La genèse du projet : recentrer l'information comptable au cœur du SI

Utilisateur d'Oracle Applications, tout comme Kiabi, également filiale du groupe, Tape à l'œil souhaitait, fin 2011, disposer de son propre système d'information comptable et financier. La solution recherchée devait répondre à des enjeux fonctionnels et techniques intégrant la comptabilité générale, auxiliaire, analytique et budgétaire, ainsi que des fonctionnalités pour la gestion des achats, des immobilisations et enfin la réalisation de reporting plus fins.

En décembre 2011, Qualiac a été short-listé. Une nouvelle démonstration a eu lieu début 2012 sur les points clés du projet : gestion des magasins, interopérabilité de la solution, maintenance au quotidien et intégration avec Microsoft Excel. Tape à l'œil deviendra d'ailleurs le premier client de l'éditeur à découvrir son module Qualiac For Excel, un outil de reporting liant dynamiquement Excel à Qualiac. Pour ce projet, l'éditeur s'est rapproché de Partesys, société du groupe Syxperiane, intégrateur ERP et expert du domaine fonctionnel concerné.

Tape à l'œil : le choix stratégique du binôme français

À l'issue de la consultation, en mars 2012, c'est le produit Qualiac intégré par Partesys qui a finalement été retenu, principalement pour ses fonctionnalités analytiques, la simplicité d'utilisation et les possibilités de personnalisation de la solution. "Nous avions aussi fait le choix de prendre un éditeur qui n'était pas verticalisé dans le retail, ce qui pouvait présenter un risque. Néanmoins, la présence de Partesys en tant qu'intégrateur nous permettait d'avoir un partenaire qui maîtrisait parfaitement la solution Qualiac, mais aussi la partie Oracle pour assurer la transition entre l'ancien et le nouvel ERP", se souvient Mickaël Crocquefer, chef de projet finance & RH de Tape à l'œil.

Le développement de l'outil en France a également joué dans la décision. "Qu'un français puisse se positionner de manière très concurrentielle face à des mastodontes du marché de l'ERP pour répondre à notre besoin en restant abordable a contribué à faire pencher la décision", ajoute Mickaël Crocquefer.

Une mise en production volontairement décalée pour un démarrage optimal

C'est en mai 2012 qu'a débuté la mise en œuvre du projet, avec pour objectif une mise en production en moins d'un an. Les fonctionnalités implémentées furent celles de la comptabilité générale et analytique (saisie de facture des franchisés et des points de vente, intégration des pièces comptables, insertion d'écritures dans l'outil, reporting budgétaire), et le suivi de la fonction de gestion des achats (commande et rapprochement des factures de marchandises).

La transition vers une nouvelle solution a constitué le plus grand chantier, car Qualiac est un outil plus ouvert. C'est là que l'accompagnement de Partesys a été prépondérant, grâce à ses conseils durant la phase de stabilisation.

Au départ, la saisie de factures et leur attribution ont été des fonctionnalités perturbantes, mais rapidement intégrées par les équipes. Un point important à souligner : l'interopérabilité de Qualiac avec les autres solutions a permis la très bonne intégration des fichiers, en un temps record. "Là où les équipes comptables passaient beaucoup de temps du fait de leur intégration manuelle, les factures sont désormais éditées et comptabilisées dans la foulée. Les prélèvements envoyés à nos franchisés sont aujourd'hui transmis à 9h chaque lundi matin, pour un gain d'une demi-journée", précise Patrick Desrousseaux, responsable administratif et financier de Tape à l'œil.

Des utilisateurs plus productifs et un meilleur pilotage financier

Avec plus d'une année de recul (le démarrage est intervenu au deuxième trimestre 2013), le changement de solution est unanimement considéré comme un succès. Côté utilisateurs, l'outil est jugé très confortable. L'ergonomie est véritablement appréciée et toutes les facilités offertes par Qualiac, telles que les exports, imports, la visualisation des écrans, ont rassuré les comptables dans leur utilisation au quotidien. "C'est bien simple, aujourd'hui plus aucune personne ne voudrait revenir en arrière", affirme Patrick Desrousseaux.

La direction comptable témoigne également de gains de productivité et de visibilité. "Aujourd'hui, nous constatons concrètement et réellement ce qu'est maîtriser les flux et détenir une vision de l'intégralité de la comptabilité et de la performance de chacun ; et cela en un seul clic. Un exemple : les chiffres de l'année fiscale sont disponibles 15 jours plus tôt. Nous avons énormément gagné, c'est indéniable", conclut le responsable.