Créée en 1986, la société Coval, spécialisée dans la manipulation par le vide, conçoit, fabrique et commercialise des systèmes et des composants pour des machines d'emballages, des mains de robots, etc. "Avec l'air comprimé, le vide est transporté par des tuyaux vers des ventouses qui manipulent des pièces, que ce soit des cartons, des cachets d'aspirine, des microprocesseurs", explique Richard Demangel, responsable informatique.

Orientée principalement vers le marché de l'emballage, Coval adresse également le secteur de l'automobile, de l'aérospatiale et de la robotique. Son chiffre d'affaires s'élève à 7 millions d'euros pour un effectif de 50 personnes. Implantée à Montélier dans la Drôme, l'entreprise est présente en Europe (Espagne, Italie et Allemagne), aux États-Unis et depuis peu en Chine "par le biais d'entités commerciales chargées de la revente de ses produits". Pour la fabrication de ses pièces, l'entreprise fait appel à des sous-traitants. Les moules sont conçus par Coval puis mis à disposition d'autres entreprises spécialisées en injection plastique et élastomère. À ce jour, la PME industrielle gère 3 000 à 5 000 références de produit.

La problématique

Richard Demangel - responsable informatique de Coval (cliquez sur la photo pour l'agrandir)

L'ERP Cegid, mis en place 15 ans auparavant, arrivait en fin de maintenance, mais surtout ne répondait plus aux problématiques de planification, d'assemblage, et de production. Pour Richard Demangel, il n'était plus dimensionné pour une entreprise de cette taille. "Lorsque nous nous sommes équipés, l'entreprise ne comptait qu'une dizaine de personnes. Aujourd'hui, ce n'est plus possible tant au niveau des bases de données que des requêtes ou de la maintenance." De même, les fonctionnalités se limitaient à la livraison et à la gestion des stocks. L'équipe commerciale souhaitait également un module de CRM "afin de suivre les clients de manière plus précise, faire des offres et du reporting...". Et si des tentatives avaient été initiées pour se rapprocher d'acteurs connus du marché, comme Salesforce, aucune ne correspondait à ce que Coval recherchait.

Des utilisateurs-tests

Après la rédaction d'un cahier des charges "relativement long à mettre en place", un appel d'offres sera lancé avec l'aide d'un cabinet de consultants. Parmi les grands éditeurs du marché (SAP, Microsoft, Sage...), deux sortiront du lot : Cegid et Sylob. Conserver l'ancien prestataire aurait facilité la migration mais Coval optera pour "l'outsider" Sylob. Une décision mûrement concertée explique Richard Demangel : "Afin d'engager un vrai projet d'entreprise, tous les différents services de la société ont été impliqués dans ce choix via une quinzaine d'utilisateurs tests, nommés par les chefs de service comme étant les référents dans leur domaine de compétence. Ils ont aidé à la rédaction du cahier des charges, assisté aux présentations des éditeurs finaux et aujourd'hui ils restent les référents dans les formations internes au logiciel." S'il répondait bien aux différents points du cahier des charges, Sylob 9 restait surtout un produit standard. "Une exigence de la direction pour faciliter les mises à jour et minimiser le temps de déploiement", note Richard Demangel. Seulement trois développements seront effectués par l'équipe informatique.

Le projet

Après un peu plus d'un an et demi pour se décider, le projet est lancé en 2012 sur une fin d'exercice pour une question de facilité de comptabilité. "En trois mois, tout était en place et six mois plus tard, les équipes trouvaient déjà leurs marques", se souvient Richard Demangel. "Autant que possible, nous avons essayé d'adapter nos méthodes de travail à la philosophie Sylob plutôt que de faire du copier/coller de l'ancien ERP." Une fois effectués l'analyse et la mise en place des processus puis le lancement de l'édition système avec duplication des bases, une maquette avant migration sera réalisée en période d'inventaire, occasionnant une double saisie des utilisateurs, pour une bascule effective à compter de la nouvelle année fiscale.

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L'implémentation de l'ERP n'a pas nécessité d'intégrateur. En effet, l'atout de l'outil Sylob est d'être "souple, modulable et paramétrable même par des non-informaticiens", constate Richard Demangel. "Très facilement, des champs peuvent être ajoutés qui seront implantés dans la base et opérationnel tout de suite." Autre avantage de la solution : la présence d'un portail collaboratif permettant l'accès à l'application à distance aux clients, fournisseurs, sous-traitants, gage d'un déploiement facilité.

À l'étranger

Dans la foulée, Coval a décidé d'implémenter l'ERP en Espagne. S'agissant d'une filiale de commercialisation, le déploiement sera relativement simple et rapide. "En l'espace de deux mois, le projet était bouclé. Nous ne sommes pas rentrés dans le processus de production avec des problématiques de nomenclature, d'OS, de sous-traitance et de planification à gérer." Depuis octobre, l'équipe informatique de Coval s'est attaquée aux États-Unis. Pour ce chantier de taille, un chef de projet américain chargé d'opérer les traductions et de former les onze utilisateurs a été missionné. "Sylob est un logiciel plus européen qu'international. Il faut faire disparaître des champs pour en rajouter d'autres qui leur sont propres."

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D'ici peu, la base sera déployée sur un serveur physique en local pour des questions de contraintes horaires et se prémunir d'éventuelles pertes de connexions Internet. L'année prochaine, Coval projette de décliner l'ERP en Italie. Suivra ensuite la Chine "avec des problématiques de langage et de serveur déporté à gérer."

Les bénéfices

Fort d'une quarantaine d'utilisateurs dont la moitié de commerciaux, les gains du module CRM ont été immédiats pour Coval. "Grâce aux fonctionnalités de reporting en automatique, nous avons gagné en réactivité sur la gestion des stocks, sur les rebuts de production, sur les secteurs à déployer." Surtout que l'accès à l'ERP se fait à distance. "Lorsqu'une nouvelle fiche client est créée, le commercial du Havre est au courant. S'il y a un blocage comptable également." Autant de flux automatiques qui accélèrent le passage d'informations avec à la clé un meilleur pilotage des activités de l'entreprise. Aujourd'hui, Coval souhaite continuer à faire évoluer le programme, pour répondre à d'autres nouveaux projets. "Pour notre activité système, nous souhaitons mettre en place un configurateur qui permettrait de procéder à des nomenclatures à la demande." La création d'un outil de gestion de projet afin de mieux répondre aux attentes de ses clients partenaires sur le secteur de l'aérospatiale fait également partie des ambitions de Coval.

Sandrine Tournigand