L'agilité de l'entreprise est un atout majeur. Elle permet aux organisations d'identifier les changements, de s'y adapter et de tirer parti des différentes perturbations qu'ils entraînent plutôt que de les subir. La compréhension des ressources et des capacités peut être facilitée par les solutions logicielles, qui permettent, entre autres, la planification des ressources de l'entreprise (ERP), la fabrication orientée projet (PBM), la gestion des actifs (EAM) ou encore la gestion des services (ESM).

L'adoption d'un nouveau logiciel essentiel à l'entreprise présente un risque important : son implémentation peut parfois être si longue que la solution sera finalement dépassée une fois opérationnelle. Le choix d'un ERP adapté permet d'améliorer l'agilité des organisations.

L'agilité n'est pas le fruit du hasard

Le marché n'a jamais évolué aussi rapidement qu'aujourd'hui : les cycles de vie des produits sont plus courts et la nature mondialisée et interdépendante des chaînes d'approvisionnement et des relations commerciales signifie que les changements économiques, de marché et de l'entreprise qui surviennent dans le monde peuvent affecter l'activité. Dans un tel contexte, il est indispensable d'adopter une culture adaptée : ouverture au changement, improvisation, adaptation et orientation sur les valeurs clés.

Une agilité d'entreprise durable se construit en adoptant un état d'esprit ouvert et en disposant d'une technologie d'entreprise basée sur une architecture souple, à l'épreuve du temps et offrant à l'entreprise une réponse automatisée au changement. Consacrer de longues périodes aux projets d'intégration des systèmes et aux processus d'optimisation ou de personnalisation fait partie du passé.

Voici cinq des plus grandes tendances qui remettent en question l'acquisition des logiciels fondamentaux de l'entreprise, afin de permettre un changement stratégique de fond.

1. Aborder différemment la chaîne de valeur

De nombreuses entreprises se retrouvent, à un moment ou un autre, confrontées à des difficultés de croissance. Une fois qu'elle dispose d'une base clients de taille conséquente, une entreprise doit s'adapter à son marché afin de ne plus se contenter de fabriquer des produits, mais d'offrir parallèlement des services. Il s'agit là d'une opportunité nouvelle, qui implique souvent des changements majeurs, comme la mise en place d'équipes de maintenance sur le terrain, mais également d'une gestion de stocks adaptée ou de formations.

Les différentes étapes qui permettent de développer la position de l'entreprise dans la chaîne de valeur exigent des modifications organisationnelles et de nouveaux processus. Il sera sans doute nécessaire d'incorporer de nouveaux matériaux, méthodes et personnels dédiés à la recherche, l'ingénierie, la conception, la production et la livraison. Ces changements devront s'appuyer sur des solutions logicielles adaptées.

2. Favoriser la croissance internationale

Aborder un nouveau marché peut être une opportunité majeure, mais comporte également des risques. Sur le plan logiciel, les nouveaux besoins ne se résument pas à la compatibilité avec de nouvelles langues, mais impliquent aussi l'utilisation de différents taux de change, monnaies, systèmes fiscaux, législations et obligations de reporting.

Un système d'entreprise véritablement mondial aide à réduire les risques. Il permet notamment de consolider les ressources informatiques, ce qui réduit les coûts et les dépenses liées à l'exploitation de systèmes multiples pas toujours très intégrés. Un ERP mondial fournit en outre une vue d'ensemble de l'entreprise, ce qui améliore l'efficacité et favorisant les meilleures pratiques.

Les développements récents, comme l'avènement du cloud ou les approches modulaires et agiles de l'implémentation des logiciels, ont rendu les ERP mondiaux accessibles à toutes les entreprises internationalisées. Il convient d'en tirer parti.

3. Gérer l'intégration des fusions et acquisitions

Les entreprises se développent en réalisant des acquisitions, ce qui peut nuire à l'agilité : les volontés pragmatiques de fusionner les différents systèmes au nom de la productivité impliquent souvent de reléguer la souplesse et la prévoyance au second plan. Des logiciels parfois disparates doivent alors interagir par l'intermédiaire de certains systèmes, comme l'EDI. Il convient de veiller à ce que les systèmes soient intégrés d'une manière exhaustive et agile, permettant des interactions faciles et une visibilité parfaite entre la société mère et sa nouvelle division.

La manière la plus efficace d'intégrer une entreprise acquise est de s'assurer que les nouveaux collaborateurs, produits et processus sont gérés de la même manière que les collaborateurs, produits et processus existants. Concrètement, cela signifie que le logiciel d'entreprise doit faire office de ciment entre l'entreprise acquise et la société mère. Une organisation agile doit impérativement être capable d'introduire facilement de nouveaux utilisateurs, de nouveaux produits et même des sociétés entières dans son logiciel d'entreprise.

