Tout dans le nuage ou modèle hybride ? Que ce soit sur les stands, dans les conférences ou les ateliers du salon, les présentations et discussions ont plus insisté sur la complémentarité des modèles que sur leur opposition. Mais il est vrai que le cloud et le mode SaaS continuent leur progression dans les ressources humaines, comme l'a montré la présentation de l'étude effectuée par Markess. Celle-ci révèle que 82 % des décideurs interrogés en 2014 connaissent bien la notion de cloud et de SaaS, soit quasiment deux fois plus qu'en 2011.

Evolution du pourcentage des processus gérés en mode cloud

En trois ans, les processus les plus traités dans ce mode ont évolué : alors qu'en 2011 il s'agissait surtout des processus administratifs, ce sont la gestion des entretiens annuels, des objectifs et des performances des collaborateurs, le recrutement et la gestion des congés et des absences qui sont les plus représentés en 2014. Et cette tendance devrait se poursuivre jusqu'en 2016 (voir le schéma). Le besoin fondamental auquel répondent les solutions dans le cloud est la rapidité de déploiement ; s'y ajoute la facilité d'accès aux solutions RH de la part des collaborateurs nomades ou à l'extérieur de l'entreprise. S'ils donnent plus de souplesse aux responsables RH, les projets en mode cloud mobilisent cependant les DSI, qui les accompagnent dans cette démarche.

Une solution pour faciliter l'interfaçage des solutions RH

Les entreprises disposent très souvent de plusieurs applications gérant divers volets des ressources humaines. Par exemple, à côté de solutions de paie et d'administration installées sur les serveurs de l'entreprise, elles utilisent des applications de gestion des talents dans le cloud. La question de l'intégration des données est donc importante, d'autant plus que la gestion des données peut nécessiter beaucoup de temps, en particulier avec des outils comme Excel, ce qui en laisse d'autant moins pour l'analyse.

La société HRMS Consulting a souvent été confrontée à la problématique de l'intégration de plusieurs applications RH au sein d'une entreprise. Avec ses activités de conseil, de conduite et gestion de projets, de support et d'innovation dans le domaine des SIRH, elle est active dans le monde entier grâce à de nombreux bureaux internationaux, en particulier en Asie. Elle a acquis une forte expertise dans de nombreuses solutions du marché, mais garde toujours son indépendance.

Illustration de la maturité d'intégration dans les entreprises

Pour décrire les différentes situations d'intégration des applications RH, HRMS Consulting propose un classement par niveaux. Le niveau 0 correspond à un encodage totalement manuel, les multiples saisies entraînant des risques d'erreurs, une incohérence des données et des difficultés de consolidation. Le niveau 1 correspond à une interface manuelle à partir de fichiers : l'administration centrale effectue manuellement l'exportation de fichiers d'une application puis les importe dans d'autres. Le temps passé reste important. Avec le niveau 2 on passe à une intégration automatisée simple, fonctionnant dans un seul sens à partir d'une application de référence, pour laquelle il faut obtenir un consensus. Il n'y a pas de retour de données dans l'autre sens. Le niveau 3 représente une intégration double, avec mise à jour directe dans chaque application, garantissant la synchronisation des données. Notons que, du niveau 1 au niveau 3, la cohérence des données n'est pas garantie, car elle dépend de la fréquence de transferts. Quant aux niveaux 2 et 3, ils impliquent des coûts spécifiques de mise en place des interfaces.

Enfin, le niveau 4 est celui de la plate-forme unique. En pratique, il n'est atteint que par très peu de sociétés, essentiellement celles qui ont un système unique comme un ERP ou un SIRH classique. Ce niveau peut être atteint partiellement par des solutions SaaS, qui peuvent être très complètes. Dans tous les cas, il restera toujours des applications extérieures à la plate-forme : les paies locales, les applications dédiées à des domaines spécifiques métiers, comme des sous-domaines des RH, mais aussi bien sûr les systèmes non RH (BI, finances).

