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Isochem, fidèle à Qualiac dans la durée
 
28/11/2014 :: Après plus de 15 ans d'utilisation, Isochem a fait migrer son instance de l'ERP Qualiac vers la version Web du produit. Outre l'amélioration de l'ergonomie, la nouvelle mouture de l'application a bénéficié d'une remise à plat qui en facilite l'utilisation.

Fondée il y a 40 ans, Isochem est une société de chimie fine qui développe des principes actifs pour les laboratoires pharmaceutiques et pour l’agrochimie. Les laboratoires pharmaceutiques lui confient tout ou partie du développement de molécules puis leur production. La proportion de ses ventes internationales atteint 70 à 80 %. Ses 350 salariés français sont répartis dans quatre usines. La société a aussi de petites implantations à l'étranger.

Un choix raisonné, une mise en œuvre progressive

Alors qu'Isochem faisait encore partie du groupe SNPE (Société Nationale des Poudres et Explosifs), la DSI du groupe cherchait à équiper aussi bien le siège que les unités d'un ERP. La société ne disposait à l'époque que d'outils de gestion pour PME : des logiciels pour les ventes, la comptabilité, pour chaque service. Le projet ERP a été structurant, impliquant la nomination d'un chef de projet. Des tests ont été menés, une concertation interne a été organisée et le processus a abouti au choix de Qualiac en 1996. La mise en place a été progressive : les premiers déploiements ont eu lieu en 1997 pour les achats et la comptabilité. La mise en œuvre s'est poursuivie par les ventes puis par les stocks et la production. Comme Qualiac n'avait pas de vraie GPAO, l'éditeur a développé pour Isochem un module spécifique, qui est devenu par la suite partie intégrante du produit standard. On compte 220 utilisateurs de Qualiac chez Isochem.


Yan Hubert, DSI d'Isochem

Au fil des ans, la société a tiré parti des nouvelles versions de l'ERP et de la disponibilité de nouveaux modules. Elle a acquis le module de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur), des modules techniques (pdf, mail...), le module de gestion des immobilisations pour la comptabilité, des modules spécialisés pour les achats. "L'application a également évolué pour respecter les contraintes réglementaires du secteur de la pharmacie, explique Yan Hubert, DSI d'Isochem. Et cela à trois niveaux : français, européen et américain". Ces règles sont respectivement gérées par l'ANSM (Agence Nationale de Sécurité du Médicament et des produits de santé), l'agence européenne du médicament et la FDA (Food and Drug Administration) américaine. La réglementation concernée aux États-Unis est le document CFR 21, paragraphe 11, qui impose une traçabilité à toute épreuve. Isochem avait donc besoin d'un module d'audit et de traçage, chaque lot de produit devant être parfaitement identifiable depuis sa production jusqu'à son utilisation finale. Qualiac a développé ce module à la demande d'Isochem, et l'a inclus par la suite dans le produit standard. "Quand Qualiac développe un module pour un client, il l'intègre au produit standard s'il correspond à un besoin largement partagé. Il reste un module spécifique s'il s'agit d'un besoin réduit", note le DSI.

Du client/serveur au Web avec la version RIA de Qualiac

L'évolution la plus récente de l'application Qualiac chez Isochem est la mise en œuvre au début de 2014 de la version Web de Qualiac, appelée RIA (Rich Internet Application) après un projet de près de deux ans. Qualiac a commencé le développement de cette version de son ERP en 2008 et l'a commercialisé à partir de 2011. Livrée systématiquement aux nouveaux clients, elle a également été proposée aux clients existants en remplacement de l'ancienne version client/serveur, avec un accompagnement adéquat. En 2013, alors que 80 % des clients l'avaient adoptée, l'éditeur a cessé de faire évoluer l'ancienne version. "Nous avions anticipé cette évolution, déclare Yan Hubert. Le moment était venu de refondre l'ERP après plus de 15 ans d'exploitation, surtout au niveau de l'ergonomie, car l'interface utilisateur existante était sommaire."


"J'ai fait une présentation des enjeux à la réunion de direction en les alertant sur l'arrêt programmé du support de la version client/serveur, se rappelle le DSI. J'ai obtenu l'appui politique de la direction, qui a été essentiel à la suite du projet." Un comité de pilotage du projet a été constitué puis des réunions ont été organisées avec les utilisateurs clefs de toutes les usines pour chaque domaine de la société. Après une présentation du nouveau produit destinée à élargir le champ des possibles, les participants ont été invités à faire ressortir les points positifs et les points négatifs de l'application existante. C'était une occasion unique de faire s'exprimer tous les points de vue : "nous avons tenu à ce que tout le monde prenne la parole, même ceux qui d'habitude restent muets. Cela a été l'occasion de mobiliser toutes les énergies. Les gens ont été contents qu'on les interroge sur leur mode de travail au quotidien."

