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Menlook.com choisit la location pour financer son ERP
 
22/04/2016 :: Pour supporter les coûts de déploiement et d'évolution de son ERP, le groupe spécialisé dans la mode masculine sur Internet a choisi la location financière. Le dispositif proposé par Leasecom lui permet de préserver sa trésorerie et sa capacité d'endettement pour développer sa marque et mener à bien son développement à l'international.

Si l'achat d'un ERP reste le réflexe premier au sein des entreprises, bien d'autres modèles montent en puissance. Ainsi, lorsque le groupe Menlook.com a décidé en 2014 de s'équiper d'un progiciel de gestion intégré pour répondre à ses besoins de croissance, le choix de la location financière s'est imposé. Avec un chiffre d'affaires en forte hausse, dans un contexte d'internationalisation et de lancement d'une "marketplace" pour les marques partenaires, le spécialiste de la mode masculine sur Internet (prêt-à-porter, chaussures, accessoires, etc.) avait besoin de structurer ses processus et de fédérer toutes ses filiales autour d'un même système.


Audrey Malaizé, directeur administratif et financier du groupe Menlook.com

"Nous avions besoin d'un outil global pour nous aider à développer notre propre marque, en facilitant notamment le suivi d'activité par pays, par secteur géographique et par zone de devises", explique Audrey Malaizé, directeur administratif et financier du groupe, impliquée dans le projet aux côtés des équipes techniques et des métiers. L'ERP est apparu comme une évidence. D'autant que Menlook.com s'inscrivait déjà dans cette logique, en particulier pour la gestion commerciale et financière autour des progiciels Octave et Sage 100. "Seulement, quand la question du financement de la solution s'est posée, il n'était pas envisageable d'immobiliser les fonds propres", se souvient la responsable. "Nous souhaitions les conserver pour le développement des activités à l'international, en Europe (Allemagne, Grande-Bretagne) et en Asie".

Flexibilité et maîtrise des risques

Fin 2014, après discussion avec le Crédit Mutuel Arkéa, sa banque, il est apparu à Menlook.com que la location financière évolutive s'avérait la meilleure solution. Et que Leasecom, filiale du Crédit Mutuel Arkéa, apportait une réponse adaptée à travers son offre de financement en mode locatif de logiciels complexes. "Un ERP est une solution complexe dans le sens où sa mise en œuvre est un chantier long et coûteux, sa couverture fonctionnelle étendue a un impact important sur l'activité de l'entreprise, et les risques d'échec sont élevés", explique Franck Genty, directeur marketing de Leasecom. En cas d'achat, malgré ces difficultés et une issue incertaine, l'entreprise doit supporter d'emblée un coût très conséquent, avant même que le progiciel soit utilisé. Ce coût se décompose en quatre volets : la licence d'exploitation du progiciel, le matériel, l'intégration et la maintenance. "Cette répartition est très variable en fonction des prestataires et des progiciels sélectionnés", précise Franck Genty. De détailler : "La licence peut représenter de 15 à 50 % du total, le matériel de 10 à 20 %, l'intégration de 35 à 80 %, et la maintenance de 12 à 20 %". Avec le dispositif de financement de Leasecom, l'entreprise ne paie qu'à partir du moment où la solution est installée et fonctionne.


Franck Genty, directeur marketing de Leasecom

Sur un plan plus général, le principal avantage de la location financière réside dans le paiement d'un loyer qui permet le lissage de la trésorerie. La somme à débourser pour déployer la solution est étalée dans le temps, sans recours au crédit ni que le client ait à avancer la TVA. L'entreprise conserve donc des liquidités et préserve sa capacité d'endettement pour d'autres projets de développement. "A terme, en intégrant les frais ultérieurs d'entretien et de mises à jour, le coût total de possession peut-être réduit de près de moitié par rapport à l'achat", assure Franck Genty. La location financière constitue également un bon moyen d'intégrer des services additionnels souvent réduits au strict minimum, par soucis d'économies à court terme, dans le cas d'un achat, comme la formation, le service après-vente, etc. Enfin, l'impact sur le bilan est intéressant : les loyers apparaissent comme une charge d'exploitation et non comme un amortissement de capital investi. En plus de garantir une certaine flexibilité dans le temps (déploiement par étapes, adaptation à la consommation ou au nombre d'utilisateurs, etc.) et une maîtrise des risques, cette comptabilisation s'avère très pratique pour estimer le retour sur investissement d'un projet, en comparant les budgets de fonctionnement avant et après la mise en œuvre du progiciel.

Le choix de Sage X3 en mode hébergé

Pourquoi Menlook.com n'a-t-il pas opté pour un ERP en mode cloud, offrant lui-aussi un paiement basé sur le versement de loyers ? "Nous n'avons pas raisonné de cette manière", explique Audrey Malaizé. "Nous souhaitions avant tout trouver le meilleur outil pour couvrir notre spectre fonctionnel cible (comptabilité-finance, logistique, achats, ventes), en limitant au maximum les développements spécifiques, dans un environnement multilingue et avec une ergonomie qui faciliterait l'appropriation par les utilisateurs. Le mode de financement a été étudié en parallèle, et même en amont, avec notre partenaire financier". Après une présélection de quatre solutions, le choix s'est porté sur Sage X3, via l'intégrateur Absys Cyborg, et sur une exploitation en mode hébergé. "Nous voulions que la solution soit accessible depuis n'importe quel site et que les montées en version soit transparentes. Une installation en interne nous paraissait trop lourde et contraignante à gérer par notre équipe informatique de douze personnes, et pas assez souple", poursuit-elle. "Et ce, même en adoptant un mode hybride, pour ne garder en interne que certains modules stratégiques ou fortement adaptés aux spécificités du groupe".


Dans le schéma aujourd'hui opérationnel, Sage X3 est exploité en mode hébergé, chez Aspaway, par la quasi totalité des 120 salariés du groupe. En ce qui concerne le coût, les loyers trimestriels ont été fixés avec Leasecom dans le cadre d'un contrat de location sur quatre ans, en fonction du prix des prestations programmées sur cette période (configuration et déploiement de l'ERP, services d'accompagnement, etc.) et d'un taux de financement. "Nous avons obtenu un taux attractif, qui est plutôt bon pour le contexte et les caractéristiques de notre projet", indique en toute transparence Audrey Malaizé. Concrètement, à chaque livraison de travaux, Absys Cyborg fait parvenir sa facture à son client, qui la transfère à Leasecom pour procéder au règlement. Pour Menlook.com, qui se contente de régler ses loyers, le paiement des prestations de l'intégrateur et de l'utilisation du progiciel est totalement transparent. Ainsi, non seulement le groupe n'est pas perturbé par les coûts induits par le projet, mais ses flux de trésorerie sont en cohérence avec la montée en charge. La suite ? Menlook.com envisage tout simplement de rester dans le même schéma pour la mise à jour des modules de l'ERP ou la réalisation d'autres évolutions, comme par exemple la gestion des engagements budgétaires. À moins que la version Sage X3 dans le cloud, disponible depuis avril en France via la plate-forme AWS d'Amazon (cf. Sage X3 enfin disponible dans le cloud), offre une meilleure alternative.

Thierry Parisot

 
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