Élément important de la gestion des ressources humaines, les solutions de gestion des talents ont été adoptées massivement par les grandes entreprises. Elles couvrent en particulier le recrutement qui, par définition, déborde largement du cadre interne de l'entreprise : à côté des applications internes, les outils collaboratifs, et tout particulièrement les réseaux sociaux, jouent un rôle grandissant dans les prises de contact, dans la diffusion d'informations et dans la notoriété de l'entreprise. Sans parler de la montée en puissance des mobiles.

La présence numérique RH des sociétés du CAC40

"2014 marque l’accès à la maturité des entreprises du CAC 40 dans les domaines de la communication et du marketing de l’offre RH et ce, quels que soient les outils digitaux", constate le cabinet de conseil Althéa, dans son "Indicateur Digital de l’Engagement et de l’Attractivité RH des sociétés du CAC 40" (IDEA). Celui-ci synthétise une analyse des outils numériques utilisés par les sociétés du CAC40 pour les ressources humaines : les sites institutionnels dédiés aux carrières, LinkedIn, Facebook et Twitter.

Pour Héloïse Lemeillet, associée chez Althea, l'étude met en avant trois points clefs : le marketing RH, la qualité de la relation avec les candidats et l'engagement des salariés. Le marketing RH des entreprises se décline sur les divers médias. Le site dédié aux carrières reste la vitrine principale de la stratégie RH. Il doit être attractif, clair et créatif, en particulier par la diversité des formats, destinée à retenir et faire réagir les internautes : audio, vidéo, podcasts, blogs... Des dispositifs d'accompagnement à la candidature attirent et conseillent les candidats, tout en leur fournissant des informations claires, par exemple sur les délais. Un ensemble d'outils et de ressources aident les candidats : conseils pour la rédaction du CV, bibliothèque de documents, témoignages.

L'adaptation des sites aux mobiles se fait progressivement. Les sites Web adaptatifs peuvent être consultés sur n'importe quel type de terminal, mais cela ne concerne encore que 35 % d'entre eux. Quand à la possibilité de postuler sur mobile, elle reste pour le moment anecdotique.

Plutôt dédié à l'origine aux profils expérimentés et aux cadres, LinkedIn s'adresse aujourd'hui à tous les profils, dont beaucoup de débutants. Offrant moins d'espace qu'un site, la page d'une entreprise doit fournir des informations sous forme concentrée, comme des petites vidéos. À la promotion de l'entreprise, s'ajoute systématiquement une page consacrée aux carrières. Pour sa part, Facebook a suivi une voie inverse : concernant initialement les jeunes diplômés, il fédère aujourd'hui celui des professionnels plus mûrs. Les entreprises ont créé sur ce média des univers propres à leurs marques, s'adressant par exemple aux apprentis, ou fournissant des conseils pertinents aux jeunes diplômés. Le défi consiste aujourd'hui à maintenir la présence de manière continue.

Média éphémère sur lequel on ne met pas beaucoup d'informations, Twitter est bien adapté au suivi d'événements. Il est pris en compte par 10 entreprises du CAC40, qui l'utilisent de plus en plus : elles utilisent des "hashtags" pour mettre en avant l’actualité RH mais aussi des activités extraprofessionnelles concernant les collaborateurs comme des raids ou rallyes.

"Il faut maintenir la cohérence entre les différents médias" insiste Héloïse Lemeillet. "Dans le cas contraire, il vaut mieux renoncer à un média qu'on ne maîtrise pas." Surtout sur les sites, segmenter l'accès aux informations permet de fournir à l'internaute celles qui l'intéressent vraiment. La régularité des publications est également un atout pour la fréquentation.

Sur l'ensemble des candidats entrés en relation avec l'entreprise, seuls quelques-uns sont finalement embauchés. Mais il faut que tous gardent une image positive de l'entreprise. En particulier, refuser un candidat n'est pas un problème si on le lui dit clairement. Une navigation agréable sur la vitrine de la marque entraîne dans tous les cas des échos positifs.

Premier ambassadeur de l'entreprise, le collaborateur en diffuse l'image sur les réseaux sociaux Certaines entreprises diffusent auprès de leurs collaborateurs des conseils sur la manière de les utiliser pour diffuser la culture digitale de l'entreprise.

