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Articles    
10 pièges à éviter dans le processus achat
 
19/12/2014 :: Un processus phare géré par les ERP comme SAP, Sage, Oracle e-business, Microsoft Dynamics, etc. est le processus achat, ou Procure-To-Pay en anglais. L'ERP gère tout le cycle achat, de la demande d'achat au paiement fournisseur, permettant aux acheteurs de piloter leur politique d'achat efficacement. Mais qui dit politique d'achat dit règles très précises à respecter pour les chefs de service ou assistant(e)s de département, c'est-à-dire des non spécialistes des achats,  qui veulent passer une commande d'achat pour pouvoir traiter avec leur fournisseur préféré.

L'ERP peut alors se transformer en un véritable parcours du combattant. Alors, cher(e) ami(e) utilisateur, voici 10 pièges à éviter !

1) Vérifiez que votre fournisseur existe bien dans votre ERP... et que ses informations sont exactes : conditions de paiement, catalogue d'articles s'il s'agit de produits très spécifiques, etc. Si ce n'est pas le cas, vous voilà parti pour une demande de création fournisseur qui va retarder votre demande (une procédure en plus !) ;

2) Au moment de saisir la commande, choisissez la bonne catégorie d'achat (ou type de commande d'achat) : investissement, prestation immatérielle, consommables, etc.
Ne pas choisir la bonne catégorie, c'est risquer :
- une mauvaise imputation (et s'attirer les foudres de votre chef comptable) ;
- de déclencher des étapes imprévues du processus (un consommable, c'est souvent réceptionné automatiquement par le système, et vous vous retrouvez alors avec une facture sans commande d'achat ouverte en face) ;
Alors, il peut valoir le coup de retrouver au fond de votre tiroir cette procédure qui décrit les catégories d'achat.

3) Votre commande porte sur un investissement ? Assurez-vous que votre numéro de dossier d'investissement existe bien dans votre ERP. Munissez-vous également de la bonne procédure pour votre commande. Souvent, la commande d'investissement requiert une saisie et des étapes particulières (cf. étape réception plus bas).

4) Ensuite vient le choix du fournisseur et des articles à commander. À ce moment, des quotas ou des conditions particulières (remises) peuvent s'appliquer. Difficile de le savoir ou de s'en souvenir. Heureusement, votre acheteur prévoyant vous a envoyé cela par email il y a 15 jours. Ne reste plus qu'à le retrouver...

5) La commande a été validée et envoyée à votre fournisseur. Voici venu le moment de réceptionner ses produits. Priez alors pour que la quantité reçue soit conforme à votre commande, car sinon, c'est retour à la case commande (en mode modification cette fois).

6) C'est également à la réception que l'on découvre que l'imputation comptable de l'article n'est pas bonne ou inexistante. Bonne chance pour trouver le bon compte comptable ! Cette étape se termine souvent par un appel à un collègue ami (qui s'y connaît, lui).

7) Vous réceptionnez un investissement ? N'oubliez pas de remplir le petit paramètre dans votre ERP pour activer la mécanique comptable qui va bien (sinon, gare aux foudres de... cf. plus haut).

8) Vous avez validé la réception. Le fournisseur peut envoyer sa facture. Dans la plupart des cas, le rapprochement est automatique, grâce aux plateformes de dématérialisation. Mais s'il y a un écart (prix, quantité...) c'est à vous de la valider. Êtes-vous vraiment sûr de comprendre pourquoi il y a ce taux de TVA de 0 % sur la facture ?

9) Vous recevez votre facture annuelle pour un service récurrent auquel vous avez souscrit (une assurance, un logiciel, etc.). Il va falloir retrouver les conditions contractuelles correspondantes avant de pouvoir la rentrer dans le système.

10) Vous avez une facture, mais pas de commande d'achat en face. Votre fournisseur a un problème. Vous aussi.

Nos conseils pour éviter ces 10 pièges bien connus :
- capturez toute la documentation et l'information que vous envoient vos spécialistes ERP, pour toujours les avoir à portée de main ;
- partagez vos problèmes, trucs et astuces avec vos collègues Ne restez pas seul ! Le processus d'achat et les relations avec vos fournisseurs n'en seront que meilleurs.

Toan Nguyen, PDG de Shortways

 
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