Même lorsqu'une entreprise acquise ne souhaite pas ou ne peut pas effectuer rapidement une transition vers le système parent, un logiciel souple peut en quelque sorte "entourer" les systèmes existants, en utilisant ces derniers comme principales sources de données lorsque cela est nécessaire, ou fournir les données au système existant. Les ERP modernes sont constitués de milliers de composants logiciels interconnectés de manière souple. Ils communiquent en utilisant un ensemble de règles standardisées qui gouvernent le système.

4. L'économie de projet

L'économie industrielle mondialisée exerce une pression continue sur l'efficacité et sur l'amélioration de coûts. Elle contraint les organisations à mettre régulièrement à jour leur portefeuille de produits pour rester compétitives vis-à-vis de concurrents basés à l'autre bout du monde. Les marchés sont fragmentés, les cycles de vie des produits sont plus courts, voire tronqués à cause des variations de la demande, des nouvelles technologies ou des perturbations du marché.

Les signes de ce qu'on appelle "économie de projet" sont les suivants :
- Des contradictions entre la manière et l'endroit où les produits sont commercialisés et fabriqués ;
- Des chaînes logistiques qui s'étendent au-delà des frontières, des entreprises, des langues et des marchés ;
- Des cycles de vie produits raccourcis ;
- Le besoin de s'adapter rapidement aux changements dans la réglementation des gouvernements, à tous les niveaux de la fabrication d'un produit, de sa durée de vie et de sa zone de commercialisation.

Être une entreprise orientée projet, c'est aussi être capable d'exploiter une "entreprise dans l'entreprise", au sein de laquelle un projet peut être responsable de la totalité de sa chaîne de valeur, y compris les entrées et les sorties, le budget et la trésorerie. L'économie de projet est le terrain idéal d'un ERP agile.

5. Profiter plus vite des avantages apportés par les changements

Les collaborateurs, habitués à disposer de fonctionnalités puissantes sur leurs unités et applications privées, ont désormais des attentes très différentes sur la manière dont leur logiciel d'entreprise doit se comporter.

Parallèlement, certains domaines, comme la sécurité, le partage de données ou la maniabilité, ont des difficultés à suivre le rythme. Pourtant, l'entreprise doit tirer parti de ces développements et non se retrouver à la traîne à cause d'un logiciel obsolète qui ne peut pas être mis à niveau sans une refonte totale du système. Les collaborateurs, désormais mobiles et géographiquement disséminés, exigent de pouvoir accéder à leurs e-mails via leur téléphone portable.

L'extension des données d'une solution d'entreprise à des ensembles de données tierces (comme la cartographie, la géolocalisation ou des listes d'entités) est un exemple d'utilisation du cloud de manière productive et en temps réel. Les logiciels peuvent également reprendre certains repères visuels que nous avons progressivement appris à comprendre intuitivement grâce au Web et aux médias sociaux, améliorant ainsi la convivialité. L'évolution des applications d'entreprise doit aller de pair avec les changements technologiques.

Or, les solutions ERP construites à partir de multiples composants fonctionnels et connectés de manière souple sont plus à même de s'adapter à ces changements technologiques. Pour mieux appréhender les avantages d'une telle architecture, il suffit de comprendre la façon dont se comportent les fonctionnalités du Web. Lorsqu'on surfe sur Internet, le navigateur se comporte comme un consommateur de services, consommant des données provenant de pages développées par différentes personnes. Lorsqu'on passe à un autre navigateur, on peut accéder aux mêmes ressources. Le logiciel d'entreprise doit être construit de la même manière.

Les éditeurs d'ERP doivent eux-mêmes faire preuve d'agilité

Lorsqu'on cherche à améliorer l'agilité de son entreprise, il faut s'assurer de disposer de solides fondations technologiques, qui permettront de concrétiser ses ambitions plutôt que de les limiter. Choisir et mettre en œuvre des applications conçues, développées, mises à disposition et utilisées de manière agile peut être une tâche difficile, assumée conjointement par les éditeurs de logiciels, les intégrateurs de systèmes et les organisations d'utilisateurs. Et si l'une de ces trois entités impliquées dans la chaîne d'évènements n'agit pas de manière souple, l'agilité globale ainsi que la capacité de l'utilisateur à réussir en pâtiront.

Les logiciels qui sont le fruit de l'acquisition de différentes suites applicatives, ainsi que ceux bâtis comme un unique bloc monolithique de code plutôt que sur une architecture orientée services, peuvent produire des incohérences et des retards dans l'adaptation au changement. Certes, ces approches peuvent représenter des avantages dans certaines circonstances, mais elles peuvent également s'avérer trop rigides, peu commodes et peu optimisées en période de changement. L'approche "tout ou rien" du système informatique d'une entreprise peut s'avérer aussi dépassée et vaine que de conserver l'équivalent d'un an de stocks, "juste au cas où".

Benoît Herr d'après le livre blanc d'IFS "Adoptez les bons outils pour une véritable agilité d'entreprise"