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ERP et agilité du SI – première partie
 
01/04/2016 :: Le contexte économique, la concurrence, l'accélération du cycle de vie des produits et désormais la transformation numérique font que l'entreprise doit innover, réagir aux diverses attaques : cela passe immanquablement par le SI et en particulier par l'ERP et son agilité.

Ce dossier a été réalisé sur la base d'un "dossier de recherche" du CXP.

L'entreprise est confrontée à des pressions permanentes, internes ou externes, d'ordre économique, technologique, environnemental, légal, social, pressions accentuées par la mondialisation et les phénomènes "d'Uberisation" et de transformation numérique. Dans ce contexte, les dirigeants sont plus attentifs à l'efficacité du SI : le système d'information peut devenir une solution aux difficultés de l'entreprise, par l'accompagnement au changement de business model, par le support de l'innovation, par l'exploitation des nouvelles technologies ou par son agilité, utilisée pour accentuer la différenciation.

Le SI est composé d'un ou de plusieurs progiciels interconnectés, généralement orchestrés par un ERP maître dont le périmètre fonctionnel s'est étendu au fil des années. Les éditeurs y ont ajouté de nouvelles fonctions ou de nouveaux progiciels et les ont intégrés, parfois en les réécrivant, autrement dit en les interconnectant. Le système doit être fonctionnellement riche et adapté au métier de l'entreprise, techniquement rapide, sécurisé et conforme aux standards du moment.

Dans ce système d'information, l'ERP fait figure de pierre angulaire fonctionnelle en assurant à la fois la continuité de chaque processus d'un bout à l'autre de la chaine de valeur, et en interconnectant ces mêmes processus pour partager les données et impacter toutes les fonctions concernées.

L'ERP, principal progiciel du SI

L'ERP est généralement déployé le plus largement possible et utilisé par un maximum d'utilisateurs. C'est le premier outil de communication et de collaboration : il doit collecter des données, les centraliser sur une base unique, les rendre accessibles en fonction des droits de chacun et offrir des restitutions "intelligentes".

Un projet ERP est un vrai grand projet d'entreprise, avec un niveau de risque non négligeable et des engagements tant financiers qu'humains proportionnels à la taille de l'entreprise. L'implémentation d'un ERP nécessite des ressources et une forte implication : c'est peut être un des points qui le rend si spécial. Son caractère névralgique vient justement du fait qu'il affecte potentiellement tous les processus de l'entreprise. Son implémentation est donc sensible. Si les déploiements d'ERP présentent aujourd'hui moins de risques que par le passé, c'est que les éditeurs et les intégrateurs ont beaucoup progressé et que ces progiciels sont aujourd'hui matures.

Pourquoi l'ERP a besoin d'agilité

L'ERP est généralement choisi comme outil global de productivité et de performance et pour son caractère structurant, qui rassure les directions générales. Il véhicule néanmoins encore parfois l'image d'un progiciel plutôt lourd, qui rend plus difficile tout changement de l'entreprise.

Or, l'agilité est nécessaire, quelle que soit l'activité de l'entreprise. Du fait de la richesse fonctionnelle d'un ERP, il est normal que ce progiciel nécessite un certain temps pour être déployé, paramétré, testé et approprié par les utilisateurs. Un ERP mal adapté ou un intégrateur mal choisi peuvent grever les budgets et accentuer les difficultés. Puis, une fois le déploiement réussi, il faut suivre l'ERP dans son cycle de vie complet, veiller à son évolution et à son efficacité.


En fait, l'ERP a besoin d'agilité car c'est un progiciel "lourd" dans le sens où il est très largement déployé dans l'entreprise, voire dans l'entreprise étendue. Ses nombreux processus interconnectés en font un système complexe. Mais il doit se montrer suffisamment souple pour supporter les évolutions toujours plus rapides et fréquentes de l'entreprise et de son écosystème. Il doit aussi pouvoir évoluer aisément, dans des délais, pour un budget et une charge de travail acceptables. Sa capacité de rationalisation des processus doit être compatible avec les besoins d'évolution rapide et d'adaptation de l'entreprise.

Le DSI doit évaluer l'agilité
Au même titre que pour tout autre investissement, il est important de mesurer le retour sur investissement d'un ERP. Ces retours ne sont pas tous tangibles et il faut mettre des indicateurs partout où cela s'avère possible et pertinent. L'agilité se traduit par la possibilité pour les managers d'actionner des curseurs qui auront eux-mêmes un impact sur les indicateurs. Encore faut-il que les bons curseurs existent et fonctionnent.

Les enjeux de l'agilité

L'agilité d'une entreprise est d'abord organisationnelle et managériale. Les dirigeants doivent veiller à être en phase avec leurs marchés pour répondre à une demande du moment tout en préparant le futur. Pour cela, des investissements plus ou moins importants doivent être consentis. Dans cette réflexion, l'ERP fait figure à double titre de solution. D'une part, c'est un outil collaboratif partagé par un grand nombre de collaborateurs, d'autre part son implémentation conduit généralement à une remise en question des processus existants : la mise en place d'un ERP est souvent l'occasion de revoir la façon de travailler et de mettre en œuvre les bonnes pratiques.

L'entreprise agile
C'est dans cette phase de réflexion que l'agilité s'imagine, se conçoit. Elle s'anticipe et se traduit par une souplesse du système d'information, des scénarios plus ou moins complexes et conditionnés par des évènements avérés ou pressentis.