Cet échange s'est concrétisé par des spécifications détaillées, transmises ensuite à Qualiac, qui a effectué le développement en collaboration avec l'équipe interne. Les modules réalisés ont été ajustés lors d'une réunion intermédiaire en mode conférence avec des écrans partagés. Les utilisateurs ont fait des commentaires sur l'emplacement des boutons, les champs manquants... Après un ou deux allers-retours, chaque module a été mis en production. Entre temps, des sessions de formation d'une journée ont été organisées, consacrées pour moitié à l'ergonomie et pour moitié aux aspects fonctionnels des modules. La migration des programmes vers le RIA a abouti petit à petit à la disparition de la version client/serveur.

D'autres demandes d'évolution interne ont eu lieu par la suite. La plus emblématique a probablement été la création de tableaux de bord donnant en une page l'état des ventes, des achats ou de la GMAO pour les directeurs d'usine. Ceux-ci y accèdent en deux clics, sans besoin de mot de passe, alors que beaucoup d'entre eux n'avaient jusqu'ici jamais utilisé Qualiac. "Cet aspect a été un excellent stimulateur du projet", se rappelle Yan Hubert.


Commandes d'achat (cliquez sur l'image pour l'agrandir)

"Nous avons été bien accompagnés par les consultants de Qualiac, ce qui a permis au projet de monter en puissance", se félicite le DSI. À la fin du projet, Qualiac a fourni à l'équipe interne toutes les informations nécessaires pour qu'elle devienne autonome. Grâce à ce transfert de compétences, l'équipe réalise des compléments et des adaptations pour répondre aux besoins courants.

Simplification et convivialité

La simplification et la réorganisation de l'architecture étaient au cœur du projet. En effet, au fil du temps, Isochem avait accumulé un total de 180 programmes spécifiques, dont beaucoup dataient de l'époque de la SNPE, où les unités pouvaient se servir dans un "panier commun". Yan Hubert a arbitré pour retomber à 60 spécifiques, tirant parti du fait que certains avaient été réintégrés dans le standard. Mais il en a également supprimé un bon nombre pour "faire le ménage". Cette manière de tailler dans le vif impliquait des risques de dysfonctionnement et d'effets de bords dans des chaînes longues et complexes : il a donc gardé quelques ressources pour réagir en cas de besoin, ce qui a été rarement nécessaire.

Pour rendre l'application la plus conviviale possible, l'équipe du projet s'est efforcée de diminuer le nombre de clics nécessaire pour accéder aux écrans. Un groupe de travail du club utilisateurs Qualiac, dont fait partie Yan Hubert, a fixé à 3 le nombre maximal de clics nécessaire pour activer une fonction. "Dans la GMAO en version client/serveur, il fallait 4 écrans et 8 clics pour travailler, situation aggravée par des problèmes de débit et de réseau. Dans la nouvelle version, il y a un seul écran à plat, ce qui simplifie l'utilisation et la rend plus confortable", se satisfait-il.

Un investissement important pour des résultats concluants

Le projet a été gourmand en ressources humaines et financières : le budget de la migration a représenté plus de 100 000 € et le projet a consommé 500 jours-hommes dont 160 pour la formation, les réunions avec les utilisateurs ayant mobilisé beaucoup de monde. S'y ajoutent 40 à 50 journées de consulting de Qualiac. "Après 17-18 ans d'exploitation, cette évolution était un mal nécessaire", explique le DSI. "Nous avons rendu l'utilisation la plus conviviale possible comme avec le SSO (Single Sign-On ou signature unique) grâce auquel les utilisateurs n'ont plus besoin de répéter les mots de passe."


Gestion des tiers, adresses et domiciliations (cliquez sur l'image pour l'agrandir)

Cette nouvelle version permet à Isochem de s'affranchir d'interfaces obsolètes et de profiter des nouveautés. Les plus jeunes se retrouvent en terrain connu et les anciens apprécient la nouvelle version surtout à cause de l'amélioration de l'aspect fonctionnel. Pour faciliter la prise en main, l'équipe du projet a écrit une documentation utilisateur générique sur l'ergonomie.

"Nous avons maintenant un ERP au goût du jour qui colle aux besoins des utilisateurs. Lors des formations sur l'ergonomie, les utilisateurs étaient satisfaits, il y avait des sourires, de la lumière dans les yeux des gens.", conclut Yan Hubert.

René Beretz

Le club des utilisateurs de Qualiac

Isochem fait partie du club des utilisateurs Qualiac, association indépendante regroupant la majorité des clients. L'éditeur l'accompagne en offrant des journées de développement à ses membres. Ceux-ci participent en s'exprimant selon plusieurs thèmes et font émerger des besoins collectifs contribuant à faire évoluer les produits. Qualiac recueille toutes les demandes et fait un arbitrage qui définit sa ligne de conduite.

RB

 
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