Les outils destinés au recrutement chez Cornerstone OnDemand

Pour mettre en œuvre leur politique de gestion des talents, les entreprises ont besoin d'outils numériques performants. Cornerstone OnDemand est l'un des acteurs majeurs de ce domaine avec une offre disponible dans le cloud. Son module de recrutement "Recruiting Cloud" offre des possibilités variées aux entreprises, en phase avec les résultats de l'étude IDEA. Totalement personnalisable par l'entreprise, il peut s'intégrer aussi bien dans un site institutionnel que dans un site événementiel, comme celui d'un événement sportif sponsorisé. Il permet de garder le lien avec les candidats non retenus : ceux-ci restent connus et identifiés, ce qui leur permet de mettre à jour leur CV, soit directement, soit par un lien vers leur compte LinkedIn.

La création d'annonces peut utiliser une grande variété de formats (images, vidéos, graphiques, textes) à partir de sources variées. L'étape initiale est la définition du poste avec un circuit de validation des critères impliquant les managers et les RH. Un workflow d'approbation prend en compte les spécifications et modifications d'intitulé, de salaire, de circuit de diffusion. Les étapes d'évaluation du candidat peuvent être un entretien en ligne, au téléphone, en face-à-face. Les outils prennent en compte les vérifications exigées par certains pays pour des postes critiques.

Une entreprise peut décider de privilégier, pour un poste ouvert, la mobilité interne pendant plusieurs semaines. Pour la diffusion externe, les options sont la prise en compte des agences de recrutement, la gestion des sites carrières, l'intégration dans des outils externes comme les "job boards" tels que Monster ou Cadremploi.

Sélection des candidats dans Cornerstone Recruiting Cloud (cliquez sur l'image pour l'agrandir)

La gestion des offres d'emploi implique un entretien avec les candidats. Pour gérer des gros volumes de recrutement, les outils de Cornerstone fournissent une analyse de masse. Typiquement, les candidatures sont réparties en trois groupes : prioritaire, en attente, négatif. Des actions sont déclenchées sur chacun d'entre eux, par exemple un entretien téléphonique pour le premier groupe, un message de refus pour le troisième et la constitution d'un vivier pour le deuxième. L'affichage de la définition du poste dans une fenêtre placée en regard de l'écran principal facilite le travail du recruteur.

La campagne d'entretiens bénéficie d'outils comme d'un écran comportant les entretiens prévus et terminés, d'un guide d'entretien comportant des questions spécifiques sur le poste, d'une synthèse de l'offre comportant le statut des candidats et, le cas échéant, le détail des coûts des opérations de recrutement. Cerise sur le gâteau, l'outil génère un document comportant le nom et la photo des candidats convoqués un jour donné, afin de personnaliser leur accueil à la réception de l'entreprise. Un reporting additionnel fournit la liste des meilleures candidatures.

Le parcours d'intégration d'un nouvel embauché ou d'un collaborateur changeant de poste comprend plusieurs éléments. Dans le volet administratif, on trouve des formulaires comme l'adhésion à la mutuelle et la description du circuit d'approbation. Le nouvel arrivant reçoit un livret d'accueil et la liste des personnes avec qui entrer en relation ainsi que l'accès à un environnement informatique dédié. Pour se familiariser avec l'organisation de l'entreprise, il s'appuie sur un système collaboratif : chez Cornerstone, c'est le module Connect.

La formation peut se dérouler en e-learning ou sous forme de sessions physiques. Elle peut être réglementaire, en particulier pour la sécurité. Avant même qu'il arrive, quand il est en période d'essai chez son précédent employeur, le candidat peut s'inscrire sur le site de son nouvel employeur. Quand il arrive, sa fiche administrative et son CV sont validés et son statut passe de candidat à collaborateur, avec prise en compte des transitions et des historiques.

Avec sa gamme de solutions dans le cloud, Cornerstone répond bien aux conclusions de l'étude IDEA : prise en compte du digital et de la marque employeur dans son ensemble, diversité et cohérence des contenus dans tous les dispositifs, prise en compte des nouveaux outils et des usages innovants.

René Beretz