Parallèlement à Win 2016, le plan stratégique groupe annoncé il y a deux ans, la direction des achats de Pierre & Vacances Center Parcs (1,4 milliard d'euros de chiffre d'affaires, 12 000 collaborateurs) s'est dotée d'un schéma directeur avec comme objectif d'accroître la maturité et l'efficacité de la fonction. Comment ? "En structurant davantage le processus métier et en mettant en place des outils nécessaires à la gestion opérationnelle des activités et au pilotage de la performance", résume Martin de Neuville, le directeur des achats, qui gère environ 80 % des 650 millions d'euros de biens et de services achetés chaque année par le groupe.

Alors que le système d'information achats, très orienté SAP, couvre principalement les aspects transactionnels (gestion des demandes et des commandes, approvisionnements, facturation-paiement) et décisionnels (veille fournisseurs, mesure de la performance, etc.), la priorité a été mise sur le volet e-sourcing, sous-équipé. Mais fin 2013, avant de déployer une solution de gestion des appels d'offres et des négociations, pour remplacer Excel, le groupe de loisirs et d'immobilier a décidé de se concentrer d'abord sur le processus de contractualisation. "Mieux contrôler l'établissement, la diffusion et l'exécution des contrats, notamment en dehors des contrats-cadres, nous a semblé prioritaire pour éviter les dysfonctionnements ou les litiges, mais aussi limiter les risques liés à des changements dans les équipes", explique Martin de Neuville. "Le déploiement d'un outil dédié était aussi l'occasion de vérifier les contrats existants et d'identifier des synergies, notamment pour tous les achats gérés localement, afin de dégager des gains supplémentaires".

Une extension à d'autres domaines des achats

Il y a un an, après un rapide tour du marché, le choix s'est porté sur l'outil d'Ivalua. "Face à la multitude des solutions existantes, nous avons pris notre décision après avoir consulté une douzaine de confrères, déjà équipés", raconte Martin de Neuville. "Mais sans s'arrêter aux fonctionnalités de gestion des contrats, puisque nous sommes depuis le départ dans une logique d'extension de l'outil à d'autres domaines du processus achats".

Martin de Neuville - directeur des achats Crédit photo DR-Groupe Pierre & Vacances-Center Parcs

En plus de la couverture fonctionnelle, un certain nombre de critères ont aussi orienté le choix, en particulier la facilité de déploiement et, surtout, d'interfaçage avec la base fournisseurs sous SAP. Mais également la possibilité de réaliser aisément des exports Excel, et l'ergonomie. C'est d'ailleurs en termes de confort et de facilité d'utilisation que la solution proposée à l'époque par SAP a été éliminée. "Même l'intégration au module SRM n'était pas satisfaisante", complète Christophe Romao, le responsable du système d'information achats du groupe. Idem pour la plupart des solutions génériques de gestion des contrats disponibles sur le marché. "Comme la direction des achats était à l'origine de la demande, ses besoins propres, autour d'un outil dédié, ont été privilégiés", poursuit-il.

La solution devait aussi être capable de gérer tous types de contrats : d'une part, les contrats opérationnels (contrats cadres et conventions d'application associées, contrats régionaux et locaux), d'autre part les contrats liés au référencement des fournisseurs (conventions de référencement, de collaboration, etc.). Voire des contrats et leurs pièces associées dépassant le périmètre des achats, puisque le groupe imagine pouvoir intégrer les contrats de location et de vente (cottages, appartements, etc.), de partenariat (sites touristiques, restaurants, etc.), et même les contrats de travail !

Un déploiement global d'ici à la fin de 2015

Dans le domaine des achats, Laure Tijan, chef de projet, voit des enjeux à trois niveaux. Du groupe, d'abord, puisqu'un outil de gestion des contrats doit permettre de garantir la sécurité des données et de minimiser le risque fournisseurs. Des enjeux au niveau de la direction des achats, ensuite, et du juridique, en termes d'expansion du taux de couverture des achats contractualisés, d'application des conditions des contrats-cadres et d'harmonisation de la rédaction en s'appuyant des modèles types. Enfin, des enjeux pour les opérationnels, l'outil permettant de gagner du temps sur la création et surtout la gestion des contrats, de suivre l'avancement de la rédaction et de la validation des clauses, d'anticiper la fin de vie des contrats (reconduction, renégociation, résiliation, etc.).

