Fondée en 2006, Phoenix International Services a connu une croissance très rapide, passant d'un site aux États-Unis à près de 30 sites aujourd'hui répartis dans 7 pays (États-Unis, France, Belgique, Pologne, Roumanie, Slovaquie et bientôt Brésil). Initialement équipée d'un logiciel de comptabilité Sage, la société a acquis en 2012 un groupe industriel français, alors qu'elle comptait déjà plus de dix sites aux États-Unis. Afin de répondre à ses besoins comptables et de reporting, la société a alors eu six mois pour changer son système existant et adopter une solution de gestion consolidée, avec une base de données unique.

"Ce rachat a été le principal élément déclencheur. Notre solution de comptabilité n'était pas dimensionnée pour gérer la consolidation de données issues de plusieurs entités et utiliser plusieurs outils différents devenait de plus en plus compliqué. Nous avons donc cherché une solution capable de faciliter nos reporting ainsi que nos cycles de consolidation. Elle devait également accompagner l'expansion mondiale de Phoenix International Services, en étant multi-devises, multi-pays et multi-législations", explique Bart Venesoen, international controller chez Phoenix International Services. "Nous connaissions déjà Sage. Aussi, changer pour Sage X3 a été un choix logique, d'autant plus que ses délais de déploiement sont beaucoup plus courts que pour d'autres systèmes", ajoute-t-il.

Une solution adaptée aux besoins du secteur industriel

L'activité industrielle de Phoenix International Services implique de multiples contraintes, comme la rapidité d'intégration et la maîtrise des coûts du matériel.

"Dans bon nombre de cas, lorsque qu'un nouveau contrat est remporté, nous n'avons que quelques semaines pour être opérationnels, ce qui est très court pour le service financier. Mais ce challenge est parfaitement relevé par X3, dont la mise en œuvre des fonctionnalités standards est très rapide", souligne Bart Venesoen. "Une autre caractéristique de notre activité est de posséder une vaste gamme d'équipements lourds pour lesquels nous devons pouvoir fournir le coût de chacune des pièces. C'est enfin chose possible, grâce à la base de données multidimensionnelle de X3".

Des cycles de consolidation de deux semaines au lieu de deux mois

X3 est actuellement déployée dans 6 des 7 pays où Phoenix International Services est présent, le 7^ème devrait suivre très prochainement. Cette présence mondiale nécessite une gestion de la comptabilité à différents niveaux.

"X3 nous permet de réaliser non seulement la comptabilité du groupe, mais également la comptabilité locale dans le respect de la réglementation en vigueur. Ce défi est relevé avec brio puisque notre clôture comptable et nos cycles de consolidation sont à présent réalisés en deux semaines au lieu de deux mois auparavant", se satisfait Bart Venesoen en conclusion.