Créée en 1976 à proximité du gisement gazier de Lacq, la société Citba est spécialisée dans la chaudronnerie et la tuyauterie industrielle. C'est une SCOP (Société coopérative de production), forme juridique qui a anticipé les notions maintenant bien connues de RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises), dont le personnel est largement impliqué dans la stratégie et le fonctionnement. Au-delà du cœur de métier dans les activités d'exploration et de production de pétrole et de gaz, la société s'est diversifiée en rachetant des petites entreprises dans plusieurs domaines : maintenance mécanique et serrurerie, tuyaux en plastique pour la pharmacie et les laboratoires, informatique industrielle pour l'optimisation de l'exploration industrielle. L'ensemble des agences du groupe se situe dans un périmètre de 50 km autour du siège d'Arthez-de-Béarn. L'effectif s'élève à près de 150 personnes et le chiffre d'affaires dépasse les 25 M€.

Renouveler les outils informatiques avec un ERP bien adapté

L'ERP qui était en place depuis 20 ans avait vieilli, il n'avait pas suivi les évolutions technologiques et n'était plus adapté aux besoins de Citba. En 2012, celle-ci a décidé de le remplacer : elle a rédigé un cahier des charges et a lancé un appel d'offres auprès des éditeurs qui correspondaient à ses besoins et à son budget. Elle s'est appuyée sur des intégrateurs locaux qui ont sélectionné trois produits. L'un des produits pressentis couvrait bien le cœur de métier mais ne répondait pas à l'ensemble des spécifications techniques. Un autre était très ouvert mais demandait un gros effort de configuration.

Mickaël Holowatenko, directeur commercial de Citba et chef du projet informatique ERP

Wavesoft, le produit retenu, s'il répondait bien aux différents points du cahier des charges (comptabilité et gestion commerciale, production) et offrait des facilités de paramétrage, comprenait aussi un module analytique permettant d'obtenir des reportings variés : "c'est l'argument qui a fait pencher la balance", explique Mickaël Holowatenko, directeur commercial et chef du projet informatique. Autre avantage déterminant, l'éditeur était représenté par l'intégrateur GMA Conseil qui, avec 3 agences à proximité immédiate dans le Sud-Ouest, était très disponible.

Un projet d'un an découpé en deux étapes

Lors de la signature du contrat de licence avec l'intégrateur le 10 décembre 2012, la société s'est fixé l'objectif ambitieux de démarrer le 1^er avril 2013 pour se caler sur un début d'exercice. "Wavesoft était sceptique, se souvient Mickaël Holowatenko, mais nous avons réussi". Pour cette première étape, le périmètre comprenait la gestion commerciale, la comptabilité et quelques éléments de production comme la saisie et le pointage. Le travail principal a consisté à balayer l'ensemble des processus : gestion commerciale, production, études, décisionnel. L'équipe du projet a complètement redéfini la base des articles, cœur du système, à partir de l'ancien système, qui a ensuite été abandonné.

Colonnes de déméthanisation préfabriquées en atelier

Les six mois qui ont suivi l'installation initiale ont été consacrés à la fiabilisation des processus et des workflows et à une optimisation destinée à adapter le produit aux spécificités de la société. Certaines adaptations ont entraîné des modifications par rapport à ce qui avait déjà été réalisé. "Pour deux processus, nous avons dû effectuer des retours en arrière car nous avions pris de mauvaises décisions et nous avons donc dû les revoir", remarque le directeur commercial. Par ailleurs, la configuration de l'outil décisionnel, qui a été complexe, lui permet de fournir des informations utiles qui peuvent être croisées à un niveau très fin.

La solution est opérationnelle depuis le 1^er janvier 2014. "Nous avons mis un an pour la mise en œuvre complète. Il n'était pas question de basculer totalement en une seule fois pour éviter de trop perturber le fonctionnement de l'entreprise", déclare-t-il.