HRMS Connect interface les principales solutions RH du marché

Au fil des années, HRMS Consulting a fréquemment construit des interfaces entre applications RH pour ses clients, "ce qui amène à recommencer la même chose à chaque fois, constate Frédéric Boissinot, directeur finance et innovation chez HRMS Consulting. C'est pourquoi nous avons conçu un outil destiné à simplifier l'intégration des données entre différents systèmes RH : HRMS Connect."

HRMS Connect couvrira les applications décisionnelles, les outils RH, le répertoire d'entreprise (LDAP) et les systèmes de paie locaux. Centré sur la personne, le système comprend une bibliothèque de connecteurs RH qui s'appuient sur un dictionnaire universel permettant de définir un langage commun à tous les SIRH. L'application établit la correspondance des champs entre deux systèmes en générant des conversions grâce au dictionnaire. Un autre module contrôle la cohérence du SIRH en évaluant la qualité des données. Le développement de HRMS Connect est en cours. Trois entreprises pilotes très différentes le testeront à partir de septembre 2014, la disponibilité générale du produit étant prévue pour janvier 2015.

Un projet RH en SaaS : l'exemple de Monoprix

Pour résoudre la question de l'intégration, une entreprise peut décider d'adopter une nouvelle solution globale qui remplace les applications disparates existantes. C'est le choix qu'a fait Monoprix en adoptant l'ensemble de la solution Talentsoft, disponible en mode SaaS. Sur les 20 000 collaborateurs de la société, 8 000 seront des utilisateurs du système. Procédant par lots successifs, Monoprix a démarré par les modules évaluation et entretiens. Le projet a duré 4 mois, de septembre à décembre 2013, l'objectif de démarrage des entretiens annuels en janvier 2014 ayant été tenu grâce à une organisation de projet impliquant tous les acteurs : siège, magasins, DRH, DSI. Le comité du projet s'est réuni une fois par semaine selon un cycle rapide de propositions, décisions et validations ne souffrant aucun retard.

Selon les chefs de projets de Monoprix, l'intérêt de la solution SaaS de Talentsoft était l'adaptation aux besoins, la rapidité de mise en œuvre, la prise en compte des meilleures pratiques du domaine, l'évolution régulière trimestrielle du produit et la facilité de prise en main. La DSI y ajoute une bonne maîtrise des coûts d'exploitation.

De l'innovation et des partenariats dans le cloud

De nombreuses solutions RH voient le jour dans le cloud, le plus souvent dans des domaines spécifiques. Toutes doivent s'interfacer à d'autres applications, soit pour accéder au référentiel des salariés, soit pour s'enrichir grâce à d'autres solutions. Voici quelques exemples d'offres présentées sur le salon Solutions Ressources Humaines.

Develp'Invest est spécialisé dans le domaine de la formation : mySiteRH est un logiciel de gestion de la formation professionnelle et myEval effectue l'évaluation, la valorisation et l'amélioration du plan de formation. Destinées à des entreprises de 500 à 5 000 employés voire plus, ces solutions se connectent à la base de données des salariés de l'entreprise, souvent gérée par un ERP, et effectuent des imports et des exports de fichiers. La gamme de produits va bientôt s'enrichir d'une plate-forme d'achats de prestations de formation.

SideCap se consacre à la gestion des compétences et propose des modules de gestion du référentiel des métiers et compétences, du plan d'actions, du plan de formation et de campagnes d'entretiens. Totalement Web, la solution SideCap intègre la solution d'administration d'Eurecia. SideCap récupère les informations dans l'annuaire des collaborateurs d'Eurecia et injecte des informations sur la formation et sur les entretiens dans le planning d'Eurecia. SideCap est également partenaire de Sage pour la paie avec laquelle sa solution s'interface.

À une tout autre échelle, Infor propose une gamme très complète de solutions destinées aux ressources humaines. Issue de nombreux rachats, son offre principale, intitulée Infor HCM, couvre aussi bien la gestion des talents, du recrutement et de la formation que la gestion administrative. Ses différents modules s'intègrent au moyen de son middleware Ion, grâce auquel l'intégralité de la solution est disponible aussi bien en mode cloud qu'en mode licence. Par ailleurs, la solution Anael HCM, diffusée en France, convient bien aux entreprises intermédiaires.

René Beretz