Le premier maillon de l'agilité est l'alerte au sens prédictif : l'entreprise doit mettre en place des indicateurs capables de fournir des informations visant à prévenir un risque. Le prédictif facilite l'anticipation, qui conduit à l'ajustement de la stratégie.

Une entreprise agile est une organisation qui parvient à adapter sa voilure à l'activité, c'est-à-dire employer le juste volume de ressources pour produire la quantité nécessaire et suffisante au prix le plus bas. Cette entreprise doit parvenir rapidement à moduler les indicateurs de pilotage en fonction de paramètres internes ou externes. C'est ce qui est attendu d'un ERP en termes de souplesse et de confort.

L'agilité, la technologie ou encore l'innovation ont des points communs : ce sont des sujets volontaristes insufflés par la direction, transmis auprès de tous les collaborateurs et déclinés selon le profil de ces derniers. Ils véhiculent une culture d'entreprise, un état d'esprit. L'agilité va de pair avec la remise en question de l'existant : une entreprise agile doit donc savoir changer de visage au gré d'une nouvelle stratégie ou d'une opportunité . C'est cette agilité qui est attendue pour l'ERP.

Attentes et enjeux
Le SI et l'ERP doivent faciliter le développement de l'entreprise et améliorer son agilité. Pour devenir agile, l'ERP monolithique historique doit améliorer sa capacité d'adaptation et de réactivité. L'idée est de s'appuyer sur les points forts de l'ERP, de rendre les processus plus souples, modifiables et de les faire interagir de façon contextuelle et intelligente. Les entreprises ont besoin d'un SI agile, évolutif, capable de prendre en compte les problématiques de gestion métier et de fournir des indicateurs spécifiques. Les facultés d'innovation et d'anticipation en dépendent, et, dans certains cas, leur compétitivité. Le temps et la vitesse prennent une dimension cruciale, vitale.

Les nouvelles technologies et la transformation numérique génèrent de nouveaux enjeux :

- Les collaborateurs évoluent et sont en attente d'outils comparables à ceux qu'ils utilisent dans leur vie personnelle. La frontière entre vie privée et professionnelle commence à s'estomper ;

- Les échanges entre l'entreprise et son écosystème se dématérialisent et s'orientent vers plus de services et de satisfaction des clients. L'agilité renforce la qualité des services et la satisfaction des clients ;

- L'entreprise doit traiter un nombre croissant de données de natures et de sources très variées. Sans parler dans tous les cas de Big Data, le traitement des données et leur restitution en vue d'aider à la décision des managers sont des axes majeurs d'évolution des progiciels ;

- Parmi les autres principaux axes d'évolution, on trouve l'ergonomie, la facilité d'utilisation, l'intuitivité, le "look & feel".

Pour tous ces points, l'agilité est cruciale.

Rendre son ERP plus agile

Plusieurs leviers peuvent être actionnés pour accroître l'agilité.


L'ERP, 1er outil d'aide a la décision
L'ERP n'est plus seulement un outil d'enregistrement de données ou d'exécution de transactions. Il est aujourd'hui un véritable outil d'aide à la décision pour les entreprises qui souhaitent l'utiliser ainsi. L'explosion de la quantité de données et l'émergence des objets communicants (Internet des objets) laissent entrevoir des systèmes intelligents qui devront apprendre à n'utiliser que les bonnes informations au risque d'être en "infobésité". Les éditeurs d'ERP s'intéressent au sujet notamment dans la continuité des travaux menés autour du référentiel et du MDM (Master Data Management).

La plupart des éditeurs ont investi dans le décisionnel : dès la phase d'avant-vente, les restitutions proposées aujourd'hui sont d'un excellent niveau et séduisent tant par la forme que par le fond. Au-delà des plateformes décisionnelles complètes, certains éditeurs nouent des partenariats avec des éditeurs d'outils de BI Light comme QlikView ou Tableau. En intégrant dans leur offre des fonctions décisionnelles, d'analyse et de reporting, d'aide au pilotage et à la planification, les éditeurs cherchent à positionner l'ERP comme un outil de gestion de la performance et d'aide à la décision. Ces outils graphiques sont d'ailleurs souvent plébiscités.

En plus de la restitution, la capacité à anticiper et à prévoir est un levier de performance encore trop peu exploité. Planifications, prévisions (achats et ventes) et simulations deviennent des fonctions indispensables ou pour le moins discriminantes. Les grands ERP du marché intègrent désormais des fonctions de consolidation fonctionnelle voire de CPM (Corporate Performance Management) et, pour les plus avancés, des fonctions prédictives et de simulation.

L'approche métier, la verticalisation
Au niveau fonctionnel, l'agilité au service de la performance se traduit par des fonctions directement liées aux métiers des entreprises : la gestion de la production, de sa planification, des stocks, des achats, de la trésorerie, de la distribution, de la qualité, des taux de service, des marges, de la satisfaction clients sont autant de curseurs à surveiller et à positionner en fonction de la stratégie de l'entreprise.

Les ERP sont aujourd'hui souvent proposés par les éditeurs et les intégrateurs avec une approche sectorielle qui assure une meilleure adéquation aux besoins et aux spécificités des entreprises en fournissant, en standard, les principaux processus d'un métier. Cette approche, initiée pour les entreprises du mid-market, donne naissance à un progiciel plus adapté et mis en œuvre plus rapidement.

La rédaction

Découvrez la suite de ce "dossier de recherche du CXP" et les autres leviers à actionner pour accroître l'agilité de votre ERP ainsi qu'un certain nombre de recommandations dans la deuxième partie de ce dossier, à paraître sous quinzaine.

 
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