Souvent réduite à la gestion des notes de frais, la gestion des dépenses des collaborateurs d'une entreprise comprend toute la gestion des déplacements professionnels jusqu'à la réservation en ligne ainsi que la facturation de ces dépenses, comme les billets d'avions et de train. L'éditeur américain Concur se présente comme le principal fournisseur mondial de ce secteur avec 25 000 clients dans 120 pays dans tous les secteurs d'activité. S'appuyant sur un effectif de 4 000 personnes dans le monde, dont 700 en Europe et 100 en France, il a réalisé en 2013 un chiffre d'affaires de 550 M€, enregistrant une croissance moyenne annuelle de 25 %.

Les collaborateurs français se répartissent pour un tiers dans le commercial et le marketing, un tiers dans l'implémentation et le support et un tiers dans la R&D. Concur dispose de 9 centres de R&D dans le monde (répartis entre Paris, Prague, Francfort, le Royaume-Uni et les États-Unis), chacun développant ses projets sur la plate-forme centrale. En effet, le modèle, historiquement basé aux États-Unis, est devenu décentralisé.

Concur propose sa solution exclusivement dans le cloud depuis 2002. "Nous avons toujours parié sur l'innovation, déclare Pierre-Emmanuel Tétaz, directeur général de Concur France. Nous avons été parmi les premiers à avoir une offre dans le cloud et une solution sur mobile." La solution dans le cloud s'est régulièrement étoffée et dès 2009, l'éditeur a sorti une première solution sur mobile. "Nous sommes leaders en solutions mobiles pour les voyages avec 2,5 millions d'utilisateurs."

Pierre-Emmanuel Tétaz, directeur général de Concur France

Concur a encore fait récemment évoluer son modèle en passant d'une plate-forme SaaS fondée sur des progiciels à une infrastructure normalisée à base de Web services : depuis 2011, l'offre Concur se présente comme une plate-forme ouverte. "Aujourd'hui, nous privilégions un écosystème de partenaires qui échangent des données en temps réel avec notre solution. Ceux-ci développent des applications sur la plate-forme car Concur ne peut pas tout faire, insiste le directeur général. Notre modèle est semblable à celui de Salesforce : si celui-ci est le n° 1 du cloud pour les applications dédiées, Concur est le n° 2."

Les partenaires proposent des applications intégrées sur la plate-forme Concur

Les partenariats aboutissent à de nombreuses applications communes. Cegedim Relationship Management est un acteur majeur dans le domaine de la santé avec, en particulier, OneKey, base de données réputée des professionnels de santé, qu'elle met à jour en temps réel. L'intégration de cette base avec la plate-forme Concur permet une saisie unique des informations concernant les médecins. Un visiteur médical, collaborateur d'un laboratoire, saisit les frais concernant un médecin dans Concur, informations immédiatement transmises à la base de données de Cegedim. Cela permet d'obtenir le reporting consolidé de tous les frais liés au médecin (invitations, marketing, congrès...), obligation légale en France depuis la loi Bertrand, mais également dans d'autres pays.

Tout juste annoncé, le partenariat entre les taxis G7 et Concur permettra à un abonné, grâce à l'interconnexion des applications respectives, une gestion automatique des frais depuis la réservation jusqu'à la facturation : à la fin d'une course, G7 envoie le justificatif dans l'application Concur, ce qui alimente automatiquement la note de frais de l'utilisateur. "Notre vision est de tout connecter pour obtenir une transparence des coûts et une utilisation simple et conviviale", affirme Pierre-Emmanuel Tétaz.

Parmi les autres applications réalisées avec des partenaires, Concur est intégré avec le site de réservation de voitures d'Avis : pour un client Avis/Concur, les codes de connexion respectifs sont reliés et toute réservation chez Avis est répercutée chez Concur. Le même modèle est appliqué chez IHG (Intercontinental Hotel Group). Grâce à ces connexions, tout est transparent. L'information circule d'un système à l'autre et le client bénéficie d'un reporting complet.

Services et produits s'adaptent à la variété des utilisateurs

À l'origine, Concur a surtout visé des sociétés internationales qui déploient le produit dans plusieurs pays mais aujourd'hui l'éditeur s'adresse aussi à des PME-PMI. La gamme de produits se décline selon la taille du client et la vitesse de déploiement varie en fonction du périmètre concerné : une solution se déploie en 3 à 4 semaines dans une PME mais peut représenter un projet de plusieurs mois pour un groupe important. Accompagnant son implantation internationale, Concur dispose de deux centres d'hébergement, l'un aux États-Unis et l'autre à Paris pour l'Europe. Grâce à une mise à jour croisée entre les deux sites, tous les clients disposent en permanence de la même version.

Le cycle de mise à jour de la solution est mensuel et obéit à une feuille de route bien définie. Les évolutions et l'enrichissement de l'offre proviennent à la fois des demandes des clients, de l'évolution des réglementations et des innovations conçues par les équipes de Concur. Par exemple, la France a été la première à distinguer le taux de TVA des boissons de celui de la nourriture dans la restauration. L'éditeur a développé une application prenant ces éléments en compte. Conçue de manière générique, celle-ci a pu être réutilisée lorsque le Canada a adopté des mesures similaires. Certaines fonctions, comme les modifications correspondant à des exigences réglementaires, sont activées automatiquement tandis que les utilisateurs activent les nouveautés à la demande. Un portail dédié à la communication avec les clients contient toutes les informations utiles sur les versions. Par ailleurs, Concur dispose de connecteurs avec les principaux ERP : les données saisies dans Concur sont versées dans la comptabilité de l'ERP. Si nécessaire, Concur ou le client développe de nouveaux connecteurs.

Pour compléter son offre et accompagner ses clients, Concur propose une gamme de services : support aux utilisateurs, support aux administrateurs (Concur peut administrer la solution pour les entreprises), audit des justificatifs.

Concur réunit chaque année ses clients lors de l'événement mondial Fusion : l'édition 2014 a eu lieu en mai à La Nouvelle-Orléans avec 2 200 participants et 70 partenaires. Mais l'éditeur organise aussi des événements nationaux intitulés Fusion Exchange : le premier événement français de ce type a eu lieu le 9 septembre à Paris, où il a réuni 300 participants. Des événements similaires ont eu lieu en Allemagne et au Royaume-Uni.

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René Beretz