Supershuttle est aujourd'hui et depuis 2007 une filiale de Transdev. Créé il y a 30 ans en Californie, cette entreprises est pionnière dans le domaine des transferts partagés vers les aéroports. C'est l'une des marques de navettes aéroport les plus connues dans le monde, avec plus de 8 millions de passagers transportés par an ; l'offre de l'entreprise s'étend aussi aux services de voitures privées, de taxis et de bus. C'est en septembre 2009 qu'a été inauguré Supershuttle Paris, qui offre des services partagés et privés entre Paris et ses trois aéroports (Charles-de-Gaulle, Orly et Beauvais) ou encore Disneyland Paris et transporte 300 000 personnes annuellement. L'entité française n'utilise pas encore la solution décrite ci-dessous, mise en œuvre uniquement aux États-Unis pour l'instant, mais il est prévu de l'en équiper, comme d'autres entités européennes.
Challenge
Aux États-Unis, Supershuttle opère dans 35 sites différents. Chacune des entités gère sa comptabilité localement. Wade Pennington est le group corporate controller de Supershuttle. Il explique que "étant donnée la diversité de nos opérations, notre plan de comptes est conséquent. Nous justifions environ 3 000 comptes de bilans répartis sur nos 40 entités. Auparavant, nous traitions les réconciliations avec Excel et par e-mail, ce qui était un processus long et inefficace pour gérer toutes ces opérations". En effet, à chaque clôture mensuelle il était nécessaire de justifier les écarts entre la balance générale et la balance des différentes filiales (intercos). Il est pourtant impératif de réconcilier ces comptes, sous peine pour les auditeurs de demander des comptes.
Dans les entreprises, à l'instar de Supershuttle, ces justifications se font bien souvent avec un outil rudimentaire, y compris dans les entreprises du CAC40, le plus souvent un tableur Excel. En outre, ces processus sont souvent très délocalisés dans les filiales. Or, pour une équipe centrale, il est très important d'avoir une visibilité globale, ce que ne fournit pas une telle organisation. Pour toutes ces raisons, de nombreuses entreprises cherhent à automatiser le processus.
Industrialisation
Le manque d'efficience n'était pas le seul élément déclencheur pour Supershuttle : l'environnement de travail du département comptable devait aussi être amélioré. "Une grande partie du temps des comptables était passé à travailler sur des fichiers Excel, à imprimer des pièces justificatives, les regrouper et les scanner avant de les archiver dans un dossier partagé", poursuit Wade Pennington. "En termes de bénéfices recherchés, notre objectif premier n'était pas tant de réduire nos coûts que d'améliorer la qualité du travail de nos équipes : nous voulions que le département financier et comptable se focalise plus sur l'analyse et sur des activités à valeur ajoutée".
Wade Pennington et son équipe avaient besoin d'une plateforme qui non seulement automatise le processus de clôture, mais qui apporte une visibilité totale sur ce processus. "Nous avions besoin d'une solution indiquant clairement le statut de nos justifications à tout moment afin de nous assurer que notre processus de réconciliation était bel et bien géré par nos équipes", ajoute-t-il. L'équipe a alors étudié les solutions proposées par différents éditeurs et a finalement sélectionné Account Reconciliations et Task Management de Blackline, un éditeur basé à Los Angeles. "Blackline est la solution la plus utilisée sur le marché, avec de nombreux retours d'expérience de clients satisfaits. Nous avons constaté que de grandes entreprises utilisaient Blackline avec succès", se souvient Wade Pennington.
L'entreprise s'est alors appuyée sur l'équipe service de Blackline pour déployer la solution. Pour encourager les utilisateurs à se familiariser avec la plateforme, l'équipe a proposé des cours en ligne sur Blackline U (vidéos on-line), bien avant le déploiement de la solution. Wade Pennington ajoute : "le produit en lui-même est très intuitif et Blackline assure l'adoption par les utilisateurs grâce à des modèles standard disponibles, des exercices ainsi que des cours explicatifs de la plateforme en ligne sur Blackline U. Il n'a pas pas été difficile de convaincre nos équipes : une fois que nous leur avons montré le produit et son fonctionnement, ils ont tout de suite constaté sa valeur ajouté et le gain de temps qu'ils allaient réaliser chaque fin de mois".
