Odoo version 8 est maintenant utilisé au quotidien par les moines dans de nombreux domaines de leur activité :
- point de vente : les moines gèrent un magasin, situé juste à côté de l’abbaye, qui propose à la vente la production artisanale de l’Abbaye : de l'huile d’olive, du vin, du nougat, des brioches, du pain d’épice, des biscuits, du pain, etc. Ce magasin vend également les produits fabriqués par d’autres abbayes, des articles religieux, des livres, des CD, etc. Odoo fait fonctionner les deux caisses, gère les stocks ainsi que les approvisionnements auprès des fournisseurs.
- vente par correspondance : l’Abbaye vend une grande partie de ses produits en vente par correspondance et sur une boutique en ligne. Odoo enregistre les commandes, génère les courses dans l’entrepôt, les documents de livraison et les documents pour la douane. Odoo est connecté aux web services de La Poste pour la génération automatique des étiquettes Colissimo.
- hôtellerie : les moines reçoivent des messieurs pour des retraites individuelles ou collectives. Un module Odoo a été développé pour enregistrer les séjours, attribuer les cellules et générer chaque jour la liste des convives pour le déjeuner et le dîner.
- dons : L’Abbaye est aidée dans ses missions par de généreux bienfaiteurs. Plusieurs modules Odoo ont été développés pour gérer les dons. Ces modules gèrent l’enregistrement des dons simples par chèque, carte de crédit, par paiement en ligne et par virement, mais également les dons récurrents par prélèvement SEPA ou par virement automatique. Odoo génère les reçus fiscaux pour les dons et aide à l'édition des lettres de remerciements envoyées aux donateurs. Les modules de gestion des dons sont complètement intégrés à la comptabilité et aux modules de paiement d’Odoo.
- messes : il est possible d’offrir une messe et de demander une intention particulière et éventuellement de demander qu’une messe soit dite à une date précise. Un module Odoo a été développé pour enregistrer les requêtes de messe et générer le planning des messes. Ce module est intégré avec le module de gestion des dons pour pouvoir enregistrer l’offrande de messe.
- comptabilité : l’Abbaye gère désormais sa comptabilité dans Odoo. Odoo est également utilisé pour générer les fichiers de virement SEPA, de prélèvement SEPA, de lettres de change, les remises de chèques et la Déclaration d’Echange de Biens (DEB).
Le partage est une valeur importante pour les moines ; et c'est aussi une valeur fondatrice du logiciel libre. Les modules Odoo qui assurent la gestion des messes et des séjours ont été publiés sous licence AGPL sur le projet Github vertical-abbey aussi appelé projet Philemon. Les modules pour la gestion des dons ont été publiés sous la même licence sur le projet Github donation. Ces modules ont été développés par deux moines de l'Abbaye et par un développeur d'Akretion.
"La version 8 d'Odoo est sortie officiellement le 18 Septembre 2014, et elle est passée en production à l'Abbaye du Barroux le 1er Janvier 2015 : c'est un des premiers projets à passer en production sur cette nouvelle version avec un périmètre fonctionnel aussi large. Nous espérons que les nouveaux modules Odoo qui ont été publiés en tant que logiciel libre - notamment les modules de gestion des dons - seront utiles à d'autres abbayes, à des associations et à des ONG souhaitant déployer Odoo", déclare Alexis de Lattre, ingénieur chez Akretion.