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Pourquoi implémenter un ERP dès la création d'une entreprise est indispensable
 
28/04/2016 :: Avec la généralisation des logiciels en mode SaaS, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, cherchent aujourd'hui à s'équiper de solutions ERP pour automatiser la gestion de leur activité.

Ce sont principalement les sociétés de services qui ont ouvert la marche, à l'instar d'Elabe, cabinet de conseil et d'études créé en juin 2015 par Bernard Sananes. Un baptême du feu pour l'ancien président de CSA, qui avait déjà occupé des postes à responsabilités dans de grands groupes, mais qui signe avec Elabe sa première création d'entreprise. Pour lui, l'adoption d'un logiciel ERP s'est vite imposée comme une évidence et, après quelques mois d'usage, il ne regrette pas cette décision.

Les critères de l'ERP idéal selon Elabe

Dés le départ, la volonté de Bernard Sananes était de s'éloigner des ERP classiques, jugés trop rigides. De fait, la particularité d'Elabe réside dans la pluralité de ses activités : études, sondage et conseils. Cette trinité implique des modalités de suivi de projets multiples au sein d'une même structure : "Notre business model est double, explique Bernard Sananes. Il y a d'abord une partie étude ponctuelle. L'étude est démarrée à un moment t puis et elle s'achève au moins plusieurs mois plus tard. À côté de ça, nous avons des contrats de conseil, qui sont des missions régulières sur l'année avec des règlements mensuels". L'ERP sélectionné devait donc faire preuve de souplesse et être facilement adaptable pour des processus de gestion hors normes.

Le souci du dirigeant d'Elabe était également de ne pas hériter d'un outil trop élaboré ou complexe en matière de comptabilité. En effet, le cabinet avait dores et déjà pris le parti d'externaliser la fonction comptabilité et l'ERP avait plutôt vocation à combler un besoin de visibilité sur la gestion des projets, des ressources, des commandes et de la facturation par le biais de plannings et de reporting lisibles et concis. "Nous ne sommes pas des financiers, des gestionnaires [...], nous ne voulions pas d'un logiciel qui nécessite une formation comptable. Ce que nous voulions, c'est un outil pour anticiper nos grands flux".

Enfin, une entreprise consomme beaucoup de temps et d'énergie au moment de sa création. Il était donc indispensable pour les équipes du cabinet de ne pas se disperser et d'optimiser au maximum la durée des formations sur l'outil et les délais de prise en main et d'autonomie sur celui-ci. En résumé, l'ERP idéal de Bernard Sananes devait être à la fois flexible, complet, mais simple d'accès.

Un pari gagnant

Par chance pour les sociétés de services comme Elabe, les éditeurs de logiciels vont de plus en plus vers un ciblage de leurs offres avec des segmentations métiers. Pour commencer, de nombreux ERP imaginent des environnements personnalisés avec des terminologies métiers adaptées aux sociétés clientes. Certains accentuent même cette tendance et proposent une interface personnalisée avec un logo et aux couleurs de l'entreprise. La structure des ERP tend également à s'assouplir : fonctionnalités et modules sont activables ou désactivables au choix, afin de se calquer sur les habitudes organisationnelles du client. On peut raisonnablement prédire que les ERP de demain tendent à aller vers toujours plus de simplification et de légèreté, loin de leur réputation d'usines à gaz. Théorie renforcée par l'expression de besoin de Bernard Sananes : "Nous cherchions une solution étudiée pour les besoins d'une entreprise de notre taille". En ce qui concerne la facilité d'accès, c'est le mode de distribution en SaaS qui satisfait les entreprises. Le cloud favorise ainsi une logique de location plutôt que d'acquisition et gomme toutes les contraintes d'installation que supposaient des logiciels on-premise. Les solutions en SaaS ont aussi la particularité de pouvoir être gérées à distance, si bien que les éditeurs misent de plus en plus sur la qualité de leur service, et les entreprises savent qu'elles trouveront au bout du fil l'oreille attentive de consultants disponibles, compétents et non avares de conseils.

Un point fort que tient à souligner Bernard Sananes : "Le conseil et l'accompagnement sont notre métier, c'est pourquoi nous étions très exigeants sur ce sujet. Pour nous, il importait d'avoir des équipes disponibles et surtout réactives pour répondre à nos questions à tout moment". Il précise : "Il y a des équipes de conseil qui facturent au temps passé ; nous travaillons plutôt sur des forfaits et c'est agréable de se dire qu'à aucun moment quelqu'un va nous annoncer que nous avons dépassé notre forfait d'assistance". Le boom des technologies "utilitaires" encourage d'ailleurs ces pratiques : outils de Web conférence, de bugreport avec capture d'écran, sauvegarde des données et timeline sont autant d'innovations qui permettent aux consultants d'agir efficacement dans la minute.

Bernard Sananes a trouvé son bonheur à l'issue de plusieurs tests en optant finalement pour l'ERP en SaaS Fitnet Manager. Aujourd'hui, il se félicite d'avoir investi dans un ERP : "Toutes les situations de la vie quotidienne de l'entreprise sont bien répertoriées. Il est rare qu'on ne sache pas comment gérer un sujet dans l'application. Donc elle est bien adaptée".

Le cahier des charges formulé par Bernard Sananes n'est sans doute pas un cas isolé et illustre simplement les critères exigés par un nouveau marché pour lequel les éditeurs d'ERP doivent s'efforcer d'adapter leur offre.

 
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