui n'ont pas facilement accès à un poste de travail, la disponibilité de la solution sur des appareils mobiles a constitué un gros avantage.

"Maintenant que le projet est terminé, je souhaite améliorer encore la communication que nous avons avec les personnes en magasins. Le rapport entre la marque et ses conseillères en magasins, qui sont le premier visage que voit le client, devrait être optimal. C'est l'étape suivante, qui passe par de nombreux aspects technologiques : la richesse de la base de données va leur permettre d'accéder à de nombreuses informations en ligne", poursuit Sarah Ecoffet. Indépendamment de Fusion, Elizabeth Arden utilise également une plate-forme d'e-learning et l'objectif est de toucher ces populations également dans ce domaine.

Benoît Herr