Skids d’injection de méthanol

Le projet a demandé du travail aussi bien en interne que chez l'intégrateur. Il a sollicité la contribution des différents services de Citba (qualité, contrôle, production, achats, comptabilité). Il s'est articulé autour de Mickaël Holowatenko et un de ses collègues, de la direction technique, qui ont continué d'assumer en même temps leurs autres tâches : "le fait que tout le monde contribue à l'ensemble des projets est dans l'esprit de la société coopérative, fait-il valoir. Ainsi la connaissance de l'entreprise est intégralement prise en compte, ce qui ne serait pas le cas si le projet était piloté par des personnes extérieures."

Un intégrateur efficace, réactif et polyvalent

L'intégrateur GMA Conseil, qui a pris en charge la réalisation technique, a été très présent pendant ces deux phases. La réactivité et la proximité ont été essentielles. Même si beaucoup a été fait à distance, il était indispensable pour les deux parties de se voir régulièrement pour examiner tous les processus et discuter des finalités et des objectifs. "La proximité donne une garantie de suivi dans la mise en place de l'ERP", insiste le chef de projet.

Pendant le projet, l'intégrateur a centralisé toutes les questions que pouvait avoir Citba sur la disponibilité ou la possibilité de réaliser telle ou telle fonction. Si nécessaire, l'intégrateur se retournait vers l'éditeur. Si la société a eu peu de contacts directs avec Wavesoft, celui-ci fait régulièrement évoluer son produit en tenant compte, en particulier, des demandes relayées par les intégrateurs. "Plus nous avançons, plus nous sommes exigeants, constate le chef de projet. Mais comme Wavesoft ne fait pas tout, nous demandons de nouvelles fonctions. Ainsi une version récente intègre une fonction répondant à une demande de Citba", se réjouit Mickaël Holowatenko.

Unité de traitement des déchets par oxydation hydrothermale

À l'arrivée d'une nouvelle version, l'intégrateur la soumet pendant plusieurs semaines à une batterie de tests puis l'installe chez Citba. Deux nouvelles versions ont ainsi été installées pendant le projet. En janvier, il s'agissait d'une évolution majeure, qui n'a posé aucun problème de compatibilité avec la base de données. Une deuxième évolution a eu lieu en septembre 2013 de manière transparente.

Outre le contrat concernant les licences Wavesoft et leur évolution, Citba fait aussi appel à GMA Conseil pour la partie matérielle, cette assistance à l'infrastructure étant d'autant plus nécessaire que Citba n'a pas de service informatique.

Après une première étape réussie, des extensions se préparent

Au-delà de l'installation initiale, Citba travaille sur de nouvelles fonctions. "Nous avons écrit un cahier des charges complémentaire pour la gestion des documents qualité, les réclamations clients, l'évolution du parc des machines", explique Mickaël Holowatenko. La réalisation de ces fonctions qui n'existent pas dans l'ERP s'appuiera sur des modules existants. "L'information n'est saisie qu'une seule fois et réutilisée dans les différents processus", insiste-t-il. La société s'est fixé un objectif de disponibilité de fin d'année 2014, soit avant la fin de l'exercice en mars 2015.

Séparateurs triphasiques sur skid

Avec environ 35 utilisateurs, l'ERP s'adresse à des profils variés, disposant de droits correspondant bien à leurs responsabilités. "Le paramétrage prend du temps mais il permet une définition très précise des droits qui aboutit à un résultat affiné tout à fait satisfaisant", note le chef de projet.

Pour le moment, l'ERP est uniquement installé au siège mais la société désire le décliner par la suite dans les agences et filiales. Les capacités de paramétrage et d'adaptation de l'ERP lui permettront de prendre en compte les différents métiers dans lesquels elles interviennent. Ce projet pourrait démarrer dès 2015-2016. "À terme, nous disposerons d'un outil unique pour toute l'exploitation de l'entreprise", se félicite le chef de projet.

Wavesoft répond bien aux besoins d'une entreprise avec un budget limité. L'investissement s'est élevé à environ 150 000 €, correspondant au budget prévu. "Avec le recul, c'est un bon système, qui correspond bien à ce que nous attendions dans cette fourchette de prix, en cohérence avec nos besoins", conclut Mickaël Holowatenko.

René Beretz