Crédit photo DR-Groupe Pierre & Vacances-Center Parcs

Durant l'été 2014, un pilote a été mené, qui a débouché sur le lancement du déploiement pour aboutir à une couverture globale, en France et à l'étranger (Belgique, Espagne, Pays-Bas, etc.), d'ici à la fin de 2015. "Le travail a d'abord consisté à mettre en place les workflows puis à définir les rôles et les autorisations, en fonction de la nature des contrats et des achats", détaille Laure Tijan. Mais au démarrage de ce type de projet, la principale difficulté tient à la volumétrie, surtout pour récupérer des contrats très dispersés et vérifier toutes les informations : fournisseurs, dates, etc. "La collecte et le contrôle sont des étapes extrêmement chronophages", soupire la chef de projet, qui, au passage, souligne également l'importance de la sensibilisation des parties prenantes. Aujourd'hui, sur la base des versions Word, près de 800 contrats ont déjà été intégrés à l'outil. La cible approche des 5 000.

Environ 70 utilisateurs aujourd'hui, 300 à terme

Au-delà du seul outil, le projet a confirmé les conditions nécessaires au succès d'un processus de contractualisation. Martin de Neuville insiste sur quatre points : le travail en binôme avec la direction juridique pour sécuriser la relation contractuelle, le déploiement des contrats pour profiter des conditions à tous les niveaux, le suivi des contrats avec les parties prenantes et les fournisseurs, la diffusion des bonnes pratiques. Au moment d'automatiser le processus, "il est également crucial que le projet soit appuyé par la direction générale et que les utilisateurs soient impliqués", ajoute le directeur des achats, indiquant que l'outil déployé par Pierre & Vacances Center Parcs concerne aujourd'hui 70 utilisateurs, mais qu'ils seront à terme trois cents : directeurs de zones géographiques, de sites, interlocuteurs achats, responsables de domaines, etc.

Crédit photo DR-Groupe Pierre & Vacances-Center Parcs

Selon lui, le volet économique n'est pas un obstacle dans ce genre de projet. "En présentant le dossier à la direction générale, nous avons annoncé un retour sur investissement de 18 mois, compte tenu des gains achats estimés", explique-t-il. "Mais étant donné le coût de ce type de solution et les apports immédiats grâce aux synergies et à un meilleur contrôle (recadrage, élimination des contrats inutiles, etc.), le projet est rentable quasiment dès la mise en route opérationnelle". D'ailleurs, ces conditions rendent aujourd'hui plus facile la négociation de l'extension de la solution d'Ivalua à d'autres aspects du processus d'e-sourcing. Le sujet fait actuellement l'objet de discussions avec la DSI. Mais même si le déploiement était décidé, il ne démarrerait probablement pas avant 2016.

Thierry Parisot

Le CLM, nouveau pilier du système d'information

Alors que le contexte économique pousse les entreprises à sécuriser leurs processus, le marché des solutions de CLM (Contract Lifecycle Management) a le vent en poupe. L'an dernier, selon le cabinet d'études Forrester Research, les ventes mondiales ont progressé de 16 %, pour s'établir à 678 millions de dollars. Elles devraient dépasser la barre des 760 millions en 2015. À elles seules, les solutions de gestion des contrats fournisseurs - par opposition aux contrats de vente aux clients - représentent un marché de 434 millions de dollars (481 millions attendus en 2015), tiré par une demande de plus en plus pressante des directions des achats. Sur le plan fonctionnel, la contrathèque et les modèles de documents constituent le socle minimum. Mais pour apporter une réelle valeur ajoutée, les systèmes doivent aller plus loin, en proposant notamment une assistance à la rédaction complétée par des mécanismes de sécurisation (vérification des éléments, sauvegardes, suivi des versions, contrôle des accès, etc), ainsi que des alertes sur des événements et des dates clés (résiliation, renouvellement, etc.). En outre, des fonctionnalités de suivi d'exécution, en lien avec l'e-achat et le système financier, peuvent offrir un rapprochement automatique entre l'engagement contractuel (prix fixé, volume, délai de livraison, etc.) et son application.