Bénéfices
L'outil a permis de supprimer de nombreuses tâches manuelles pour permettre à l'équipe comptable de se concentrer sur l'analyse des comptes et notamment sur les comptes à risque. Pour Wade Pennington, l'objectif d'amélioration de l'environnement de travail des équipes comptables a aussi été atteint.
La réconciliation automatisée des transactions par carte de crédit donne aussi une meilleure visibilité sur le processus de clôture et optimise le temps consacré à ces tâches. Supershuttle centralise désormais son processus de clôture : "disposer d'une visibilité en temps et en heure sur l'état d'avancement des justifications est un avantage important", se satisfait Wade Pennington.
La visibilité est également clé pour l'audit de fin d'année : "nous allons gagner un temps considérable pour mettre à disposition des justifications de comptes puisque toute l'information dont nous avons besoin est directement accessible sur la plateforme", précise Christy Weems, accounting manager chez SuperShuttle.
Enfin, Wade Pennington et son équipe peuvent désormais piloter les justifications de comptes à haut risque plus efficacement : "nous pouvons créer des tableaux de bords illustrant le statut des réconciliations de comptes clés. Notre processus de clôture dure trois jours, ce qui est un délai très court pour approfondir certains comptes. Avec Blackline, nous pouvons voir rapidement si nos bilans financiers sont corrects, ce qui nous aide beaucoup dans le processus de clôture en fin de mois".
Techniquement
Blackline automatise le processus de réconciliation, c'est-à-dire qu'il extraie les données de l'ERP et s'adosse à des modèles de comptes pour automatiser le processus. "En général, nous automatisons au moins 70 % des données", précise Frédéric Huby, VP regional manager de Blackline France. Puis les données sont réinjectées dans l'ERP via des Web Services. Comme cette tâche n'est pas prise en charge par la plupart des ERP, alors même qu'elle est incontournable, Blackline a conclu des accords de partenariat avec les éditeurs, notamment avec SAP, qui recommande d'ailleurs cette solution. Mais il existe de nombreux connecteurs, pour de nombreux systèmes. "Notre outil ne se substitue pas au logiciel de comptabilité mais le complète pour supprimer les tâches répétitives et peu valorisantes", assure Frédéric Huby.
Frédéric Huby - VP regional manager - Blackline France
L'utilisateur se connecte à la plate-forme et commence par extraire les données de l'ERP. Celles-ci sont alors placées sur un serveur sécurisé, hébergé à Amsterdam en ce qui concerne l'Europe, qui applique des règles du jeu. L'applicatif est mutualisé (multi-tenant), mais les instances de données des clients sont toutes hébergées séparément Puis, un workflow d'approbation des comptes est activé. Les données ne pouvant pas être traitées automatiquement (de l'ordre de 30 % au maximum), sont alors revues manuellement, mais toujours dans l'outil on-line de Blackline. Les écarts sont justifiés via des pièces attachées (factures etc.).
La filiale française de Blackline a vu le jour il y a un an, alors que la tête de pont britannique n'a été fondée qu'il y a trois ans. Elle est placée sous la houlette de Frédéric Huby, qui considère que "ses principaux concurrents sont avant tout l'inaction et Excel". D'autres éditeurs, comme Hyperion, proposent des solutions similaires.
Parmi les clients de Blackline, on compte d'ores et déjà Saint-Gobain, Zurich assurances, le Bureau Veritas ou encore Lafarge. Ce marché est émergent et de niche, ce qui n'empêche pas Blackline de compter déjà 1 500 clients aujourd'hui. Et ce qui compte sur ce marché basé sur des abonnement cloud, c'est le taux de réabonnement des clients : "Sur les quatre dernières années, notre taux de réabonnement a été de 98 %", s'enorgueillit Frédéric Huby.
Benoît Herr