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L'IEOM optimise son ERP Qualiac
 
12/05/2016 :: La banque centrale des collectivités d'outre mer du Pacifique (Nouvelle Calédonie, Polynésie Française et Wallis et Futuna) déploie, à partir de l'ERP Qualiac, un applicatif permettant d'étoffer l'offre de services bancaires à son client le Trésor public.

Afin de moderniser et d'automatiser l'ensemble de ses flux, dans le respect de la réglementation bancaire en vigueur (SEPA COM Pacifique) et des spécificités de cette zone géographique (systèmes d'échanges interbancaires de Nouvelle-Calédonie et de Polynésie française), l'Institut d'Emission d'Outre Mer (IEOM), banque centrale de Nouvelle-Calédonie, Polynésie française et Territoire des îles Wallis-et-Futuna, a adopté l'approche du prestataire de services BPAP (Business Process As Practice), filiale d'Imagna.

BPAP propose un outil référentiel appelé MyBPAP et une méthodologie pour standardiser les process métier tout en tirant profit des pratiques propres de l'établissement public. Cette démarche intitulée "Business Process As Practice", garantit à IEOM, à partir de l'ERP Qualiac, de bénéficier d'un référentiel de pratiques de gestion élaboré selon la réalité et les besoins terrain et de l'ancrer dans le quotidien de l'ensemble des acteurs concernés.

Franck Bounik, responsable de la division des services financiers de l'IEOM commente : "L'ERP doit être le miroir de nos missions d'établissement public. Il doit donc s'adapter à la diversité de nos activités de banque centrale, de service public et d'intérêt général et à nos spécificités métiers. Fort de notre collaboration de plus d'une décennie, BPAP et IEOM, en pleine mutation, nous nous sommes attelés ensemble à dupliquer l'expérience réussie dans nos départements d'Outre-Mer d'un ERP 'sur mesure', résolument fonctionnel et métier, pour moderniser le système bancaire de la zone française pacifique".

Les besoins

L'IEOM exerce le privilège de l'émission monétaire, via ses services centraux situés à Paris et ses trois agences implantées à Nouméa, Papeete et Mata Utu. Elle a pour mission la mise en circulation des billets et pièces en francs Pacifique dans sa zone d'intervention, contrôle leur authenticité et leur qualité, assure la surveillance des systèmes et moyens de paiement locaux, la tenue des comptes des établissements de crédit ouverts dans ses livres, le relais des autorités nationales, la gestion des comptes du Trésor public et de ses accrédités, l'observation économique et financière des économies ultramarines.

En 2014, l'IEOM a souhaité donner une nouvelle impulsion à son système d'information afin d'étoffer l'offre de moyens de paiement proposés et répondre aux nouveaux besoins et à la volumétrie croissante des opérations gérées pour le compte du Trésor public. Le projet visait également à accroître la robustesse des pistes d'audit, à instaurer un plan de continuité d'activité et à anticiper les évolutions futures tout en tenant compte des fortes contraintes budgétaires existantes.

L'établissement public a fait le choix de capitaliser sur la qualité et la fiabilité de l'ERP Qualiac et de renouveler sa confiance en BPAP, partenaire certifié de l'éditeur et spécialiste du monde bancaire. Le déploiement du traitement des valeurs avec Qualiac débute en mai 2014 en Polynésie et en Nouvelle Calédonie. En mai et juin 2016, l'IEOM optimisera la gestion des services offerts au Trésor public en permettant à chaque comptable public d'effectuer directement sur son compte l'ensemble des opérations relevant de son périmètre comptable. Cette évolution importante pour le Trésor public a pour objectif de simplifier l'organisation et les responsabilités existantes, d'améliorer la productivité et réaliser des économies en moyens informatiques et délais de traitement. À terme, elle permettra également d'offrir à la clientèle du Trésor public un panel d'opérations de moyens de paiement plus étoffé et la capacité d'évoluer vers les nouveaux formats internationaux (norme ISO 20022 – SEPA).

La réponse

BPAP, au travers de son outil MyBAP, centralise, selon l'organisation mise en place (utilisateurs, profils, niveaux d'intervention), l'ensemble des processus pour exercer le métier concerné. Avec cette approche métier, les 120 collaborateurs des Instituts connectés à Qualiac appréhendent les nouveaux besoins et y adhérent plus aisément. En parallèle, l'outil assure une gestion automatique des habilitations et sécurise le déroulement des tâches de chacun. Véritable outil de production documentaire et d'administration métier, il comprend plus de 1 500 pages qui évoluent et sont auditées en permanence. Toutes les nuits, les données comptables et les données d'opérations de moyens de paiement des trois agences sont déversées automatiquement sur les serveurs Qualiac du siège central parisien de l'IEOM à des fins d'agrégats comptables et de continuité des activités en cas de déclenchement de scénario de crise. Toutes les nuits également, MyBPAP met à jour les droits d'accès aux écrans de l'ERP dans les différentes bases de données des agences et du siège, selon l'organisation validée par le métier.

Ainsi, MyBPAP se révèle un véritable outil "sur mesure" de contrôle interne, des directeurs aux auditeurs. Mais le rôle de BPAP ne s'arrête pas là : le prestataire a conçu, toujours à partir de l'ERP, des tableaux de bord financiers des agences. Ils répondent aux attentes de l'IEOM d'avoir une traçabilité "sans faille" pour l'audit interne et externe des pistes comptables, monde bancaire oblige.

Franck Bounik conclut : "Avec BPAP, nous avions déjà mené pour l'IEDOM, en plus de 10 ans, de multiples chantiers stratégiques, de l'élaboration du corpus documentaire à l'automatisation des flux monétaires du Trésor public en passant par le passage aux normes IFRS et au SEPA. Au sein de l'IEOM, l'approche métier et fonctionnelle de BPAP a fait une nouvelle fois la différence pour construire un système d'information performant, adapté à nos contraintes règlementaires et leurs complexités tout en automatisant et simplifiant l'exploitation quotidienne de nos utilisateurs et cela au bénéfice du système bancaire de la zone et donc de tous".

 
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