PME de plus de 300 personnes (dont 80 % d'ingénieurs), spin-off d'un laboratoire de Supélec en 1986, la société faisait au départ du support intellectuel pour les grands groupes. En 1996, avec l'arrivée de Philippe Garreau, elle s'est réorientée vers de la recherche et développement commercialisable. C'est à cette époque qu'elle a fabriqué son premier système de mesure d'antennes. Dès lors, l'entreprise s'est développée pour faire aujourd'hui référence sur son marché. En 2013, elle a généré 51,1 M€ de chiffre d'affaires. Son principal pôle d'activité demeure les systèmes de mesures d'antennes, qui génèrent 82 % du CA. La caractéristique majeure de MVG est de réaliser 90 % de ses ventes à l'export. En effet, les donneurs d'ordres de son marché et les centres d'études se trouvent pour l'essentiel en Amérique du Nord et en Asie. 30 % de ce CA sont investis en R&D : "c'est fondamental pour nous différencier de nos concurrents", commente Mustapha Elansali, directeur de la qualité chez MVG.

Des bureaux ont été ouverts en Italie, à Hong-Kong, à Atlanta... En 2005, l'introduction en bourse de l'entreprise a permis de lever des fonds, d'augmenter la capacité de travail et les ressources. En 2008 et pour la première fois de son histoire, la société a fait de la croissance externe avec le rachat d'Antennessa, devenue Satimo, une entreprise fabricant des dosimètres pour les champs électromagnétiques. La croissance externe s'est poursuivie avec le rachat d'Orbit, une entreprise concurrente mais néanmoins très complémentaire de par sa clientèle. Enfin, en 2011, MVG a racheté la société anglaise REMC, qui fabrique des chambres faradisées, ce qui lui permet de proposer désormais une solution complète à ses clients.

Une informatique condamnée à suivre

"Nous avons aussi dû gérer notre croissance sur le plan informatique", se souvient Mustapha Elansali. "Or, à la base, nous sommes des techniciens et ne souhaitons pas que des administratifs viennent nous expliquer comment assurer notre gestion. Cette culture vaut également pour les entreprises que nous avons rachetées, qui avaient toutes des techniciens à leur tête".

Mustapha Elansali - directeur de la qualité - MVG (cliquez sur la photo pour l'agrandir)

Le système en place en 2005 était artisanal : il reposait sur des fichiers et des logiciels développés en interne (essentiellement du tableur). "Nous faisions appel à la bonne volonté des gens, mais utilisions tout de même une comptabilité Sage, qui nous permettait de passer nos commandes aux fournisseurs et d'enregistrer les factures", précise Mustapha Elansali, qui estime que "le besoin d'un ERP a toujours été latent. Nous nous sommes toujours posé la question, mais jusqu'ici, l'investissement ne se justifiait pas. L'un des premiers objectifs du projet a été d'apporter un ROI : ce choix n'était de loin pas du simple confort".

Après rédaction d'un cahier des charges très précis, MVG a fait le tour du marché entre 2011 et 2012. "La plupart des ERP que nous avons envisagés étaient complexes et ne correspondaient pas à nos besoins, comme la Business Suite de SAP, les solutions de Microsoft ou de Divalto, par exemple. Puis, nous sommes tombés sur l'intégrateur Ubister, qui nous a proposé Business ByDesign de SAP."

Un ERP dans le nuage

MVG avait déjà l'expérience de l'utilisation de Sugar CRM en mode SaaS : "le SaaS nous satisfaisait, car non seulement nos commerciaux sont toujours sur le terrain et bénéficient d'un accès ubiquitaire à l'application, mais le SaaS permet à l'ensemble des collaborateurs de se connecter à une base de données centrale et unique. Un système ERP en mode SaaS ne nous effrayait donc pas. En outre, le système est évolutif, ce qui nous a aussi séduits". Mais le budget associé à la solution a également incitatif : il a été estimé à 30 % de moins que pour un projet ERP traditionnel.

La décision de changer de SI pour l'ensemble des sociétés a été prise en juillet 2012 et le démarrage en production est intervenu en juillet 2013. L'effort global sur ce projet, baptisé JUNIPER (Joint UNit Information Program for Economics & Resources) et dont Mustapha Elansali a été le copilote, est estimé à 350 jours-homme. La gouvernance du projet a suivi une organisation classique, avec un point hebdomadaire entre les chefs de projet de MVG et ceux d'Ubister.

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La méthodologie utilisée a été celle proposée par SAP, y compris l'utilisation de certains des accélérateurs existants, comme le plan de migration des données ou le plan de tests, et celle des supports pour les différents ateliers. Pour compléter la panoplie, d'autres documents, proposés et adaptés par Ubister, ont également été utilisés, ainsi qu'un espace de collaboration Google Apps. Lorsque les processus de gestion standard ne convenaient pas, des processus supplémentaires ont été formalisés et mis en œuvre par les utilisateurs clés pour expérimenter et tester la solution.

"Nous avons cependant été très optimistes sur le planning de départ, car nous voulions démarrer le 1^er janvier 2013. Nous avons sous-estimé quelques processus, comme la reprise de données par exemple". Mais dans le même temps, le périmètre du projet a également été élargi : "nous utilisons pratiquement l'ensemble des processus : comptabilité, gestion de projets, achats, stocks, production... sauf le CRM, puisque nous utilisons Sugar CRM". Aujourd'hui, Hong Kong, Atlanta, l'Italie et la France utilisent Business ByDesign, soit 85 personnes. Et 50 autres doivent y venir prochainement. Lorsque toutes les sociétés du groupe seront équipées, MVG basculera également son CRM sur la solution SAP.

Premier bilan

Pour l'heure, la solution est toujours en cours d'implémentation. De ce fait, le ROI est difficile à apprécier. Néanmoins, "nous avons beaucoup gagné, notamment en termes de traçabilité. Le logiciel a permis de massifier les achats et de créer une base de données commune à tous les sites : par exemple, nous savons en temps réel si tel site fonctionne avec tel fournisseur", constate Mustapha Elansali. Mais le vrai bénéfice se trouve au niveau de la GPAO, qui n'existait tout simplement pas auparavant. "C'est une révolution pour la production", se satisfait notre interlocuteur.

Avant l'installation de SAP Business ByDesign, tous les projets étaient initiés par la France et tous les avancements de travaux étaient gérés par Paris. Il n'y avait aucune vision en temps réel du projet, pas de partage de base de données et de gros risques d'erreurs. La facturation du projet était faite trimestriellement, après réception par le client final, ce qui engendrait des problèmes de trésorerie.

Depuis l'utilisation de Business ByDesign, chaque projet est initié par le pays qui l'a vendu, les opérations internes donnent lieu à facturation croisée et les paiements sont générés automatiquement. Un rapport spécial a été créé pour disposer d'une vision en temps réel des travaux et de leur avancement. Les coûts du projet sont maîtrisés et la production est faite en MRP.

Pour Mustapha Elansali, les plus gros défis de ce projet ont été de faire respecter les délais et de faire communiquer leurs progressions aux utilisateurs, mais aussi d'organiser le travail collaboratif à travers quatre pays. La motivation au changement, portée par la direction du projet, et l'implication de l'équipe dans son ensemble, depuis la direction générale jusqu'à l'utilisateur final, ont été des facteurs déterminants du succès.

Benoît Herr